חידושים שיש להכיר בייעול תהליכי קליטת עובד חדש

ככל שהארגון גדול יותר, וככל שתחלופת כוח האדם בו גבוהה, כך תהליכי קליטת העובדים מהווים נטל גדול יותר על מחלקת משאבי האנוש, וגוזלים הרבה זמן והתעסקות. למעשה, חלק גדול מהזמן מתבזבז על סוגיות טכניות בנאליות, כמו מרדף אחר אישורים שלא נשלחו, מילוי וחתימה על טפסים, השלמת פרטים חסרים וכדומה.

כדי לפתור את הסוגיה הזו, קיימים מספר חידושים שמביאה מערכת איזידוק, התורמים לייעול משמעותי של תהליכי הקליטה, לטובת הארגון, מחלקת משאבי האנוש והעובדים הנקלטים כאחד.

מה הם החידושים שמביאה מערכת איזידוק לתחום קליטת העובדים?..

ראשית, מערכת איזידוק מאפשרת להעביר כל סוג של טופס הקשור לקליטת עובד לכדי טופס דיגיטלי. ההמרה לטופס דיגיטלי לוקחת שניות בודדות במערכת. כל מה שצריך לעשות הוא להעלות את הטופס המבוקש לאיזידוק, כגון טופס קליטת עובד, החתמות על ציוד, שיוכים לקופות גמל וכדומה. תוך שניות בודדות המערכת ממירה את הטופס לדיגיטלי. יש לציין כי טופס 101, המהווה חלק אינטגראלי מהקליטה עד סוף השבוע הראשון, כבר קיים באופן מובנה ודיגיטלי בתוך המערכת.

אז זהו החידוש הראשון. מהיום אין צורך עוד לעבוד עם טפסים רגילים על גבי ניירות, וניתן להעביר את כל תהליך קליטת העובדים לדיגיטל. לכך יש משמעויות רבות, ובפרט שהעובד יכול למלא ולחתום על הטפסים בכל זמן ומכל מקום, בין אם באמצעות המחשב או הסמארטפון. הם אינם צריכים להגיע למשרד בשביל לקחת טפסים, וגם אינם צריכים להוריד טפסים מהמייל, להדפיס, למלא, לסרוק וכן הלאה.

החידוש הבא הוא שהמערכת עוזרת לעובדים למלא בצורה השלמה והמדויקת ביותר את כל הפרטים הנדרשים. למשל, ארגון שהעביר לדיגיטל את טופס קליטת העובד, שלח אותו בקישור לנייד לעובד מסוים (אגב, ניתן לשלוח את הטופס בו זמנית לכל כמות של עובדים). כעת העובד ממלא את הפרטים הנדרשים כמו שם, תעודת זהות, מצב משפחתי, הצהרת בריאות וכדומה, עד לחתימה. המערכת מוליכה אותו שדה אחר שדה, בעודה דואגת למילוי נכון של הפרטים, וגם אוכפת הוספת צילומי מסמכי נדרשים, למשל של רישיון הנהיגה או רישיון הרכב. את המסמכים יכול העובד להעלות גם בצילום מהנייד.

משאבי אנוש עובדים פחות 🙂

יש לציין כי גם מצד מחלקת משאבי האנוש המילוי הוא אונליין, למשל תעריפי נסיעה בתחבורה ציבורית, סוג ההסכם עם העובד וסוג המשכורת, זכאות לימי מחלה וחופשה וכדומה, עד לחתימות של הגורמים המאשרים. כעת אנו מגיעים לחידוש נוסף, והוא שהמערכת מאפשרת במידת הצורך לבצע סבבי חתימות מנוהלים. למשל, אם ישנה חשיבות לסדר החתימות על טופס מסוים של הקליטה על ידי בעלי תפקידים, המערכת מאפשרת לקבוע סבב חתימות מנוהל. כך, רק לאחר החתימה של הגורם הראשון יעבור הטופס לגורם השני, וכן הלאה. לחילופין, אם אין חשיבות לסדר החתימות, ניתן לבצע סבב טורי, שבו כולם מקבלים בו זמנית את הטופס.

אילו חידושים נוספים מביאה איזידוק לקליטת עובדים?

מלבד האמור לעיל, איזידוק מביאה עוד כמה חידושים מעניינים וחשובים. למשל, המערכת מאפשרת להעביר באופן מסודר כל טופס ישירות לתיק העובד לאחר החתימה. כמו כן, היא מתממשקת עם מערכות נוספות הקיימות בארגון, דבר החוסך הקלדת נתונים ותורם לייעול העבודה המשותפת בין בעלי התפקידים (מנהלי חשבונות, חשבי שכר וכדומה).

מעבר לכך, ישנם חידושים נוספים שעליהם נשמח לספר לכם, אך בשורה התחתונה, המערכת חוסכת הרבה מאוד זמן, כאשר החיסכון הולך וגדל ככל שמדובר בכמויות יותר גדולות של עובדים נקלטים. האוטומציה של קליטת העובדים משפרת את תפוקת מחלקת משאבי האנוש, מקטינה התעסקויות מיותרות, מפחיתה טעויות וחיכוכים, הופכת את הקליטה למוצלחת וחלקה יותר עבור העובד, חוסכת בהוצאות משרדיות, מקצרת זמני קליטה, ועוד הרשימה ארוכה…

לפרטים נוספים – צרו עמנו קשר, נשמח לייעץ בכל הקשור לקליטת עובדים בארגונכם ומערכת ניהול העובדים הקיימת!