באיזידוק, טופס 101 נמצא באופן מובנה, בילט-אין בתוך המערכת. החלטנו להכניס אותו למענכם מפני שמדובר בטופס כה שכיח ונפוץ, ומפני שהוא למעשה זהה בכל העסקים והארגונים. בדרך הזו, חסכנו לכם את "ההתעסקות" של כמה שניות, הכרוכה בהמרת הטופס הרגיל לכדי טופס דיגיטלי, כפי שצריך לעשות עם טפסים ומסמכים אחרים במערכת. בשורות הבאות נביא קצת פרטים ומידע על טופס 101, בדגש כמובן על הטופס המקוון שנמצא כבר בתוך המערכת.
מה צריך לדעת על טופס 101 דיגיטלי
קודם כל, אם אתם קצת טכנופובים (חוששים מטכנולוגיה) חשוב שתדעו שהטופס הדיגיטלי הוא בדיוק כמו הטופס הרגיל. כמו שהטפסים כיום יושבים לכם על המחשב בצורה של קובץ, כך גם הוא יושב על המחשב – רק בענן, כך שלא צריך לשמור אותו. הוא נגיש מכל מקום ובכל זמן שיש לכם חיבור לרשת. יש בו בדיוק את אותם השדות של הפרטים האישיים של העובד, של הנושאים הקשורים לתיאום מס ולנקודות הזיכוי שלו. בגלל זה רשות המיסים מקבלת כל טופס כזה, כל עוד המערכת מאושרת על ידי הרשות – כמו איזידוק.
באותו האופן, כל ההתנהלות החוקית עם טופס 101 נשארת עם אותם הנהלים. מבחינת הרשות, אין זה משנה אם הוא רגיל או דיגיטלי, ויש להמשיך עם מילוי שלו בעת שמצטרף עובד חדש, בכל תחילת שנת מס החדשה, וכשקורים שינויים בחיי העובד המשפיעים על חבות המס שלו, כמו לידת ילד או שינוי מקום מגורים לאזור המקבל הנחה במס.
אז על מה כל המהומה?
מבחינה אחת, אין שום מהומה. הכל נשאר אותו דבר. מבחינה אחרת, השינוי הוא גדול מאוד. זאת מכיוון שטופס 101 מקוון לא מצריך בכלל נייר. אין שום צורך להדפיס או לסרוק או למלא אותו ידנית או לתייק אותו ידנית וכן הלאה. פשוט, שולחים אותו בקליק אחד לעובד אחד או למאה עובדים, והוא מגיע אל הנייד או אל המחשב באמצעות קישור במסרון או במייל. העובד לא צריך להגיע אל מחלקת משאבי האנוש, אלא ממלא את הטופס בזמנו החופשי בלי נייר, וחותם בסוף עם האצבע על מסך המגע או עם העכבר במחשב.
בתוך כך, המערכת דואגת שהעובד ימלא את הטופס באופן מושלם. למשל, בהתאם לתשובות שלו היא פותחת וסוגרת שדות רלוונטיים, וגם כופה עליו למלא שדות חובה. אם לא מילא היטב ונכון, הוא לא יוכל להתקדם הלאה. כמו כן, המערכת כופה הכנסה של אישורים ומסמכים רלוונטיים, אותם ניתן לצרף בקלות אל הטופס ואפילו בצילום מהטלפון הנייד. המשמעות מבחינתכם, הוא מינימום התעסקות עם שגיאות במילוי הטפסים או עם פרטים ואישורים חסרים, שבגללם צריך לרדוף אחרי עובדים עם כל בזבוז הזמן ואי הנעימות הכרוכים בעניין.
למי כל זה עוזר?
אין פלא שבמחלקות משאבי אנוש אוהבים מאוד טפסים מקוונים, עקב החיסכון בזמן והתעסקות. בנוסף, זה גם הרבה יותר נוח עבור העובד שיכול למלא את הטופס בכל זמן ומכל מקום. גם העסק מרוויח מהעניין עקב חיסכון בעלויות משרדיות על ניירות, דיו, טונרים אחזקת מדפסות וכדומה, ואילו אנשי הנהלת החשבונות חוסכים לעצמם הרבה זמן של הקלדת נתונים אל תוך מערכות ממוחשבות. גם הסנכרון בין בעלי התפקידים הרלוונטיים משתפר, נחסכים תיוקים שגויים של מסמכים לתיקיות ידניות, השליפה מהירה יותר, ויש יתרונות נוספים כמו התרומה לאיכות הסביבה בזכות החיסכון בנייר, והתדמית שניתן להציג לעובדים של עסק המאמץ את הטכנולוגיה ומתקדם עם הזמן.
