מחלקת משאבי אנוש במפעל עוסקת בקביעות בניהול תיקי עובדים, וכמו בתחומים רבים נוספים גם כאן ישנו שינוי משמעותי לכיוון של אוטומציה ודיגיטציה. לפיכך קליטת עובד חדש ובכלל ניהול תיק עובד לאורך תקופת ההעסקה כבר אינם חייבים להסתמך בימינו על טפסים פיזיים של ניירת, וניתן בהחלט לעבור אל מערכת חתימה דיגיטלית על מסמכים. זאת אומרת טפסים מקוונים שנחתמים על ידי העובדים מרחוק ולאחר מכן נשמרים ומנוהלים על ידי מערכת איזידוק.
מה נותנת המערכת למפעלים
עם המערכת שלנו תוכלו לבצע ניהול תיקי עובדים הנקלטים המפעל ללא צורך בטפסים פיזיים להחתמה ידנית. למערכת תוכלו להזין כל טופס או מסמך שיש לבצע עליו חתימת עובדים בפורמט וורד או פי.די.אף ובתוך שניות ספורות הוא יהפוך לכדי טופס מקוון, למשל טופס 101 מקוון, טופס 106 ועוד. עכשיו רק שולחים את הטופס אל העובד ב- SMS או במייל והוא יכול למלא את השדות הרלוונטיים ולבצע חתימה. ניתן לבצע את המילוי מכל מכשיר נייד או מחשב אישי ולחתום במחשב עם העכבר או בנייד עם האצבע על מסך המגע.
המשמעות היא שאפשר לבצע תהליך קליטת עובדים שלם ללא מגע, תוך שליחה של רצף מסמכים לצורך קליטה של עובד במפעל בעזרת לינק שעובר לנייד. לאחר מכן העובד עושה את הרישום בצורה עצמאית בהתאם להגדרות שלכם. למשל אפשר לשלוח לו למילוי וחתימה טופס 101 דיגיטלי, חוזה העסקה, שיוך לקופת גמל, החתמה על ציוד וכדומה. התנהלות זו תורמת רבות לייעול תהליך הקליטה במפעל ומייתרת את השימוש בניירות, מדפסות, סורקים ופקסים על כל המשתמע מכך לגבי חיסכון בכסף וחיסכון בזמן של אנשי מחלקת משאבי האנוש.
ניהול שלם של תיקי העובדים
מערכת חתימה דיגיטלית למסמכים מבית איזידוק מאפשרת לבצע ניהול שלם של תיקי עובדים מאלף ועד תו באופן התורם לשיפור הארגון והסדר. קודם כל, כאשר עובדים עם טפסים דיגיטליים מקטינים בצורה דרמטית את כמות הטפסים שאובדים, מתוייקים במקום שגוי או נקרעים, ולכן גם השליפה נוחה ומהירה בהרבה. יותר מכך, המערכת שמתחברת אל תוכנות שכר מובילות במשק גם שולחת בצורה אוטומטית מסמכים לחתימה חוזרת מידי שנה ולפי הצורך, כגון טופס 101 מקוון.
הטפסים מגיעים למחלקת משאבי האנוש של המפעל כאשר הם מלאים וחתומים, ישירות אל תוך תיק העובד, כולל כל האישורים הנלווים כמו צילום של תעודת זהות ורישיון נהיגה, שאותם אפשר להוסיף פשוט על ידי צילום דרך הסמארטפון. לפיכך יש בידי המחלקה תמונת מצב נכונה ואמינה בזמן אמת לגבי מכלול תהליכי הקליטה וההעסקה במפעל.
המסמכים עצמם שמורים ברמה גבוהה של אבטחת מידע בענן לצורך מניעת מקרים של זליגת מידע אישי לעיניים בלתי רצויות. כמו כן ניהול תיק עובד אונליין חוסר שטחי אחסון הנדרשים לתיקיות פיזיות, ומאפשר סנכרון נכון ויעיל בין כל הגורמים הרלוונטיים בארגון כגון משאבי אנוש, הנהלת חשבונות, חשב שכר, רואה חשבון וכדומה, תוך הקטנה משמעותית של אי הבנות וטעויות.
