יתרונותיה של מערכת ניהול עובדים
בשנים האחרונות מצטרפים ארגונים ועסקים רבים אל המגמה של "אפס ניירת", לא רק בשל התרומה לאיכות הסביבה ובזכות תדמית טכנולוגית מתקדמת, אלא בזכות היתרונות הרבים של מעבר זה החוסכים זמן עבודה יקר ערך ולא מעט הוצאות. בשורות הבאות נבחן כמה יתרונות חשובים של מערכת ניהול עובדים, ובפרט את קליטת העובדים הדיגיטלית באמצעות EasyDoc.
דוגמא לתרומת המערכת – קליטת עובד
על מנת לסבר את האוזן לגבי יתרונות מערכת ניהול עובדים, וקליטת עובדים בפרט, נביא דוגמא להמחשה. דמיינו לעצמכם את תהליך הקליטה המוכר והמקובל עד כה, כאשר עובדים חדשים הנקלטים בארגונים, החל בעובד בודד ועד לסבב גיוס של נקלטים רבים חדשים, נדרשים למלא את הטפסים הרלוונטיים כגון החתמה על ציוד, שיוך לקופות גמל, חוזה עבודה, טופס 101 וכדומה. עד כה, התהליך כלל שליחה של הטפסים אחד אחרי השני או יחדיו אל העובד במחשב או בפקס. כעת היה עליו למלא אותם על המחשב או למלאם באופן ידני, להדפיס את הטפסים כדי לחתום עליהם, ואחרי החתימה להיעזר שוב בסורק או בפקס על מנת להחזירם למחלקת משאבי האנוש, בצירוף צילומים של מסמכים רלוונטיים לכל טופס.
אין ספק שמדובר בתהליך מסורבל עבור שני הצדדים, עם פתח לא קטן לטעויות במשלוח עצמו, טעויות הקלדה, השארת שדות ריקים, וכן הלאה. לעומת זאת, עם מערכת ניהול עובדים דיגיטלית התהליך מתקצר, מתייעל ונעשה באופן מקוון – כולל החתימה עצמה. כל שצריך לעשות הוא לשלוח את הטופס לעובד באמצעות דוא"ל או ב- SMS (במידה ומדובר בטופס חדש, המערכת ממירה אותו מ- PDF או וורד בתוך שניות ספורות לכדי טופס דיגיטלי). כעת העובד ממלא את השדות כאשר המערכת "דואגת" למעבר אל השדות הרלוונטיים ללא טעויות, והוא חותם על הטופס בסלולרי או במחשב בלי הדפסה, ניירת או עט. עם סיום, הטופס מועבר אוטומטית אל תיק העובד שכבר נמצא בארכיון.
כעת, הכפילו את התהליך הזה בעשרות עובדים מדי שנה, ותבינו מדוע מדובר בחיסכון עצום בניירת, בזמן עבודה של אנשי מחלקת משאבי אנוש, בשטח אפסון של התיקיות, בטעויות נגררות, וכדומה.
דוגמא לתרומת המערכת – ניהול עובדים
למעשה, המערכת מאפשר לקלוט אפילו עשרות עובדים בקליטת כפתור באופן אוטומטי לחלוטין, ועם חיבור מובנה לתוכנות השכר. אך מעבר לתהליך הקליטה, מערכת ניהול עובדים תורמת רבות להתנהלות השוטפת במחלקת משאבי האנוש ובמחלקות נוספות. תארו לעצמכם למשל את הניהול השוטף של תיקי העובדים, המצריך למשל שליחת טפסי 101 מדי שנה או בעת עדכון פרטים, וכן טפסים נוספים. בדרך המיושנת יש צורך לשלוף פיזית את התיק ולעיין בטפסיו, לשלוח את הטפסים הנדרשים לחתימה עם כל התהליך שתואר לעיל, לתייק את הכל בחזרה בתיק הרלוונטי, וכן הלאה.
לעומת זאת, עם מערכת כמו EasyDoc כל תיקי העובדים מנוהלים בענן. כך ניתן למשל להגדיר למערכת שליחה אוטומטית של טפסים לכל עובד בהתאם למועד הנכון, התיאום מול גורמים האחראיים על רווחה ושכר נעשה בזמן אמת ובאופן אוטומטי, המסמכים נשמרים על שרתים ברמת האבטחה הגבוהה ביותר, ורק גורמים בעלי הרשאה יכולים לעיין בהם או לבצע שינויים נדרשים. אין ספק כי דרך עבודה זו מייעלת מאוד את ניהול התיקים, מפחיתה טרחה והתעסקות מצד העובדים ואנשי משאבי האנוש, חוסכת בזמן עבודה, מקטינה טעויות שעולות כסף לארגון, מפחיתה אי הבנות וחיכוכים ומגבירה את שביעות הרצון. ולבסוף, אם הדבר חשוב לכם (לנו מאוד!) – המערכת גם תורמת לשמירה על איכות הסביבה בזכות החיסכון בניירת.
