חתימות דיגיטליות מהוות חלק בלתי נפרד ממגמת הטרנספורמציה הדיגיטלית בארגונים ועסקים, בהיותן מאפשרות להעביר שורה ארוכה של פעולות ומשימות מהניירת למרחב הוירטואלי. אחת ההשלכות הבולטות של המעבר לחתימה דיגיטלית הוא הקטנה דרסטית של השימוש בניירת במשרד, ולכך יש כמה יתרונות חשובים – גם עבורכם וגם עבור הסביבה.
ניירות – מאז ולתמיד?
הנייר הראשון הומצא ככל הנראה לפני כ- 6,000 שנה וייוצר מהצמח גומא פפירוס, ולאורך דורות רבים הלכו והשתכללו הטכניקות הידניות והחומרים, ועדיין – הנייר נחשב למוצר יחסית נדיר ויקר. עם זאת, לפני כ- 200 שנה הומצאה בצרפת המכונה הראשונה לייצור נייר, ומאז השתנתה התמונה. המוצר הפך לנפוץ ביותר וכמובן שבמאה ה- 20 ניתן היה למצאו בכל בית ומשרד, ונדמה שאי אפשר בלעדיו. אכן, סביר להניח שאפילו אחרי שיוטמעו כלל הטכנולוגיות והפיתוחים, כגון חתימה דיגיטלית, עדיין יהיו ניירות פה ושם במשרדים ובמקומות אחרים. יחד עם זאת, השימוש המאסיבי בנייר הולך ופוחת, ובאמצעות חתימה אלקטרונית ניתן להקטינו למינימום.
מדוע בכלל להקטין את השימוש בנייר?
מה רע בנייר? מדוע כדאי בכלל להקטין את השימוש בו? הנה מספר סיבות טובות לעבור אל חתימות דיגיטליות ולהקטין את השימוש בניירות:
• יותר מהיר – במשרדים משתמשים בניירת לצורך קליטת וניהול עובדים, לקשרי לקוחות וספקים, לתכתובות וביצוע הזמנות, ועוד שורה ארוכה של פעולות ומשימות. הבעיה היא, שההתנהלות עם ניירת משמעה שיש למלא ולחתום ידנית, כלומר תלות במיקום גיאוגראפי ובקרבה לציוד משרדי על מנת למסור את הטופס, להדפיס, לסרוק, לתייק וכן הלאה. לעומת זאת, עם חשבונית דיגיטלית כל התהליך עובר לאונליין כך שאפשר לבצעו מכל מקום ובכל זמן, בלי כל הסרבול הקשור להתעסקות עם ניירת. כך, הפעילות במשרד על כל היבטיה הופכת להרבה יותר קלה, מהירה ונוחה.
• יותר בטוח – ניירות נוטים כידוע להתקמט, להירטב, להצהיב עם הזמן, ויותר מכך – הם גם נוטים ללכת לאיבוד או להיות מתויקים במקומות לא נכונים. במילים אחרות, סיכוי גבוה בהרבה לאובדן מידע, לבזבוז זמן יקר על ניסיון לאתר מחדש את החומרים, ושלא לדבר על כך שמסמכים רגישים יכולים להגיע לידיים בלתי רצויות. לעומת זאת, חתימה דיגיטלית מאובטחת מקנה רמה גבוהה ביותר של תוקף וודאות, בעוד המסמך עובר ישירות לתיק העובד, הלקוח, הספק, הפרויקט וכן הלאה, דבר המקטין מאוד את הסיכון לטעויות ובעיות אבטחה. וכמובן, מסמכים דיגיטליים גם לא מתקמטים ונרטבים מאיזה כוס קפה שנשפכה.
• יותר זול – לכאורה ההוצאות השנתיות על נייר אינן גבוהות במיוחד, ומסתכמות במאות או אלפי שקלים בודדים לשנה כתלות באופי הפעילות המבוצעת במשרד. עם זאת, לכך יש להוסיף את עלויות הדיו והטונרים, את הבלאי של המדפסות וצרכי התחזוקה והרכישות החדשות, את קניית הארוניות, התיקיות, החוצצים וכן הלאה. הוסיפו לכך את זמן העבודה היקר שנחסך על הסרבול של הניירת, והגעתם לחיסכון כספי משמעותי למדי. לעומת זאת, עם חתימה אלקטרונית התשלום קבוע, ידוע ונמוך בהרבה (לכל היותר 150 ₪ לחודש בחבילה הגדולה ביותר, ויש גם חבילות ב- 20 ו- 60 ₪).
• יותר נקי – כל מי שבקיא בסוגיות סביבתיות יודע שהנייר אינו חף מפשע. על מנת לייצר את כמויות הנייר הנדרשות לישראל בלבד יש לכרות מיליוני עצים בשנה. גם כשמגדלים עצים במיוחד לצרכי התעשייה יש לכך מחיר בעתודות הקרקע וביערות שניתן היה לשתול. ומעבר לכך, השלבים השונים של הפקת הנייר ושינועו כרוכים בזיהום סביבתי לא מבוטל. על כן, משרד העובר אל חתימה דיגיטלית מעלה את תרומתו הצנועה, אך החשובה, לאיכות הסביבה. ניתן לרתום את התרומה ואת ההתקדמות לתדמית של עסק ירוק ואכפתי, שהינה בעלת חשיבות הולכת וגדלה לציבור הישראלי ובעולם בכלל.
