חתימה דיגיטלית – הדרך הבטוחה לחתימה על מסמכים בתוך הארגון שלכם

בעשור השלישי של המאה ה- 21 כולם ערים לחשיבותה של אבטחת המידע. אכן, בעידן בו ידע הוא כוח ישנה חשיבות עליונה לשמירה על המידע הרגיש שנמצא בתוך הארגון מעיניים זרות, החל בטפסים הקשורים לפרטי העובדים ומשכורותיהם ועד להסכמים, רכישות ושיתופי פעולה. נושא אבטחת המידע מורכב משורה ארוכה של כלים, נהלים וצעדים, ואחד מהם הוא מעבר אל חתימה דיגיטלית בתוך הארגון.

מדוע חתימה דיגיטלית מגבירה את האבטחה?

קודם כל, חתימה דיגיטלית מגבירה את רמת האבטחה בחתימות על מסמכים מכיוון שהיא מאובטחת. אמנם, לא כל מסמך אלקטרוני שחותמים עליו הוא באמת מאובטח, אבל כשעובדים עם מערכת איזידוק אכן מדובר בחתימה דיגיטלית מאובטחת בהתאם לדרישות חוק חתימה אלקטרונית וצווי מס הכנסה. כדי לעמוד בדרישות אלו, המערכת מוסיפה לכל מסמך קובץ מתמטי מוצפן, כמעט בלתי אפשרי לפיצוח, המאפשר לוודא את זהות החותם ואת העובדה שלא בוצעו שינויים במסמך לאחר שנחתם. במילים פשוטות: חתימה דיגיטלית מאובטחת מגבירה את התוקף, המהימנות ורמת הוודאות של מסמכים העוברים בתוך הארגון ומחוצה לו.

חתימה דיגיטלית- עכשיו עוד יותר בטוח לחתום ולנהל מסמכים

מלבד האמור לעיל, חתימה דיגיטלית על מסמכים מגבירה את הביטחון בעוד מספר מישורים. ראשית, מכיוון שמדובר במערכת המבוססת על סיסמאות והרשאות, הרי שניתן להגדיר בה מי בדיוק מבין הגורמים השונים בארגון יכול להיחשף למסמך זה או אחר. שנית, יש הבדל עצום מבחינת הביטחון בין התעסקות עם מסמכים דיגיטליים ופיזיים.

מי שעבד עד כה עם מסמכים פיזיים (שזה בערך כולם, עד לפני מספר שנים) יודע היטב שניירת יוצרת בקעים בחומת האבטחה. כך למשל, אין זה נדיר שמסמכים פיזיים הולכים לאיבוד או חלילה נגנבים, מתויקים בתיקייה לא נכונה, נזרקים לפח, נשלחים כקובץ מחשב לכתובת מייל לא נכונה, וכן הלאה. לעומת זאת, עם חתימה דיגיטלית על מסמכים התהליך הרבה יותר בטוח. קודם כל כי אין סיכוי שקובץ ממוחשב יגיע לתיקיה פיזית, ארונית או תיק שלא היה אמור להיות בהם. ובנוסף, כי הקבצים החתומים עוברים מיידית ואוטומטית אל המקום שהוגדר מראש כנכון עבורם, בין אם מדובר בתיק עובד, תיק לקוח, תיק פרויקט וכיוצא בזאת.

חתימה דיגיטלית על מסמכים- לא רק בטוח, גם חסכוני ומהיר

חשוב להבין שהיתרונות של חתימה דיגיטלית על מסמכים בתוך הארגון אינה מתחילה ונגמרת בהגברת רמת האבטחה, הסדר והשליטה במסמכים. למעשה, יש להתנהלות הזו עוד קשת רחבה של יתרונות שכדאי לשים לב אליהם. כך לדוגמא, המעבר לחתימה דיגיטלית תורם לחיסכון בזמן עבודה יקר על התעסקות עם ניירת פיזית, הדפסות, סריקות, תיוקים וכן הלאה. הוא גם עוזר לחסוך בהוצאות משרדיות הקשורות להדפסות, שיכולות להגיע בקלות לאלפי שקלים בשנה. כמו כן, מערכת איזידוק מייעלת את ההתנהלות על ידי מגוון אפשרויות, כמו משלוח אוטומטי של מסמכים לנמענים ובמועדים שהוגדרו מראש, מתן התראות למועדי משלוח טפסים, סבבי חתימות מנוהלים, ועוד. ואם לא די בכך, בארגונים רבים שכבר עברו לעבודה עם חתימה דיגיטלית מדווחים על שביעות רצון גדולה בהרבה של כל הגורמים המתעסקים עם מסמכים, החל בעובדי מחלקת משאבי האנוש ועד ללקוחות ושותפים.