כל עסק וכל חברה באשר הם מבססים את פעילותם על מסמכים מסוגים רבים, בין אם מדובר במסמכים הנשלחים לחתימה של לקוחות, מסמכים עם הצעות מחיר, טפסים הקשורים לעובדי העסק, התקשרויות עם שותפים וספקים, וכן הלאה. עד לפני מספר שנים, כל הטפסים האלו היו כרוכים בשלב זה או אחר במעבר לניירת פיזית, אבל כיום ניתן לבצע חתימה על מסמכים בלי שום נייר – כולל כמובן החתימה העצמית.
במה בעצם מדובר?
אמנם, מחשבים וקבצים דיגיטליים מלווים אותנו מזה שנים, ויש לעסק לא מעט טפסים ששמורים על המחשב. אך כאשר צריך לשלוח טופס או מסמך לגורם מסוים, בשלב זה או אחר הוא חייב לעבור לניירת פיזית ולו לצרכי החתימה. השינוי הגדול הוא אם כן חתימה דיגיטלית על מסמכים וצריך להסביר במה מדובר. הכוונה היא שמעבירים מסמך וורד או PDF לכדי טופס מקוון בעזרת מערכת איזידוק שעושה זאת תוך שניות ספורות. לאחר מכן תוכלו לחתום על המסמך באמצעות העכבר של המחשב או עם האצבע על מסך המגע של הסמארטפון, הטאבלט וכדומה. בתוך כך, המערכת מוסיפה קוד מוצפן ייחודי לכם שמבטיח לצד השני שאתם באמת מי שחתם על המסמך, ומבטיח לשניכם שמסמך לא שונה לאחר שחתמתם עליו כלומר שהחתימה הדיגיטלית מאובטחת.
ולמה זה טוב?
קודם כל, חתימה דיגיטלית לוקחת אתכם עוד צעד החוצה מעידן הנייר, על כל המשתמע מכך מבחינת החיסכון בהוצאות על ניירת וציוד משרדי, ציוד ושטח אפסון, וכמובן כל הטרחה הכרוכה בהדפסות, סריקות וכן הלאה. שנית, ההתנהלות הזו מאפשרת לכם לשלוח טפסים מקוונים מכל מקום ובכל זמן. אתם לא צריכים להיות מול המחשב במשרד או בבית, ואין שום צורך במדפסת, סורק או פקס. אפשר למשל לשבת מול לקוח או ספק בבית קפה, לסכם את הפרטים, לשלוף את הנייד ולחתום על הטופס שמייד עובר לנייד או למייל שלו. למעשה, אתם בכלל לא צריכים להיפגש איתו. אולי אתם בחופשה או בחו"ל, או סתם מחוץ למשרד כרגע – פשוט חותמים עם הנייד וגמרנו.
ומה עוד זה נותן לכם? חוץ מהחיסכון על מדפסות, טונרים, ניירות, מעטפות, בולים וכן הלאה, אתם גם חוסכים הרבה זמן שהולך על התעסקות. סגרתם עסקה או הסכם התקשרות? הלקוח או הספק מייד יכול לקבל את המסמך בלי להמתין. יתר על כן, אתם יכולים להגדיר שמסמך שחתמתם עליו יישלח אוטומטית לכמות גדולה של נמענים, ואם מדובר בטופס הכולל שדות מסוימים שגם הצד השני צריך למלא – אין בעיה – המערכת תוסיף אותם וכמובן גם תאפשר במידת הצורך חתימה של הצד השני. בלי עטים ובלי ניירות, מהר ופשוט.
ואם כל זה לא מספיק, הוסיפו לחיסכון בזמן ובכסף, בטרחה ובזמן העבודה, את העובדה שאתם תורמים לאיכות הסביבה ואת התדמית החשובה של מי שמתקדמים עם הטכנולוגיה והזמן.
