בזמן שכולנו מלאי דאגה וצער וערוצי החדשות הפכו לפס הקול של חיינו, לנו בעורף עומדת המשימה חשובה של המשך קיום המשק. בנוסף לכל הדאגות האישיות, לבעלי עסקים ומנהלי ארגונים התווסף גם החשש מעתיד העסק, תנאי אי הודאות, המחויבות שלנו לעובדים וקהל הלקוחות וההתחייבויות לספקים.
אנחנו אוהבים את העובדים שלנו שבחזית וחרדים בכל רגע לגורלם, ועלינו לעשות את כל המאמצים שכשישובו, יהיה להם בית חם לחזור אליו במקום העבודה.
עובד מגוייס משאיר אחריו במקום העבודה מגוון של משימות ופעולות יום יומיות שעשה במומחיות שגם חלוקה זריזה בין חברי הצוות הנותרים לא מצליחה לענות על הפער.
הרכבנו לכם מדריך קצר שיעזור לכם במעט לצלוח את התקופה:
שלב ראשון: מיפוי
קחו דף ועט, פתחו רשימת אקסל, איספו לפגישה קצרה את כל מי שעובד עם העובד המגוייס שלכם והתחילו לכתוב לפרטים את כל המיקרו-פעולות שתחת תחום אחריותו. היו מפורטים עד רמת המייל, ההרשאה, הפעולה הבודדת. תופתעו לגלות כמה דברים שונים, בכמה תהליכים הם מעורבים, וכמה יוזמות העובדים שלכם נוהגים לקחת על עצמם.
הכנו עבורכם דוגמה בגליון הבא, אתם מוזמנים להשתמש בה
שלב שני: אוטומציה
- מיילים החוזרים על עצמם – ניתן להכין תבניות שמורות.
- איסוף והקלדה של מידע – בניה מהירה של טפסים מוכנים מראש. דברו איתנו, נוכל לעזור לכם
- העברת מידע וביצוע פעולות במערכות שונות – בחינה של כלים כדוגמת Zapier או Make.
- תהליכי החתמה וסבבי אישורים
קחו את רשימת הפעולות ועיברו אחת-אחת, חפשו פעולות שניתן בעת הזו לייעל בעזרת כלים פשוטים:
שלב שלישי: חלוקת תחומי אחריות
ערכו ישיבת צוות, הציגו את הפעולות השונות ואת האחראי הזמני החדש, חשוב שכל חברי הצוות יכירו את ה-flow החדש. לכל משימה הגדירו:
- בעלים
- אופן ביצוע
- צורת תקשורת
- הישג נדרש
- אופן מעקב
שלב רביעי: מעקב
השתמשו בכלי לניהול משימות משותפות (Trello, Monday, Google Sheets), פירטו את המשימות, צרו סטטוסים רלוונטיים (חדש, התחיל, בתהליך, תקוע, הסתיים), דרשו מהצוות לעדכן בתוך הכלי על כל אירוע. ערכו ישיבות יומיות למעבר על נושאים תקועים ולסנכרון על הדברים אותם יש לקדם.
בשגרה כמו בחירום, EasyDoc עוזרת לאלפי עסקים לנהל תהליכים פנים וחוץ ארגוניים, אם תרצו את עזרתנו בתכנון או ההוצאה לפועל, אנחנו פה לשירותכם.
