חלק גדול מהחברות, הארגונים והעסקים כבר עברו לחתימה דיגיטלית על מסמכים בתחומי הפעילות השונים. מדובר בהתנהלות הרבה יותר חכמה וחסכונית, מהירה ויעילה מאשר שימוש בניירת הפיזית, התורמת גם לתדמית הארגון ואף לאיכות הסביבה. יחד עם זאת, לא כולם הפנימו עדיין את היתרונות של שימוש בחתימה דיגיטלית לסגירת עסקאות, ובכך יעסוק המאמר הבא.
חתימה דיגיטלית על עסקה לעומת ניירת פיזית
על מנת להבהיר את היתרונות של חתימה דיגיטלית על מסמכים לסגירת עסקאות, נסקור לרגע את הדרך המסורתית והישנה שמבוססת כמובן על ניירת פיזית. בין אם מדובר בעסקה המבוצעת מול לקוח, שותף, ספק של מוצר או שירות וכן הלאה, לאחר שההסכם מאורגן ומסודר יש כמובן להדפיסו. כעת נדרש לחתום עליו הגורם האחראי בעסק ולעיתים מספר גורמים, שלא כולם בהכרח זמינים או נמצאים במשרד. אחרי העיכובים הרגילים יש לסרוק את החוזה ולהעביר אותו לצד השני, דבר הכרוך לעיתים בהמתנה עד שיואיל בטובו להתפנות ולהגיע למשרד, או לשלוח דרך המייל.
בהנחה שבחרתם בדרך המהירה יותר ושלחתם למייל, עכשיו צריך להמתין עד שהצד השני יגיע לסביבה משרדית כדי שיוכל להדפיס את ההסכם, לחתום עליו בעצמו או להעביר לגורם האחראי בארגון, ושוב יש להמתין לעיתים עד שכמה בעלי תפקידים יתפנו לעניין זה. אחרי החתימה הצד השני גם צריך לסרוק את המסמך החתום ולשלוח לכם בחזרה, ושוב במשרד צריך להעביר את ההסכם לתיקייה הנכונה, ולעיתים גם להדפיסו על מנת לתייק באופן ידני. למי שרגיל להתבסס על ניירת פיזית התיאור שלעיל נשמע טבעי לחלוטין, ברירת המחדל, גם אם הוא ארוך ומסורבל, וכל זה עוד לפני שדיברנו על מסמכים שהתקמטו או הלכו לאיבוד בדרך. אבל חתימה דיגיטלית על מסמכים הופכת את כל התהליך הזה לנחלת העבר.
מערכת חתימה דיגיטלית- סוגרים הסכמים בקלות ובמהירות
באמצעות מערכת חתימה דיגיטלית בכלל לא צריך להדפיס את המסמך או להסתייע בניירת. כל מה שעושים הוא רק להעלות את ההסכם כקובץ למערכת, והיא כבר ממירה אותו באופן זהה ומדויק לכדי מסמך דיגיטלי תוך כמה שניות. עכשיו רק נשאר לחתום עם האצבע על מסך המגע של הנייד או עם העכבר על המחשב, ואת שלכם עשיתם. כעת אתם אומרים למערכת למי לשלוח את ההסכם – אדם אחד או מספר אנשים – והם מקבלים אותו בקישור למייל או ב– SMS לנייד.
בדיוק כמוכם, הם בכלל לא צריכים להיות בסביבת המשרד, ואין שום בעיה שיחתמו מהנייד או הטבלט מבית קפה או מחופשה בחו"ל. רק לוחצים על הקישור, חותמים, וזהו – הטופס נשלח בחזרה אליכם ונכנס אוטומטית לתיקייה שפתחתם מראש. למעשה, את כל התהליך הזה אפשר לגמור תוך דקה או פחות. הוא גם הרבה יותר מסודר בעוד המערכת מונעת טעויות מבחינת חתימה בשדות הנכונים, והוא אפילו בטוח בזכות קובץ מוצפן שהמערכת מוסיפה ושמוודא את זהות החותמים ואת העובדה שלא בוצעו במסמך שינויים לאחר החתימה.
ומה אם מעורבים בחתימה מספר אנשים? כאמור, אפשר לשלוח את ההסכם לכל כמות של אנשים (כתובות מייל), ואפשר גם להגדיר למערכת אם לנהל סבב חתימות מקביל או טורי. כידוע, ישנם הסכמים שמצריכים חתימות לפי סדר, למשל מנכ"ל, סמנכ"ל וכן הלאה. במקרה כזה מגדירים סבב חתימות טורי שבו המערכת מעבירה לגורם ב' את ההסכם רק לאחר שגורם א' חתם עליו, וכן הלאה, ודואגת שהחתימות גם יופיעו על ההסכם לפי הסדר הנדרש. אתם מוזמנים לנסות להשתמש בחתימה דיגיטלית חינם!
בשורה התחתונה, מה שנותנת חתימה דיגיטלית על הסכמים היא יעילות גבוהה פי כמה, חיסכון בזמן, יכולת להגיב במהירות לצעדים ושינויים, ולכך מצטרפים חיסכון בהוצאות, שביעות רצון גבוהה יותר של כל המעורבים, וכן תדמית של עסק הצועד עם הזמן וההתפתחויות הטכנולוגיות.
