אם אתה קורא את השורות האלה בוודאי ברור לך שקיימת אפשרות להסב מסמכים שבדרך כלל נמצאים על ניירת פיזית לכדי מסמכים דיגיטליים. יחד עם זאת, כנראה לא ברור לך מה זה בדיוק אומר, כיצד התהליך מתבצע, מה נדרש ממך ומה בעצם היתרון שבכל זה. בשורות הבאות נביא את התשובות לשאלות אלו באופן ברור ופשוט.
איך מסבים מסמכים לדיגיטל?
את טפסי הניירת שלך אתה בוודאי מכיר היטב – למשל חוזה העסקה לעובד, טופס שיוכים לקופות גמל, טופס 101 או 106. אם אתה בעל משרד עורכי דין מוכרים לך טפסים כמו הסכמי שכר טרחה, הצעות מחיר שאתה שולח ללקוחות, טפסים שעליך להגיש לרשות המיסים, ייפויי כוח כאלו ואחרים, וכן תצהירים שונים שעליך לאמת עבור הלקוחות. מאידך, רואה חשבון מכיר גם הוא את ייפוי הכוח מול רשות המיסים, את הסכמי שכר הטרחה, ואת שלל הטפסים והדוחות שיש להגיש לרשות המיסים. וכך זה ממשיך לגבי כל ארגון ועסק.
אז הרעיון של הסבת מסמכים לדיגיטל אומר בפשטות שהניירת הפיזית הופכת לקובץ דיגיטלי. מבחינתך, זה אומר שאתה בוחר כל מסמך שאתה רוצה להמיר לדיגיטלי ולעבודה מקוונת, ומעלה אותו למערכת easydoc כשהוא בפורמט וורד או PDF. המערכת שלנו יודעת להפוך כל מסמך כזה לדיגיטלי בתוך פחות מעשר שניות, כלומר לטופס חכם מקוון שעליו אפשר לחתום בחתימה דיגיטלית. תיכף נסביר מה זה נותן לך, אבל לפני זה נבהיר שמאחורי ההמרה עומד כמובן תהליך ממוחשב חכם, סוג של סריקה היוצרת מסמך זהה למקור עם תוכנה לזיהוי טקסט, וכן הוספה בהמשך של צופן ייחודי לך ההופך את המסמך למאובטח ולכן עומד בדרישות רשות המיסים ורשויות ממשלתיות אחרות.
יתר על כן, המערכת גם יודעת ליצור טופס חכם המעביר את הממלא אותו סעיף אחר סעיף באופן הדרגתי, דבר המונע אי השלמת פרטים. היא גם יודעת לפתוח את הסעיפים הרלוונטיים ולסגור את הבלתי רלוונטיים, למשל בטופס 101 אם העובד מסמן שהוא נשוי נפתח בהמשך סעיף פרטי בן הזוג, ואם הוא מסמן שהוא רווק הסעיף הזה לא ייפתח.
אז מהצד שלנו מתבצע תהליך ממוחשב די מורכב, אבל מהצד שלך הוא לוקח שניות בודדות. כל מה שצריך לעשות הוא רק להעלות את הקובץ המבוקש, ובהמשך תוכל להגדיר בדיוק אל מי המסמכים יישלחו ואיפה צריך לחתום. מכאן והלאה המערכת תישלח את המסמכים לחתימה לנייד של העובד, הלקוח או הספק או לדואר האלקטרוני שלו, ולאחר המילוי הוא יחתום עם העכבר במחשב או עם האצבע על מסך המגע של הסמארטפון, ויצרך כל אישור ומסמך נלווה.
וזה נותן לך המון
רק תחשוב על זה: הסבת מסמכים לדיגיטלים מעבירה אותך מעידן הנייר לעידן המקוון. אתה לא רק מתקדם עם הזמן, שומר על תדמית טובה ותורם לאיכות הסביבה, אלא גם חוסך המון זמן עבודה, טעויות אנוש, אובדן מסמכים, בלגן בתיקיות, הוצאות על ניירת וציוד משרדי, מקום בעסק שכרגע משמש לאפסון, מגביר את רמת האבטחה, ותורם רבות לשביעות רצון הלקוחות, העובדים והשותפים שלך.
