כמו בתחומים רבים אחרים של תפעול העסק וניהולו, גם עולם משאבי האנוש משתנה באופן מהיר עם הטכנולוגיות שנכנסות לשוק. מערכות ניהול משאבי אנוש כבר מלוות עסקים מזה שנים, ובכל עת הן ממשיכות להתפתח ולהשתדרג. כיום, עם מערכות כמו איזידוק, ניתן לבצע למעשה דיגיטציה מלאה לניהול תיקי העובדים כבר משלב הקליטה, ובכך ליהנות מיתרונות משמעותיים.
כמה מילים על ניהול עובדים ופעילות המערכת
על קצה המזלג, מערכת ניהול משאבי אנוש מבית איזידוק מאפשרת לבצע את כל תהליכי הקליטה וניהול העובדים אונליין. בתור התחלה, עם המערכת ניתן להמיר בשניות ספורות כל מסמך שקיים על מחשב לכדי טופס דיגיטלי, ולשלוח אותו לעובד למילוי וחתימה דרך מחשב או הסמארטפון. כמו כן, המערכת מאפשרת להגדיר תהליכי קליטה אוטומטיים, לשלוח אוטומטית מסמכים במועדים מוגדרים, לקבל התראות, לנהל סבבי חתימות על מסמכים הנדרשים באישור של מספר גורמים, ועוד.
כל מהמסכים, הטפסים והתזכורות מתויקים אוטומטית בתיקי העובדים וניתן לנהל אותם מתוך המערכת, כאשר העובד יכול בכל עת להיכנס לאזור האישי שלו כדי לראות מידע, להשלים מסמכים ולפנות לקבל שירות, לבקש חופשה, החזר שכר וכדומה. יש עוד פעולות רבות שניתן לבצע עם המערכת בהתאמה אישית לצרכי הארגון, אך בשורה התחתונה – מדובר במערכת המנהלת תחת קורת גג אחת את פעילות משאבי האנוש, ועושה זאת ברמת אבטחה גבוהה ביותר.
מה נותנת מערכת ניהול משאבי אנוש לארגון?
מערכת ניהול משאבי אנוש מבית איזידוק עם חתימות דיגיטליות על מסמכים, מקנה לארגון שורה ארוכה של יתרונות מהותיים:
- המעבר לדיגיטציה של תהליכי קליטה וניהול עובדים מוביל לחיסכון ישיר ומשמעותי בשעות עבודה של מחלקת משאבי האנוש. במקום העבודה המתישה והמשעממת של ריצה אחרי עובדים למילוי טפסים וחתימות, הסריקות וההדפסות, התיוקים הידניים וכן הלאה – הכל קורה בקליק אחד. יתר על כן, יש פעולות רבות שהעובד יכול לבצע עצמאית מבלי להידרש לסיוע של אנשי המחלקה.
- ארגונים הנעזרים במערכת איזידוק מדווחים על שביעות רצון הרבה יותר גבוהה, הן מצד העובדים והן מצד אנשי משאבי האנוש, בזכות הגברת הגמישות והפניות, הקטנת העיסוקים הסיזיפיים, המעטת החיכוכים ואי ההבנות וכן הלאה. למעשה, המערכת מובילה להגברת הפריון בשעות העבודה.
- לצד ניצול מיטבי של השעות, המערכת גם חוסכת אלפי שקלים בהוצאות משרדיות על ניירת וציוד משרדי.
- הסנכרון מול מערכות השכר המובילות בשוק מקטין משמעותית את הצורך להקליד נתונים, ותורם לסנכרון בין כל המחלקות ואנשי המקצוע הרלוונטיים – ממנהל החשבונות ועד לחשב השכר.
- הקטנת התלות בניירת פיזית מגבירה מאוד את הסדר והארגון בניהול עובדים, מפני שמסמכים דיגיטליים אינם נרטבים או מתקמטים, ומתויקים באופן מדויק ישירות לתיק העובד. הדבר חוסך חיכוכים מיותרים בין אנשי מש"א והעובדים, ותורם לאבטחה גבוהה יותר עם הרשאות ספציפיות לגורמים שמותר להם לעיין במסמכים או לבצע בהם שינויים.
מי יכול להיעזר במערכת ניהול משאבי אנוש?
למעשה, השימוש במערכת ניהול עובדים מבית איזידוק מומלץ לכל מקום המעסיק עובדים, החל ברמה של כמה עובדים בודדים ועד לחברות גדולות. כמובן, ככל שכמות העובדים גדולה יותר כך היתרונות הופכים למשמעותיים יותר. המערכת מתאימה לכל חברה המבינה את היתרונות הגלומים בהתקדמות הטכנולוגית מבחינת יעילות, שביעות רצון העובדים, החיסכון והתפוקה. בנוסף, היא מתאימה לחברות המעוניינות "על הדרך" להעלות את תרומתן לאיכות הסביבה בזכות החיסכון בניירת, ולדעת שמאחורי התדמית "הירוקה" יש מעשים בפועל.
