שוקלים לעבור אל טופס 101 מקוון וטפסים דיגיטליים בכלל? לא בטוחים איך העסק עובד ומה צריך לעשות? אז בדיוק בשבילכם כתבנו את המאמר הבא, שמביא בצורה מסודרת את כל מה שצריך לדעת.
מה צריך לדעת על טופס 101 מקוון?
- טופס 101 דיגיטלי הוא בדיוק כמו הטופס הרגיל שיש אצלכם בעסק, שכרגע יושב על המחשב בוורד או ב- PDF. כידוע, זה הטופס שהעובדים ממלאים עם ההצטרפות למקום התעסוקה, כשיש שינויים בנקודות הזיכוי שלהם, ובכל שנת מס חדשה.
- עד לפני זמן מה, כדאי להמיר את טופס 101 לכדי טופס מקוון, הייתם צריכים להעלות את הטופס המקורי למערכת, שתוך כמה שניות הייתה הופכת אותו לטופס דיגיטלי. אבל היום עם המערכת שלנו אפילו את זה לא צריך לעשות, כי טופס 101 כבר מגיע מובנה וזמין לכל משתמש. במילים אחרות, אם בחרתם באיזידוק, כבר יש לכן טופס 101 מקוון זמין לשימוש.
- ההבדל בין הטופס הרגיל לטופס הדיגיטלי הוא פשוט מאוד. שני הטפסים זהים מבחינת השדות והפרטים הכתובים, רק שבטופס המקוון כל המילוי והחתימה נעשים אונליין. כלומר, לא צריך להדפיס את הדפים, למלא ולחתום ידנית, לסרוק, לתייק לתיקיות וכן הלאה.
- אז אחרי שהבנתם מה זה טופס 101 דיגיטלי, אפשר לדבר על השימוש בו, שמתחיל במשלוח. אם יש עובד או עובדים שרוצים לשלוח להם את הטופס הדיגיטלי, פשוט מעבירים את הטופס בקליק במייל או בנייד. העובד מקבל אותו למחשב או לסמארטפון, ויכול למלא את הפרטים.
- אפשר לשלוח את הטופס לעובד בודד ועד לכמות בלתי מוגבלת של עובדים בו זמנית. כמו כן, אם תגדירו למערכת איזידוק מועד שליחה מראש, כמו סוף שנת המס, היא תשלח את כל הטפסים אוטומטית במקומכם. תוכלו גם לבקש מהמערכת להתריע, לתזכר אתכם כאשר מתקרב המועד למשלוח של הטופס הזה או כל טופס אחר, שאתם רוצים לשלוח בעצמכם.
- מילוי הטופס על ידי העובד יכול להתבצע כאמור דרך המחשב או הטלפון הנייד. המערכת תנחה אותו שלב אחרי שלב, כלומר שדה אחרי שדה, בעודה אוכפת שדות חובה ופותחת וסוגרת שדות רלוונטיים בהתאם לפרטים שמולאו. בדרך זו, המערכת מקטינה מאוד את טעויות האנוש, כמו דילוג על שדות, החסרת פרטים וכדומה.
- בסוף המילוי העובד חותם על הטופס באמצעות האצבע על מסך המגע של הטלפון הנייד, או לחילופין עם העכבר במידה שהשתמש במחשב. בכל מקרה, הוא יכול למלא ולחתום מכל מקום ובכל זמן, בלי תלות בזמינות של מדפסת, סורק וכדומה. הוא גם יכול לצרף כל אישור ומסמך נלווה על ידי העלאה או אפילו צילום בעזרת הסמארטפון.
- לאחר שהמילוי הושלם, הטופס עובר ישירות אל היעד שהגדרתם, שלרוב יהיה תיק העובד, אך יכול להיות גם תיקייה אחרת של מחלקת משאבי האנוש או עובדי העסק.
- חשוב לציין שרק טפסי 101 מקוונים שמולאו עם מערכת המאושרת על ידי רשות המיסים, אכן יתקבלו על ידיה. מערכת איזידוק כמובן מאושרת, לאחר שעמדה במספר גדול של דרישות מבחינת יכולותיה ורמת האבטחה שלה בהתאם לתקנים המקובלים.
- מבחינת אבטחה, מדובר בחתימה הדיגיטלית או למעשה בקובץ מוצפן שהמערכת שלנו מוסיפה אוטומטית לכל טופס, בלי התערבות שלכם או של העובד. החתימה נועדה להגביר את הוודאות בדבר זהות החותם ושלא בוצעו שינויים בטופס לאחר שנחתם. עם זאת, חשוב לזכור שהטופס נחשב למאובטח רק אחרי שהמעסיק בדק אותו והוסיף את חתימתו האלקטרונית.
- ולבסוף, אם אחרי שהמסמך כבר מולא ונחתם יש שינויים שצריך להוסיף, הרי שהתהליך מתחיל מהתחלה (שולחים לעובד קישור, הוא משנה את מה שצריך והטופס חוזר לתיקייה). בתוך כך, לפי הנחיות רשות המיסים עליכם לשמור את כל הטפסים הקודמים שמולאו על ידי העובד.
