חתימה דיגיטלית כבר משמשת כיום בעסקים, חברות וארגונים מכל מגזרי המשק. יחד עם זאת, כמו כל פיתוח טכנולוגי יש כאלו הנוטים לאמץ את החתימה הדיגיטלית לאט יותר מאחרים. אז למי שעדיין לא עבר אליה ורוצה להבין במה מדובר ומהם היתרונות, הנה מאמר מתומצת בנושא.
חתימה דיגיטלית – נעים להכיר!
חתימה דיגיטלית היא למעשה דבר פשוט מאוד, וזה מתבקש, כי כל העניין הוא בעצם להחליף את ההתעסקות עם ניירת פיזית. המשמעות עבורכם כבעלי עסקים היא שכל מסמך שנמצא על המחשבים בוורד או בפי.די.אפ יכול להפוך לטופס דיגיטלי תוך כמה שניות. רק מעלים את הטופס מהמחשב אל המערכת (שיושבת בענן ובלי צורך בהתקנות), ותוך פחות מעשר שניות כבר יש לכם טופס דיגיטלי מושלם. הוא זהה לחלוטין לטופס המקורי מבחינת השדות, אזור החתימה וכל ההיבטים הנוספים. ההבדל טמון בהיותו דיגיטלי.
ומה זה אומר טופס דיגיטלי? זה אומר שתוכלו לשלוח אותו בקליק לכל כמות של נמענים, בין אם מדובר בלקוח אחד, בשלושה ספקים או במאה עובדים. את הטופס מקבלים בקישור שנמצא במייל או במסרון לנייד, ורק צריך להקליק עליו בשביל לפתוח. עכשיו ממלאים את הטופס דרך השדות, חותמים עם האצבע על מסך המגע או עם העכבר על הנייד, וזהו. הטופס שלם ונשלח בחזרה אליכם, ונכנס ישר אל תוך התיקייה שהכנתם מראש.
למה שווה לכם לעבור לחתימה דיגיטלית?
קודם כל, כי אין יותר נייר. טופס דיגיטלי הוא כזה שלא צריך להדפיס אותו, אלא אם תרצו כמובן. בנוסף, את המסמך אפשר לשלוח מכל זמן ומכל מקום, בין אם אתם במשרד או בבית, וגם מי שמקבל אותו לא תלוי בהימצאות ציוד משרדי. הוא לא צריך להדפיס את הטופס, למלא ידנית, לסרוק, לשלוח שוב וכדומה, וגם אתם לא צריכים לאחר מכן להדפיס ולתייק אותו באיזו תיקייה פיזית.
ההתנהלות הזאת הרבה יותר מהירה וקלה, מייעלת את התהליכים העסקיים והופכת אתכם לזמינים בכל עת. יתר על כן, עסקים שמשתמשים בחתימה דיגיטלית מדווחים על שביעות רצון גבוהה מאוד של כל המעורבים: אנשי מחלקת משאבי אנוש, עובדים, לקוחות, בעלי תפקידים וכדומה. זאת, מעצם העובדה שהיא חוסכת המון התעסקות בפרוצדורות מטריחות, ובתוך כך חוסכת הרבה מאוד זמן עבודה על כל המשתמע מכך.
מבחינת החיסכון הכספי, חתימה דיגיטלית גם חוסכת לא מעט בהוצאות על ציוד משרדי, בין אם מדובר בדיו, טונרים, מדפסות, תחזוקה וכן הלאה. היא גם חוסכת באופן משמעותי בטעויות אנוש, מכיוון שהמערכת מנחה את ממלאי הטפסים צעד אחר צעד לעבר מילוי מלא ושלם. למשל, היא כופה מילוי של שדות חובה, פותחת וסוגרת שדות לפי הפרטים שמולאו, מאפשרת לצרף אישורים רלוונטיים כולל בצילום מהנייד, וכן הלאה.
אם לא די בכך, למערכת חתימה דיגיטלית יש כל מיני פונקציות יעילות. למשל, אפשר להגדיר בה משלוח אוטומטי של טפסים לאנשים מוגדרים בתאריכים מוגדרים, או לקבל התראה למועד שליחת טופס. היא גם מאפשרת לבצע סבבי חתימות מנוהלים, כגון סבב חתימות מקביל וסבב טורי שבו המסמך עובר אל גורם ב' רק לאחר שגורם א' חתם, וכן הלאה.
לא מספיק לכם? ובכן, חתימה דיגיטלית גם תורמת לאיכות הסביבה עקב החיסכון בנייר. מבחינתכם, זה אומר שהעליתם את תרומתכם ואילו העובדים והלקוחות שלכם יודעים שמאחורי התדמית המתקדמת והירוקה שלכם יש קבלות.
