המעבר לעבודה עם מערכת טפסים מקוונים צופן בחובו יתרונות מרובים, כפי שיודעים היטב בארגונים ועסקים שכבר עשו אותו. מערכות כמו איזידוק מאפשרות להעביר כל סוג של מסמך לכדי טופס מקוון בעל שדות ניתנים למילוי ושניתן לחתום עליו באופן דיגיטלי, וזאת בתוך שניות ספורות. אחת האפשרויות שהמערכת מספקת היא ניהול סבב חתימות אונליין, פעולה שגרתית ונפוצה בארגונים רבים.
איך עובד סבב חתימות אונליין?
ניהול סבב חתימות אונליין הוא פשוט ואינטואיטיבי מאוד. במידה ומדובר במסמך שטרם הועבר לטופס מקוון הרי שיש לעשות זאת על ידי העלאתו למערכת והמרתו, כאמור בתוך כמה שניות. במידה ומדובר במסמך שכבר נמצא בארכיון, יש לבחור בהעברתו לסבב חתימות. ניתן למעשה ליצור כל גודל של קקבוצה לצורך סבב החתימות, בין אם מדובר בכל העובדים בארגון, כלומר כל מי שמצוי ברשומות, בין אם מדובר בכמה אנשים הנמצאים בקבוצה קיימת של בעלי תפקידים או הרשאות, ובין אם פותחים קבוצה חדשה וספציפית לצורך סבב החתימה. כעת, כל מה שנשאר לעשות הוא רק לבחור כיצד רוצים שיתנהל הסבב, כלומר שהטופס יעבור אל החותמים אחד אחרי השני או באופן מקביל.
הבחירה בשליחת הטופס לחותמים אחד אחרי השני דרושה כאשר ישנו צורך באישור של גורם א' לפני אישורו של גורם ב' וכן הלאה. בצורה זו, גורם ב' יקבל את המסמך רק לאחר שגורם א' חתם ואישר אותו, וכעת גורם ב' יבצע את הבקרה שלו על האמור במסמך. יש לציין כי לעיתים החתימה בזה אחר זה (נקראת גם חתימה טורית) נדרשת לא בגלל התלות באישור, אלא מפני שיש משמעות לסדר החותמים על המסמך. מאידך, שליחה של הטופס במקביל לכולם נעשית כאשר אין תלות באישור של גורם כזה או אחר או חשיבות לסדר החותמים, ומטבע הדברים היא תהיה הבחירה הנכונה כאשר רוצים לזרז עניינים וכאשר מחתימים כמויות גדולות של אנשים.
עוד ברמה הטכנית, חשוב לציין כי את התהליך כולו של שליחת מסמכים לניהול סבב חתימות אפשר לבצע בתוך כמה שניות ובכמה קליקים, והכל באופן אינטואיטיבי ופשוט. המסמכים יהפכו לטפסים דיגיטליים ויישלחו לבחירתכם באמצעות המייל או דרך SMS כאשר החתימה עליהם תיעשה עם האצבע על מסך הנייד או עם העכבר על המחשב. לאחר החתימה הטופס יעבור הלאה בהתאם להגדרות שלכם כפי שתואר לעיל. עוד חשוב לציין כי המסמכים מלווים בחתימה דיגיטלית מאובטחת ולכן עומדים בכל דרישות רשות המיסים וגורמי ממשל נוספים.
היתרונות של סבב חתימות אונליין
יש יתרונות מרובים לניהול סבב חתימות אונליין, והם ברורים ומובהקים. למעשה, הוא מייתר את התהליך שבו כל אחד מהחותמים צריך להדפיס את הטופס, לחתום עליו, לסרוק אותו ולשלוח הלאה (או לחילופין להעביר את הניירת באופן פיזי). מובן שהדבר חוסך הרבה זמן והמתנה, טעויות אנוש, אובדן טפסים והתעסקות טכנית מטרידה, ומפנה את האחראים לנושא לעיסוק בתחומי הליבה שלהם.
