העידן הדיגיטלי ממשיך לשנות את העולם העסקי בקצב מהיר, ואחד מהכלים המרכזיים שמסייעים לתהליך זה הוא החתימה הדיגיטלית. אחת הפלטפורמות המובילות שמאפשרות זאת היא מערכת פריוריטי, המשלבת את החתימה הדיגיטלית בטאבלטים.
מהי חתימה דיגיטלית?
חתימה דיגיטלית היא שיטה אלקטרונית לאימות זהות החותם ולאישור תוכן המסמך. בניגוד לחתימה רגילה המבוצעת על נייר, חתימה דיגיטלית מבוססת על אלגוריתמי הצפנה המבטיחים את שלמות המסמך ואת זהות החותם. חתימה דיגיטלית היא למעשה אמצעי לאשרר ולאמת מסמך באופן שאינו ניתן לזיוף או לשינוי לאחר החתימה. כל שינוי במסמך לאחר החתימה ישנה את החתימה הדיגיטלית, מה שיאפשר לזהות שינויים לא מאושרים. מאחר והחתימה היא דיגיטלית, אין צורך להדפיס, לשלוח בדואר או לסרוק מסמכים. הכל נעשה בצורה דיגיטלית ובזמן אמת. בנוסף, ניתן לחתום על מסמכים מכל מקום בעולם, באמצעות חיבור אינטרנט בלבד. החתימה הדיגיטלית ניתנת לשימוש במערכות ניהול מסמכים, תוכנות לניהול פרויקטים או מערכות ERP, כמו מערכת פריוריטי.
פריוריטי: פתרון אינטגרטיבי לניהול העסק
פריוריטי היא מערכת ERP (ניהול משאבים ארגוניים) המיועדת לניהול תהליכים עסקיים בצורה אינטגרטיבית. המערכת מאפשרת ניהול חשבונות, מלאי, מכירות, שירות לקוחות ועוד. אחד היתרונות הגדולים של פריוריטי הוא השימוש בטכנולוגיות מתקדמות כמו חתימה דיגיטלית על גבי טאבלטים, המסייעת בהגברת היעילות והביטחון בתהליכי הארגון.
ישנם יתרונות משמעותיים בשימוש בחתימה דיגיטלית על טאבלט פריוריטי
אינטגרציה מלאה עם תהליכים עסקיים
החתימה הדיגיטלית של EasyDoc במערכת פריוריטי משולבת בצורה חלקה בכל התהליכים העסקיים, כולל ניהול חשבונות, ניהול מלאי, שירות לקוחות ומכירות. המשמעות היא שניתן לחתום דיגיטלית על מסמכים שונים ישירות מתוך המערכת, ללא צורך לעבור בין פלטפורמות שונות.
ייעול תהליכים וחיסכון בזמן
באמצעות שימוש בחתימה דיגיטלית, ניתן לחסוך זמן רב המושקע בתהליכי חתימה ידניים. מסמכים נחתמים ונשלחים בצורה דיגיטלית בזמן אמת, מה שמפחית את זמן ההמתנה ומייעל את תהליכי העבודה.
הפחתת עלויות תפעול
החתימה הדיגיטלית מבטלת את הצורך בהדפסה, סריקה ואחסון מסמכים פיזיים, מה שמוביל לחיסכון משמעותי בעלויות התפעוליות. נוסף לכך, השימוש בחתימה דיגיטלית מפחית את הצורך בשליחת מסמכים פיזיים בדואר, דבר המוזיל עוד יותר את התהליכים העסקיים.
אבטחת מידע גבוהה
חתימה דיגיטלית בפריוריטי משתמשת בטכנולוגיות הצפנה מתקדמות, המבטיחות את שלמות ואמינות המסמכים. המסמכים הדיגיטליים נחתמים בצורה מאובטחת, כך שניתן לוודא כי לא נעשו בהם שינויים לאחר החתימה. האבטחה הגבוהה מפחיתה את הסיכון לזיופים ולשינויים לא מאושרים.
נגישות ונוחות שימוש
EasyDoc מאפשרת חתימה דיגיטלית מכל מקום ובכל זמן, באמצעות טאבלטים ומכשירים ניידים אחרים. הדבר מאפשר גמישות ונוחות מרבית לעובדים, במיוחד לאנשי מכירות ואנשי שטח שזקוקים ליכולת לחתום על מסמכים בקלות גם מחוץ למשרד.
שמירה על תקנים ורגולציות
מערכת פריוריטי עומדת בדרישות רגולטוריות ותקני אבטחת מידע בינלאומיים, דבר המבטיח כי החתימות הדיגיטליות מוכרות כחוקיות ותקפות בבית המשפט ובגופים רגולטוריים. העמידה בתקנים מקנה ביטחון משפטי ומאפשרת לעסקים לפעול בצורה תקינה ובטוחה.
שיפור שירות הלקוחות
השימוש בחתימה דיגיטלית מאפשר מתן שירות מהיר ויעיל יותר ללקוחות. תהליכי החתימה והאישור מתקצרים, והלקוחות יכולים לקבל שירות בזמן קצר יותר ובצורה מאובטחת. הדבר מוביל לשביעות רצון גבוהה יותר ולחוויית לקוח משופרת.
שמירה על איכות הסביבה
המעבר לחתימה דיגיטלית מפחית את השימוש בנייר ומסייע לשמירה על איכות הסביבה. הפחתת הצריכה של משאבים טבעיים וייצור פסולת נייר תורמים למאמץ הגלובלי לשמירה על כדור הארץ.
החתימה הדיגיטלית במערכת פריוריטי מציעה יתרונות רבים ומשמעותיים לעסקים. מהאינטגרציה המלאה עם תהליכים עסקיים, דרך ייעול תהליכים וחיסכון בזמן ועלויות, ועד לאבטחת מידע גבוהה ונגישות מרבית. בנוסף, השימוש בחתימה דיגיטלית תורם לשמירה על תקנים ורגולציות, לאיכות הסביבה ולשיפור שירות הלקוחות. כל אלו הופכים את החתימה הדיגיטלית של EasyDoc במערכת הפריוריטי לפתרון אידיאלי לניהול עסקי מתקדם בעידן הדיגיטלי.
