בשנים האחרונות צוברת החתימה הדיגיטלית תאוצה רבה, ולמעשה כולנו כבר נפגשנו בה בצורה זו או אחרת בחיינו האישיים והמקצועיים. יחד עם זאת, עדיין קיימים בעלי עסקים שטרם הפנימו את יתרונותיה המגוונים, ולא פחות חשוב – את החיסכון הגדול בכסף שניתן להשיג בעזרתה. בשורות הבאות נסקור את המרכיבים העיקריים שבהם חוסכת חתימה דיגיטלית בעלויות לעסקים.
החיסכון הישיר בכסף – הוצאות שוטפות
האמת היא שהחיסכון הישיר בהוצאות עם חתימה דיגיטלית, למרות שיכול להיות נכבד ומשמעותי, אינו הגדול ביותר שניתן להשיג בעזרתה. יחד עם זאת, נתחיל דווקא עם החיסכון בעלויות שהוא הקל והפשוט ביותר להדגמה. הלכה למעשה, מה שחתימה דיגיטלית עושה היא להמיר כל מסמך שיש בעסק לכדי טופס או מסמך דיגיטלי שאותו ניתן לשלוח, למלא ולחתום אונליין. במילים אחרות, אין שום צורך להדפיס אותו, לסרוק וכן הלאה, ולכן אין צורך בנייר.
אז החיסכון הישיר מגיע קודם כל מכאן. עסק שמכניס חתימה דיגיטלית לכל טפסי קליטה וניהול העובדים, לכל ההתנהלות מול לקוחות וספקים וכדומה, מקטין משמעותית את הצורך לרכוש ניירת להדפסה. בנוסף, הוא מקטין דרסטית את העלויות הכרוכות באמצעי הדפוס כגון דיו וטונרים שעלותם מגיע למאות ואלפי שקלים בשנה, וכן את העלויות הכרוכות ברכישת מדפסות חדשות, הוצאות הקשורות בתיקונים וכדומה. ומכיוון שגם אין צורך להדפיס ולתייק ידנית את הטפסים אל תוך תיקיות ידניות, גם נחסך ציוד משרדי כגון ארוניות, תיקיות למיניהן, חוצצים וכך הלאה.
כמובן שככל שמדובר בעסק יותר גדול, עם יותר עובדים, לקוחות והתקשרויות פנימיות וחיצוניות, כך החיסכון גדול יותר. הוא יכול להגיע בקלות לאלפי שקלים בשנה, בעוד שהעלויות של חבילת השירות של חתימה דיגיטלית הן זניחות ומצחיקות, אפילו אל מול החיסכון הראשוני הזה.
החיסכון הגדול ביותר של חתימה דיגיטלית – זמן ששווה הרבה כסף
כידוע, כל דקת ושעת עבודה בעסק שווה כסף, והשאלה הגדולה היא לאן הזמן הזה הולך. החיסכון הכספי המשמעותי ביותר שמעניקה חתימה דיגיטלית מגיע דווקא מכן, מהגברה משמעותית של פרודוקטיביות. רק חשבו על כל הזמן המתבזבז על התעסקות של עובדים במילוי טפסים לאורך השנה. ההתעסקות של עובדים מן השורה בטפסים אישיים שלהם, התעסקות של מנהלים בטפסי הזמנות רכש ואישורי הוצאות, ההתעסקות של אנשי הנהלת החשבונות בהשלמת פרטים והקלדתם למערכות ממוחשבות, ההתעסקות של אנשי השירות בטפסי לקוחות, וכמובן גם העיסוק של אנשי מחלקת כוח האדם בטפסים לסוגיהם.
עכשיו תיקחו את כל זה ותפחיתו באופן דרסטי את הזמן, כפול מספר העובדים, מספר הלקוחות, הספקים והפעילות המתבצעת על גבי טפסים פיזיים בניירת. מדובר בהמון זמן שעכשיו מתפנה לצורך עיסוק בפעילויות הליבה והמשמעות פשוטה: פרודוקטיביות הרבה יותר גבוהה שאמנם קשה לכמת אותה בכסף אבל בוודאי שווה המון לעסק.
יתר על כן, צריך לזכור שמערכת חתימה דיגיטלית יודעת להנחות את ממלאי הטפסים צעד אחר צעד לעבר מילוי נכון ושלם. למשל, היא אינה מאפשרת להגיש טופס שלא מולאו בו שדות חובה או שחסרים בו פרטים חיוניים ואישורים, אלא כופה את מילוי השדות ומאפשרת לצרף את האישורים הנלווים בקלות, גם דרך צילום מהסמארטפון. כתוצאה מכך קטנות מאוד טעויות האנוש וההחסרות, ושוב לכל המעורבים נחסכים המון זמן, התרוצצויות וחיכוכים.
אם לא די בכך, מכיוון שהמערכת עובדת בסנכרון מול מערכות שכר המובילות במשק, ומאחר שכל הנתונים נגישים בתיק הממוחשב לכל הגורמים, המערכת מגבירה משמעותית את הסנכרון בין בעלי התפקידים, ובכך שוב חוסכת זמן יקר על אי הבנות ועל צורך להקליד נתונים.
