עסקים וארגונים מכל המגזרים משקיעים מאמצים רבים בהגברת הפריון בעבודה. אין ספק שמדובר במרכיב קריטי להצלחה עסקית, אותו ניתן להשיג בדרכים רבות החל ביצירת תנאי העסקה אופטימליים, דרך גיוס של עובדים מתאימים ביותר, תהליכי הכשרה אפקטיביים ועד לימי גיבוש וכיף עבור צוותים, מתן תמריצים כמו משכורות ובונוסים וכן הלאה. יחד עם זאת, פריון בעבודה עובר גם דרך מרכיבים בסיסיים של התנהלות הארגון, כולל עבודה עם טפסים למיניהם. בשורות הבאות נסביר כיצד טפסים דיגיטליים תורמים לסוגיה החשובה הזו של פריון בעבודה, החל ברמת העובד הבודד ועד למחלקת משאבי האנוש.
פריון בעבודה ברמת העובד הבודד
תוכנת חתימה דיגיטלית הופכת את כל התהליך של קליטת עובד חדש וניהול תיק עובד ליעיל בהרבה. כבר בתחילת תהליך ההעסקה יש ליצור עבור קליטת עובד חדש טפסים כמו טופס 101, שאותם צריך להעביר לו והוא צריך למלא אותם, להדפיס, לסרוק וכן הלאה. עם מערכת חתימה דיגיטלית על מסמכים, כל המילוי והחתימה על טפסים כמו חוזה העסקה, שיוכים לקופות גמל וכדומה נעשה דרך הסמארטפון או המחשב בלבד, בלי הדפסות וסריקות ובלי ניירת פיזית.
זאת אומרת שהעובד בכלל לא צריך להגיע למחלקת משאבי האנוש ולא צריך להתנהל מולה מלבד קבלת קישור לנייד, מילוי של הטופס וחתימה עליו עם העכבר במחשב או עם האצבע על מסך המגע. מיד לאחר מכן הטופס נכנס אל תיק דיגיטלי שנפתח מבעוד מועד עבור העובד.
כמובן שההתנהלות הזו ממשיכה לכל אורך תקופת ההעסקה של והיא חוסכת בזמן עבודה יקר, כמו גם מגבירה את שביעות הרצון של העובד מהטיפול בו כחלק אינטגראלי מסביבת העבודה. אומנם ברמת העובד הבודד נראה כי מדובר בחיסכון לא משמעותי ביותר בזמן עבודה, אבל אם תכפילו את החיסכון הזה בכמות גדולה של עובדים לכל אורך שנות ההעסקה תקבלו שעות רבות מאוד שמתפנות. בכך תכפילו את שביעות הרצון של העובדים מהתנהלות טכנולוגית מתקדמת וידידותית.
פריון בעבודה במחלקת משאבי האנוש
דיווחים רבים של עסקים שעברו לניהול תיק עובד דיגיטלי, מראים כי ישנה עליה משמעותית בשביעות הרצון ובפריון של עובדי מחלקת משאבי האנוש. עבורם נחסכת הרבה מאוד התעסקות מסורבלת בעבודה עם טפסים פיזיים ובהתנהלות מול העובדים שנקלטים ומועסקים בחברה. טפסים דיגיטליים מקטינים מאוד גם את טעויות האנוש ואת הצורך לרדוף אחרי עובדים שימלאו שוב פרטים מסוימים ושימלאו מסמכים בזמן, נחסך הצורך בהזנה של נתונים אל תוך מערכות ממוחשבות, ונחסכים זמן וטרחה בניסיונות למצוא מסמכים שאבדו.
עם מערכת ניהול משאבי אנוש כזאת עובדי המחלקה מפנים לעצמם זמן יקר להתעסקות בפעולות שיותר מעניינות אותם, עם פחות חיכוכים יומיומיים, דבר המגביר גם אצלם את שביעות הרצון ואת היכולת להשקיע ממרצם בתנאי העובדים.
