עם מערכת easydoc תוכלו ליצור בקלות ובמהירות טופס דיגיטלי מותאם לנייד, כלומר טופס המופיע בצורה ברורה וקריאה על גבי מסכים קטנים. בשורות הבאות נסביר איך עושים את זה ומדוע זה חשוב.
כולם בסמארטפון
אין זה משנה אם טפסים דיגיטליים שאתם יוצרים מיועדים עבור לקוחות, עובדים, ספקים, שותפים או בעלי תפקידים בארגון – עבור כולם המכשיר הנייד הוא כלי רב ערך המלווה לאורך היום והלילה. מכאן נובע שטופס דיגיטלי שאותו ניתן לקרוא, למלא ולחתום באמצעות המכשיר הנייד, יהיה הרבה יותר זמין לנמען ולשולח. לכן טפסים אלה נותנים נגישות גבוהה ויעילות בהתנהלות בכל זמן ומכל מקום.
אם ניקח למשל טופס 101 דיגיטלי ששולחים לעובד בקישור לסמארטפון, המשמעות היא שהעובד יכול למלא או לחתום על הטופס גם בבית, בבית קפה או בכל מקום אחר שבו נמצא. ואם ניקח למשל הסכם בלעדיות ששולח מתווך דירות ללקוחות שראו או עומדים לראות דירה, הרי שהוא אינו תלוי בכלל במחשב משרדי או בניירת פיזית, ויכול להגיב מיידית לכל קריאה במהלך היום. מצד שני ללקוחותיו אין שום תירוץ מדוע אינם יכולים לחתום. באותו אופן כאשר מעבירים אישורי הוצאות והזמנות לבעלי תפקידים בארגון, כל אחד מהם יכול לקבל את הטופס ישירות אל הנייד שלו, דבר החוסך הרבה סרבול ותלות במכשירים משרדים כאלו ואחרים.
יתרונות נוספים של טפסים דיגיטליים לנייד
חשוב לציין שיצירה של טפסים דיגיטליים מתאימים לניידים הינה פשוטה ביותר ומבוצעת באופן אוטומטי על ידי המערכת שלנו תוך שניות ספורות. עוד חשוב לציין שאת הטפסים ניתן כמובן גם לשלוח אל המחשב אשר בו החתימה על המסמך מבוצעת באמצעות העכבר, בניגוד לחתימה עם האצבע על מסך המגע של הסמארטפון.
מלבד היתרונות של נגישות וזמינות גבוהה, יש לעבודה עם טפסים דיגיטליים כאלו עוד כמה פלוסים חשובים. קודם כל מדובר בטפסים קריאים וברורים על גבי כל מסך המונעים אי הבנות או מילוי שגוי של שדות, כאשר באופן מיידי לאחר החתימה הטופס עובר אל תיק הלקוח או עובד שפתחתם מבעוד מועד, וכן אל המייל שלכם ואל המייל שלו לפי ההגדרות שהזנתם במערכת. כמו כן מהטופס אפשר לייצא נתונים למערכות חיצוניות כמו פריוריטי ותוכנות השכר המובילות במשק, דבר החוסך גם הזנה ידנית של נתונים למערכות ממוחשבות ומשפר את התיאום בין בעלי תפקידים.
מעבר לכך מדובר בטפסים מאובטחים על פי הדרישות הרשמיות של החוק ושל רשות המיסים, הנשמרים בענן ומאפשרים לגורמים מורשים לצפות בנתונים לבצע ניתוחים ושינויים במידת הצורך. המערכת מאפשרת גם לעצב את הטפסים הדיגיטליים באופן המותאם לצרכים ולמיתוג של העסק או הארגון, ולא פחות חשוב – היא קלה ופשוטה לתפעול ללא שום צורך בידע טכני.
