תקופת החגים הסתיימה זה עתה ושנה חדשה החלה, אמנם לא מבחינת רשויות המס אבל כן עבור העם היהודי. זוהי תקופה שבה בעסקים רבים מבצעים עצירה קטנה לצורך מנוחה, איסוף כוחות והתבוננות על מה שהיה ועל מה שיהיה. או במילים אחרות, היכן אנו יכולים להשתפר ולהתקדם, להתייעל ולהגדיל את הרווחיות והפריון בעסק. את היעדים האלו כל עסק משיג בדרכיו ולפי אופיו ופעילותו, אבל אחת האפשרויות היותר זמינות ומתבקשות שמתאימות לכל מהגזרים והיקפי הפעילות – היא לעבוד עם מערכת ניהול עובדים כמו EasyDoc. מדוע היא כה חשובה ומשמעותית לעסקים? בואו ניקח למשל את טופס 101.
הגיע הזמן להשתנות – למלא טופס 101 ביעילות
טופס 101 נמנה על המסמכים היותר מוכרים, נפוצים ובסיסיים בכל מקום תעסוקה. מדובר במסמך המהווה חלק אינטגראלי מההתנהלות מול רשות המיסים, ואותו צריך למלא כל עובד המתקבל לעבודה במקום. בתוכו ממלא העובד את פרטיו האישיים עם כלל ההיבטים הרלוונטיים שיאפשרו לחשב את משכורתו לפי נקודות זיכוי, הטבות והקלות מיסוי שהוא זכאי להן – למשל מספר הילדים, מקום המגורים וכדומה, וכן לצורך תיאומי מס. את הטופס מגישים עובדים שכירים עד שבעה ימים מהיום שבו התקבלו לעבודה במקום, או עד שבעה ימים מהיום בו קיבלו את המשכורת הראשונה. כמו כן, העובד צריך להגיש מחדש את הטופס אם התרחשו בחייו שינויים המשנים את נקודות הזיכוי, למשל אם שינה את מקום מגוריו, אם התחתן או התגרש, אם נולדו לו ילדים וכן הלאה, ובנוסף יש למלא מחדש את הטופס ולחתום עליו בכל תחילתה של שנת מס.
למלא טופס 101 לביטוח לאומי או בשביל משאבי אנוש, רשות המסים ומי שעוד צריך…
אז אנו אמנם לא נמצאים בתחילתה של שנת מס, אבל כן בתחילתה של שנה ובזמן מצוין לבצע שינויים. כן, ממש כפי שהעונות מתחלפות עכשיו גם העסק יכול לעשות את הצעד המתבקש ולעבור אל טופס 101 מקוון. בניגוד לטופסי הנייר הפיזיים שאותם הייתם מדפיסים עבור העובדים ומתייקים בתיקיות, כאן מדובר בטופס דיגיטלי מקוון. הוא פשוט יושב על המחשבים בארגון או בענן, ואפשר לשלוח אותו אל העובדים במייל או ב- SMS בלי שום צורך בהדפסה. העובד שמקבל את הטופס במחשב שלו או בסמארטפון רק צריך למלא את הפרטים הרלוונטיים, כאשר המערכת מנחה אותו במעבר מסעיף לסעיף. ואחרי שכל הפרטים מולאו רק נותר לחתום עם האצבע על מסך המגע של הנייד או עם העכבר של המחשב, והטופס יעבור אל תיקו של העובד במחשבי ארגון.
טופס 101 מקוון הינו צעד חשוב וייעיל
טופס 101 מקוון והמעבר לטפסים דיגיטליים בכלל, הוא צעד חשוב ויעיל עבור הארגון. מילוי טופס 101 הינו הכרח המציאות. עסקים וחברות בישראל אינם עוברים אלא טפסים מקוונים רק בגלל התרומה המשמעותית לאיכות הסביבה, אלא פשוט בגלל שהדבר משתלם מאוד. אם ניקח לדוגמא את ההתנהלות עם טופס 101, נראה שמה שנחסך הוא תהליך ממושך, מטריד ונתון לטעויות עם ניירת פיזית. אכן, בשיטת הנייר יש להגיע פיזית אל מחלקת משאבי האנוש, למצוא מקום פנוי למילוי הטופס או לקחת אותו לבית, לחתום עליו ולהחזיר אותו למחלקה. לחילופין, ניתן לשלוח לעובד את הטופס במייל והוא יצטרך להדפיס, למלא, לחתום, לסרוק ולשלוח בחזרה, שם יודפס שוב ויתויק על ידי עובדי הנהלת החשבונות.
מילוי טופס 101 מעולם לא היה פשוט ומהיר כ"כ!
עם טופס 101 מקוון כל התהליך הזה נחסך ולפיכך נחסך הרבה זמן והתעסקות של העובדים ואנשי המחלקה, גוברת שביעות הרצון, משתפר הפריון לשעת עבודה, נחסכות הוצאות על רכישות פיזיות שונות, נחסכות טעויות אנוש במילוי טפסים ותיוק, וקיים סנכרון מלא בין מחלקות ואנשי מקצוע לגבי התיק הממוחשב – בין אם מדובר בחשב שכר, רואה חשבון וכן הלאה. אז אם תיקחו את טופס 101 ותכפילו את היתרונות שלו בשלל הטפסים הנוספים, החל בטופס 101 ועד שיוכים לקופות הגמל, תבינו מדוע המעבר לטפסים מקוונים עם המערכת שלנו הוא צעד מצוין להתחדשות אחרי החגים.
