רשות המיסים מקבלת כבר מזה שנים חשבוניות, קבלות ומסמכים עסקיים נוספים שמוגשים אונליין ומצויים למעשה על קובץ דיגיטלי. דברים אלו נכונים גם לגבי טופס 101 שהעובדים ממלאים בעת תחילת העבודה, לקראת תחילתה של כל שנת תעסוקה חדשה, וכן כאשר חלים שינויים בפרטיהם האישיים המשפיעים על חישוב נקודות הזיכוי שלהם. יחד עם זאת, את הקובץ הדיגיטלי יש להפיק אך ורק באמצעות מערכת המאושרת על ידי רשות המיסים כמו easydoc.
האם כל טופס 101 מקוון מתקבל על ידי הרשויות?
כידוע, טופס 101 מקוון או לא מקוון נועד לצורך חישוב המס היורד ממשכורתו של העובד, אל מול נקודות הזיכוי שלו, וכן לצורך תיאומי מס עבור עובדים העובדים במקומות נוספים. כבר שנים שרשות המיסים מבצעת מהלכים נבונים ההולכים יד ביד עם ההתקדמות הטכנולוגית, המייעלים את ההתנהלות עבור הרשות עצמה וכמובן גם עבור המעסיקים. לכן גם ניתן להגיש טופס 101 מקוון, אולם לא כל טופס דיגיטלי כזה באמת מתקבל על ידי רשות המיסים.
על פי ההנחיות שהוציאה הרשות בשנת 2020 יתקבלו אך ורק טפסים אלקטרוניים שהופקו על ידי מערכות שאושרו על ידי הרשות. לשם כך, החברה המספקת את המערכת (כמו easydoc) חייבת לפנות מבעוד מועד אל רשות המיסים ולבקש את אישורה, ורק לאחר שהמערכת נבחנה ונמצאה כעומדת בתקנות מתקבל האישור. מדובר בבדיקות הבוחנות בין היתר את העמידה בתקנות האבטחה וההצפנה של המערכת, כאמור בתקנות החתימה הדיגיטלית המאובטחת ובצווים השונים של רשות המיסים.
כמו כן, נבחנת עמידה בכלל ההנחיות הנוספות לגבי טופס 101 מאושר רשות המיסים, למשל שהמערכת מאפשרת כניסה לעובד רק לאחר שהקליד סיסמא המבטיחה זיהוי חד ערכי שלו. בנוסף, בודקים שהמערכת יודעת לבצע בדיקת שלמות לשדות החובה, ושהיא אוכפת דרישה לצירוף מסמכים רלוונטיים לפי השדות והפרטים שהעובד מילא. עוד נבדק כי המערכת יודעת לבצע את כל התהליך הנדרש – למשל הצגה של הטופס סשלמותו לעיני העובד לאחר המילוי, הצגת ההצהרה, חתימה עליה, הזנת סיסמא נוספת ולאחר מכן נעילה של הטופס בדרך שלא מאפשר ביצוע שינויים נוספים. ומעבר לכך נבדקים היבטים נוספים כמו המשך התהליך על ידי המעסיק והוספה של חתימתו האלקטרונית.
יתרונות של טופס 101 מקוון
במידה ואתם עובדים עם מערכת כמו easydoc המספקת טופס 101 מאושר רשות המיסים, הרי שאתם נהנים ממספר יתרונות חשובים. ראשית, אתם חוסכים את כל התהליך המייגע של שליחת המסמך לעובד, הדפסתו ומילויו הידני, חתימה עליו ושוב סריקה, משלוח ותיוק בתיקייה פיזית. הדבר נוח מאוד לעובד שיכול למלא את הטופס בכל מקום וזמן, וגם נוח מאוד לאנשי מחלקת משאבי האנוש שחוסכים זמן יקר והתעסקות מטרידה. בנוסף, אתם מקטינים סיכון לטעויות אנוש או לפגיעה באבטחה, לבעיות ואי הבנות מול העובדים או מס הכנסה, ואם תכפילו את טופס 101 בכמות העובדים ובטפסים נוספים – תגיעו לחיסכון משמעותי בניירת ובהוצאות על ציוד משרדי.
