כידוע, ניהול משאבי האנוש ותיקי העובדים, הינו משימה שוטפת הדורשת לא מעט זמן וכוח אדם, כתלות בהיקף הפעילות בארגון. מערכת ניהול עובדים מבית איזידוק הופכת את ניהול העובדים, כבר משלב הקליטה ולכל אורך ההעסקה, להרבה יותר פשוטה ומהירה, חסכונית ומקצועית. מדובר במערכת היושבת בענן ועובדת בסנכרון מלא עם תוכנות השכר המובילות בשוק, היודעת לבצע שורה ארוכה של פעולות בהתאמה לצרכי העסק.
קליטה וניהול עובדים- מענה כבר משלב הקליטה
קליטת עובדים חדשים בחברה או בארגון היא אמנם רק תחילת הדרך, אך כבר ההתחלה גובה משאבים יקרים. כל עובד צריך לעבור תהליך הכולל החתמות על שורה ארוכה של טפסים, החל בחוזה העסק, דרך שיוכים לקופות גמל ועד לטופס 101, וכל ההתעסקות בניירת הינה מתישה ובזבזנית בשעות ובהוצאות משרדיות.
במקום זאת, מערכת ניהול עובדים מבית איזידוק מאפשרת לבצע את כל תהליך הקליטה אונליין, דרך המחשב או המכשיר הנייד, לרבות מילוי כל הטפסים, השדות והחתימות – בלי נייר בכלל. המערכת המאובטחת שיושבת בענן ומגובה באופן קבוע, מאפשר להגדיר בדיוק את תהליך הקליטה המתאים לעסק עם כל התחנות, המסמכים והחתימות שצריכים העובדים לאסוף עד לסיום הקליטה. לאחר ההגדרה, כל מה שנותר לעשות הוא לשלוח לעובד שנקלט בלחיצת כפתור קישור במייל או לנייד, והוא כבר מבצע בעצמו את הרישום בהתאם לתהליך ולרצף המסמכים לחתימה.
מדובר בדיוק באותם המסמכים המשמשים כעת בארגון, רק שהם עוברים מהנייר לדיגיטל, וכמובן גם ניתן לבצע בהם שינויים במידת הצורך. העובד רק צריך למלא ולחתום כאשר התוכנה מוליכה אותו שלב אחר שלב בשדות, כופה שדות חובה ומאפשרת להוסיף מסמכים נדרשים – גם בצילום מהנייד. לאחר מכן, מחלקת משאבי האנוש מקבלת אוטומטית את הטפסים החתומים והמלאים עם כל האישורים הנלווים, ואין צורך בסריקות, הדפסות או תיוקים ידניים. הכל נכנס מייד לתיק העובד החדש.
זה לא רק פשוט, נוח וחסכוני, אלא גם מגביר את הסדר, הארגון והסנכרון, כי בכל עת אפשר לקבל תמונת מצב עדכנית על קליטת העובדים בחברה, עם כל המסמכים והדוחות שכבר נחתמו או עדיין ממתינים לחתימה.
ניהול תיק עובד לאורך כל תקופת ההעסקה
היתרונות של מערכת ניהול עובדים במהלך הקליטה, מכפילים את עצמם לאורך תקופת ההעסקה. במקום לבזבז אינספור שעות על "עבודה שחורה" במערכת ניהול משאבי אנוש, ניהול העובדים הופך לדיגיטלי לחלוטין. לא צריך יותר לרוץ אחרי עובדים לחתימות וגם הם לא צריכים להגיע למשרד. המערכת שלנו הופכת כל טופס שקיים אצלכם לדיגיטלי בתוך שניות ספורות, ומכאן בקליק אחד הוא טס לעובד שממלא אותו מכל מקום ובכל זמן, בלי תלות בציוד משרדי. בכל עת העובדים גם יכולים לעדכן שינויים – למשל בטופס 101, פרטי חשבון בנק או פרטים אישיים, בלי מאמץ והכי מהר שאפשר.
בתוך כך, כל המסמכים, התזכורות והטפסים הקשורים לעובד מנוהלים מתוך המערכת ומתויקים אוטומטית לתוך תיק העובד. למעשה, המערכת שלנו יוצרת לכל עובד אזור אישי שבו יוכל לראות את המידע שלו, להשלים מסמכים, ולנהל פניות כמו בקשות לחופשה, החזרי שכר ופניות שירות.
מלבד זאת, מערכת ניהול מאפשרת לבצע עוד שורה ארוכה של פעולות, בהתאם לצרכי החברה. לדוגמא, ניתן להגדיר משלוח מסמכים אוטומטי לכל כמות של עובדים לפי מועד מסוים בשנה, ניתן להגדיר התראות על משלוח טופס לעובד מסוים, ניתן לבצע סבב החתמות על מסמך שנדרש באישור של מספר גורמים, ועוד.
