עסקים וארגונים רבים עושים בשנים האחרונות צעדים משמעותיים לכיוון של התנהלות ללא נייר. אמנם תוכלו למצוא אצלם במשרדים ניירת אבל כמויות קטנות בצורה משמעותית, שאינן נדרשות עוד לצורך התעסקות כמו קליטת עובדים חדשים וניהול תיקי עובדים, התנהלות מול לקוחות, חתימה על הסכמים וכדומה.
למה בכלל להיפרד מהנייר?
יש כמה סיבות טובות להגיד שלום לניירת משרדית. קודם כל, עם כל הכבוד לניירות הם פשוט מסורבלים. תמיד צריך להדפיס ולסרוק אותם, למלא אותם בצורה ידנית, לתייק אותם בתיקיות והם נוטים להיקרע, להתבלות, להיאבד, לתפוס הרבה מקום ולעלות כסף. לעומת זאת כאשר עוברים אל טפסים דיגיטליים, האונליין הוירטואלי מחליף את הניירת הפיזית ולכך יש השפעות רבות.
משרד ללא נייר – הנה אנחנו באים!
לדוגמא הארגון, חוסך בהוצאות על רכישה של ניירת וציוד משרדי כמו דיו וטונרים. כמו כן, תהליכים רבים של קליטת עובדים עם מערכת ניהול משאבי אנוש, ובכלל של התנהלות עסקית, הופכים להרבה יותר נוחים ומהירים. ניתן לקיים אותם בכל זמן ומכל מקום, הם מצריכים הרבה פחות זמן עבודה מצד מחלקת משאבי האנוש או מחלקות אחרות בארגון, הם יותר נוחים וטובים ללקוחות ולעובדים, מגבירים את הפריון בשעות העבודה ועוד.
אם לא די בכך, יש למערכת גם תרומה משמעותית לאיכות הסביבה, מכיוון שהפקת הנייר מצריכה כריתה מסיבית של יערות, וכל תהליך הייצור והשינוע של הנייר גוזל בפני עצמו משאבים רבים וגורם לפליטה משמעותית של חומרים רעילים. לפיכך מעבר להתנהלות ללא נייר מתאימה גם לתדמית אקטואלית של עסקים "ירוקים" לצד תדמית של עסק הצועד עם הטכנולוגיה והזמן.
משרד ללא נייר – למי זה מתאים?
כאמור, בעסקים וארגונים רבים כבר עשו את הצעד המתבקש לקראת משרד ללא נייר, או כמעט ללא נייר. אכן, יתרונותיה של חתימה דיגיטלית ניכרים בעסקים מכל התחומים, ויש גם יתרונות ספציפיים. למשל, במשרדי ראיית חשבון והנהלת חשבונות נחסכים המון זמן והתעסקות על הקלדת נתונים למערכות ממוחשבות. בחברות עם תחלופת עובדים גדולה נחסך המון זמן על תהליכי גיוס וקליטה. במשרדים המעסיקים סוכנים בשטח מתקבל מענה הרבה יותר מהיר ללקוחות. בחברות המעוניינות להדגיש תדמית ירוקה וטכנולוגית מתחזק המיתוג הרצוי. במשרדי עורכי דין וסוכנויות ביטוח ניתן לתת מענה לקשת רחבה של פרוצדורות מרחוק. אלו רק מקצת הדוגמאות של משרד ללא נייר בתחומי פעילות שונים, וישנן עוד רבות אחרות.
הרבה יותר פשוט ממה שזה נשמע
אם אתם עדיין לא משתמשים במערכת חתימה דיגיטלית על מסמכים יכול להיות שכל מה שאמרנו לעיל נשמע קצת מוזר. נכון, אנשים ובעלי עסקים מתרגלים לעבוד על טייס אוטומטי ואוהבים את מה שמוכר ושגרתי, לרבות הניירת, לכן המעבר לאמצעי טכנולוגי וביצוע שינויים יכול להיות מעט מאיים. יחד עם זאת, חשוב שתבינו שהעבודה עם מערכת חתימה דיגיטלית למסמכים הרבה יותר פשוטה מהתעסקות עם ניירת וכמעט לא מצריכה תקופת הסתגלות.
למעשה, כל מה שאתם צריכים לעשות בשביל להשתמש בחתימה דיגיטלית הוא רק להעלות אל מערכת EASYDOC טפסים שיש לכם כרגע על המחשבים, כאשר הם בפורמט של וורד או PDF. המערכת שלנו תמיר בתוך שניות ספורות כל טופס כזה לכדי טופס דיגיטלי שזהה בדיוק לטופס המקורי. כמו כן תוכלו בכל עת לבצע שינויים בטפסים שיצרתם וליצור טפסים חדשים, והכל בצורה הכי ידידותית שאפשר לבקש לרבות טפסים דיגיטליים בפריוריטי.
מכאן והלאה השימוש הוא פשוט מאוד. אתם למשל יכולים לפתוח תיק עובד דיגיטלי על המחשבים ובמערכות שלכם ואילו מערכת EASYDOC תדאג לכך שכל טופס חתום יועבר ישירות אל תיק עובד שהגדרתם. המשלוח של טפסים אלו גם הוא פשוט מאוד ונעשה על ידי הקלקה אחת שיוצרת משלוח טפסים מקוונים לכל כמות של עובדים, שמקבלים אותם אל המייל או אל הנייד במסרון. המערכת גם יודעת לתת התראות לגבי מועדים למשלוח של טפסים מסוימים כמו טופס 101 דיגיטלי, ואף יודעת לשלוח בעצמה טפסים לפי מועדים שהוגדרו מראש.
בשורה התחתונה, המעבר להתנהלות עסקית ללא נייר לא רק תורמת לכם במישורים רבים ועוזרת לסביבה, אלא גם הרבה יותר נוחה, קלה וידידותית מאשר ההתעסקות המסורבלת בניירת.
