ההשפעות העתידיות של החתימה הדיגיטלית על עסקים

אתם בוודאי מכירים את הביטוי הנפוץ – העתיד כבר כאן. ובכן, גם אם מדובר בקלישאה הרי שהיא נכונה מאוד בכל הקשור לחתימה דיגיטלית, שכבר תורמת רבות לארגונים, חברות ועסקים שאימצו אותה. יתר על כן, היא עתידה להשפיע לטובה על כלל העסקים שיבחרו בה, וזאת במספר היבטים חשובים.

השפעתה העתידית של חתימה דיגיטלית על קליטת עובדים

בעתיד, סביר מאוד להניח שכל העסקים יעברו למערכת חתימה דיגיטלית, לפחות בכל הקשור לקליטת העובדים. מה שנראה בעוד כמה שנים הוא ירידה דרסטית בכמות הניירת המשמשת לתהליכי הקליטה, והימים בהם עובדים חדשים נאלצו להגיע למשרד לקבלת טפסים, תיראה כמו העבר הרחוק. אכן, מה שחתימה דיגיטלית תאפשר היא לבצע את כל תהליכי המילוי והתיוק של הטפסים באופן מקוון, ללא נייר, רק דרך המחשב או הסמארטפון.

כלומר, העובד יקבל למכשירו את טופס 101, טופס 116, חוזה העסקה, טופס שיוכים לקופות גמל וכדומה. כל שיצטרף העובד לעשות הוא רק למלא את הטופס בנייד או במחשב, להעלות את האישורים הנדרשים ולצרפם לטופס (כולל בצילום מהנייד), לחתום עם האצבע או העכבר, ולשלוח. הטופס המלא ייכנס ישירות לתיק העובד שייפתח מבעוד מועד, ובכך תם הטקס.

כמובן שלהתנהלות הזו תהיה השפעה מרחיקת לכת על תהליכי קליטת עובדים, שיהפכו להרבה יותר מהירים, נוחים, קלים ופשוטים, הן לעובדים הנקלטים והן לאנשי מחלקת משאבי האנוש.

השפעה עתידית של חתימה דיגיטלית בניהול עובדים

עם חתימה דיגיטלית גם ניהול העובדים יהפוך בחלקו להרבה יותר אוטומטי. זאת בזכות האפשרות להפוך כל טופס לדיגיטלי, עם מערכת שיודעת לשלוח אוטומטית טפסים במועדים מוגדרים, ולתת התראות למועדי משלוח. כמו כן, המערכת יודעת ללוות את העובדים במילוי הטפסים שלב אחרי שלב, לכפות שדות חובה, ולמנוע טעויות אנוש שעולות בזמן, בהתעסקות, בעצבים ובאי נעימויות.

מאחר שהמערכת גם מתחברת למערכות השכר המובילות בשוק, היא גם משפרת את הסנכרון מול הנהלת החשבונות, חשב השכר ורואה החשבון. בתוך כך, היא מייתרת את הצורך להקליד נתונים אל מערכות ממוחשבות, מקטינה את אי ההבנות, ועוד לא דיברנו על החיסכון העצום על רכישת ציוד משרדי וניירת.

השפעתה של מערכת חתימה דיגיטלית על לקוחות, שותפים עסקיים וספקים

באשר ללקוחות, מערכת חתימה דיגיטלית כבר מאפשרת ותאפשר לעסקים להיות הרבה יותר זמינים. אכן, ניתן לשלוח ללקוח בכל זמן ומעל מקום טפסי קבלת שירות, הרשאות חיוב, טפסי בלעדיות ועוד. לא תהיה יותר ניירת מעורבת ולא יהיו תירוצים של לקוחות שאיבדו את הטפסים הפיזיים, הרטיבו אותם או סיפורים אחרים. במילים אחרות, העסקים יתגלגלו בצורה הרבה יותר מהירה, עם מינימום התעסקות בזוטות.

באשר לשותפים עסקיים וספקים, מערכת חתימה דיגיטלית תאפשר לבצע הזמנות רכש ואישורי הוצאות הרבה יותר בקלות. למעשה, כל התקשרות בטפסים מול שותף או ספק תוכל להתבצע אונליין, ברמת אבטחה גבוהה ובאישור של רשות המיסים. בתוך כך, המערכת תאפשר לבצע סבבי חתימות מנוהלים, במידת הצורך, בין אם מדובר בסבב חתימות טורי או מקביל.

בשורה התחתונה, חתימה דיגיטלית כבר משנה ועוד עתידה לשנות באופן מהותי את הדרך בה עסקים מתנהלים, החל בקליטת וניהול העובדים, ועד להתנהלות מול לקוחות, ספקים ושותפים. בתוך כך, היא תעלה תרומה גדולה לאיכות הסביבה בזכות החיסכון בניירת, ותשפר את תדמיתם המתקדמת של עסקים שבחרו בה בעיני לקוחותיהם ושותפיהם.