בחברות וארגונים שכבר אימצו והכניסו לפעילותם חתימה דיגיטלית על מסמכים, מתקשים לדמיין את החיים לפניה. אכן, מדובר בצעד משמעותי המקטין במידה רבה את השימוש בניירת פיזית, חוסך בהוצאות ובשעות עבודה, מאפשר לבצע עסקים הרבה יותר מהר ובזמינות גבוהה, מעלה את שביעות הרצון של כל המעורבים – עובדים, לקוחות, שותפים וכדומה, ואף עוזר לעסק לשמור על תדמית מתקדמת וירוקה.
יחד עם זאת, מכיוון שחתימה דיגיטלית עדיין נחשבת לתחום יחסית חדש, בעסקים רבים שטרם מכירים את יתרונותיה או אפילו מבינים בדיוק במה מדובר, עולה השאלה – האם זה מתאים גם לנו. מסיבה זו כתבנו את המאמר הבא שמסביר לאילו עסקים החתימה הדיגיטלית יכולה להתאים?
חתימה דיגיטלית- מענה חכם ונרחב
למעשה, השאלה של מאמר זה מעט מתחכמת, שכן התשובה מאוד גורפת: חתימה דיגיטלית יכולה להתאים לכל עסק באשר הוא, מכל תחום ובכל היקף פעילות. מכיוון שכך, במאמר אחד לא נוכל לסקור את כל סוגי העסקים הרלוונטיים, או אפילו את חלקם הקטן, אך נביא מספר דוגמאות כדי לסבר את האוזן:
• משרדי עורכי דין – וועדת האתיקה של רואי החשבון מאפשר לעשות שימוש בחתימה דיגיטלית בקשת רחבה של מסמכים, לרבות ייפויי כוח, הסכמי שכר טרחה, סבבי חתימות וכדומה. להתנהלות כזו, המשלבת לעיתים התוועדות מרחוק, יש יתרונות מרובים. למשל שלקוחות יכולים לחתום על טפסים ללא צורך להגיע אל המשרד, מה שכמובן הרבה יותר נוח, מהיר ויעיל. על חלק גדלו מהטפסים אפשר לחתום בכל זמן ומכל מקום, בלי עיכובים מיותרים וללא נוכחות עורך דין, והלקוחות גם לא תלויים בהימצאות ליד מכשור משרדי לצורך הדפסות, סריקות וחתימות.
• משרדי ראיית חשבון – משרדי ראיית חשבון יכולים להיעזר במערכת חתימה דיגיטלית לצורך יצירה של הסכמי שכר טרחה, דוחות רב שנתיים ושניים, ייפויי כוח ועוד. הלקוחות יכולים למלא כל שדה בטופס הדיגטלי ולחתום עליו מהנייד או מהמחשב, ללא צורך הדפסה, סריקה או תיוק ידני במשרד, ללא בעיות של נתונים חסרים או שגויים, אפשרות להוספת מסמכים וגם בצילום של הסמארפון, ותוך הקטנה משמעותית של הצורך בהקלדת נתונים אל מערכות ממוחשבות.
• חנויות – אין זה משנה אם מדובר בחנות חשמל ואלקטרוניקה, תכשיטים, צעצועים או אופנה, עם מערכת חתימה דיגיטלית ניתן להמיר כל טופס קיים במחשב לכדי טופס דיגיטלי, למשל הסכמים עם ספקים קיימים או חדשים, חיוב הרשאה מרחוק ללקוח הקונה בכמויות קבועות וכיוצא בזאת. יש לציין כי מדובר בחתימות מאובטחות העומדות בדרישות רשות המיסים וגורמים ממשלתיים נוספים, וניתן גם להוסיף את לוגו החנות על גבי המסמך לצרכים שיווקיים.
• תיווך נדל"ן – חתימה דיגיטלית מבטלת את התלות של מתווכי נדל"ן בהסכמי בלעדיות להחתמת לקוחות שרואים דירות. על כן, היא הופכת את הסוכן להרבה יותר זמין לקריאות והפתעות לאורך היום ונותנת לו יתרון חשוב. היא גם מייתרת את הצורך להחתים אנשים בקרן רחוב או חדרי מדרגות, ומבטלת כל תירוץ של לקוח שראה דירה מלחתום על ההסכם. כל זאת במסמכים המוצגים בצורה ברורה לחלוטין עם כל הפרטים בשקיפות מלאה, וניתן גם להגדילם במידת הצורך.
• משרדי פרסום – עבודה עם מערכת חתימה דיגיטלית מאפשרת למשרד פרסום להגיב במהירות בתחום דינאמי ותחרותי. וכמו כל המשרדים והעסקים שתוארו לעיל, הוא גם יכול להיעזר במערכת בשביל לנהל את תיקי העובדים, כאשר כלל הטפסים (101, חוזה העסקה, שיוכים לקופות גמל), הופכים לדיגיטליים לחלוטין. הדבר חוסך שעות עבודה רבות לאנשי משאבי האנוש ומעלה את שביעות הרצון של העובדים.
• חשבי שכר – משרדים המעניקים שירותי חשבות שכר במיקור חוץ, הופכים למעשה את כל פעילותם למקוונת. זאת באמצעות מערכת המתממשקת אל כל מערכות השכר המובילות בשוק, וללא ניירת פיזית שהולכת לאיבוד, מתויקת באופן שגוי, נרטבת או מגיעה לידיים בלתי רצויות. בנוסף, המערכת מאפשרת לראות אילו שינויים ביצע העובד בטופס ולכן נחסכים כאבי ראש ומרדפים אחר נתונים חסרים.
• בעלי מקצועות חופשיים ופרילנסרים – חתימה דיגיטלית מעניקה שורה ארוכה של יתרונות לכל בעל מקצוע חופשי או פרילנסר בשוק, עקב החל במעצב גרפי ועד לרופא. מסמכים דיגיטליים הרבה יותר נוחים ומהירים לשימוש, מקטינים הוצאות משרדיות ומחזקים תדמית מתקדמת ומקצועית.
• מפעלים – חתימה דיגיטלית על מסמכים מאפשרת למפעלים לבצע את כלל הפעולות שתוארו לעיל, ועוד רבות אחרות. כך למשל, מלבד קליטת עובדים וניהול תיקי עובדים, ניתן גם לבצע סבבי חתימות טוריים או מקבילים בצורה פשוטה וקלה, בין אם מדובר בהסכמי רכישה ובין אם באישורי הוצאות המצריכים את אישורם של מספר גורמים.
חתימה דיגיטלית- לכל חברה או ארגון
אלו היו כאמור רק מספר דוגמאות מיני רבות אחרות לעסקים שחתימה דיגיטלית מתאימה להם. למעשה, כל סוג של חברה או ארגון יכולים להפיק ממערכת איזידוק תועלת רבה, בהתאמה מדויקת לצרכיהם.
