העידן הנוכחי מביא עימו שיפורים מהותיים התורמים להתנהלות פנים וחוץ ארגונית, בדגש על מערכות ניהול ממוחשבות ומעבר לטפסים מקוונים ללא ניירת. אחד השיפורים הללו הוא חתימה דיגיטלית על חוזים ומסמכים המאפשרת התנהלות הרבה יותר מהירה, פשוטה וחסכונית. למעשה, החתימה הדיגיטלית מהווה נדבך נחוץ ומרכזי במעבר של עסקים וארגונים להתנהלות ללא ניירת, על כל המשתמע מכך מבחינת החיסכון בהוצאות, בזמן ובכוח אדם.
את החתימה הדיגיטלית אנו כבר מכירים מחשבוניות המס, תעודות הזיכוי, קבלות ודיווחים שונים למס הכנסה. בניגוד אליה, חתימות דיגיטליות על מסמכים וחוזים, כפי שמספקת מערכת EasyDoc, אינן נדרשות להתבסס על קוד מוצפן אלא פשוט מבוצעות על ידי עובדי העסק באמצעות מחשבים או מכשירים ניידים.
כיצד מבוצעת חתימה דיגיטלית
כאמור, יש להבדיל בין חתימה דיגיטלית המבוססת על קוד מוצפן לבין חתימה של עובדים על מסמכים, כגון טופס 106, טופס 101, החתמות על ציוד, חוזה העסקה וכן הלאה. מבחינת החתימה הדיגיטלית המוצפנת, זו לא המצאה כה חדשה. כבר לפני כשני עשורים נכנס לתוקף חוק חתימה דיגיטלית ובו מוגדרים סוגי החתימות הנדרשים למסמכים שונים המוגשים למוסדות המדינה ולגורמים כמו לקוחות, ספקים וכן הלאה. בחוק הזה גם נקבעו הכללים לגבי סוגי החתימות השונים, הזהות של הגורמים המנפיקים, אמצעי ההחתמה ועוד. על פי החוק, חתימה אלקטרונית מאובטחת היא חתימה ייחודית המאפשרת זיהוי של בעל האמצעי לחתימה, מופקת באמצעי המצוי בשליטה הבלעדית של בעל החתימה, ומאפשרת לזהות שינויים שבוצעו לאחר מועד החתימה.
לעומת זאת, חתימה דיגיטלית של עובד על מסמך כשמה כן היא. לא מדובר בקוד מוצפן אלא בחתימה ממשית של העובד (או לקוח, ספק וכל אדם אחר) המקבל לידיו את המסמך, רק שבמקרה הזה התהליך כולו נעשה באופן מקוון וללא ניירות. את התהליך מתחילים בהעלאת טפסים אל מערכת EasyDocוהפיכתם למקוונים, בין אם מדובר בקובץ PDF או וורד. המערכת שלנו ממירה תוך כמה שניות את הקובץ שלכם לכדי טופס מקוון. לאחר מכן היא שולחת לפי הגדרות שלכם את הטפסים המקוונים בדוא"ל או ב- SMS אל הנמענים. עכשיו, כל מה שצריך העובד לעשות הוא רק למלא את שדות הטופס לפי הצורך, ובסוף לחתום עליו בעזרת העכבר במחשב או בעזרת האצבע במסך המגע של המכשיר הנייד.
מדוע זה כה חשוב?
על מנת להמחיש את החשיבות ניקח לדוגמא ארגון שבו מועסקים עשרות עובדים, אשר כל אחד מהם אמור לחתום בתחילת התעסוקה ולאורך השנים על שורה ארוכה של טפסים. כל עוד התהליך מול העובדים מבוצע בצורה ידנית עם ניירת פיזית, הרי שכל אחד מהם יצטרך להגיע מספר פעמים אל מחלקת משאבי האנוש כדי למלא ולחתום על המסמכים. לחילופין, הוא יוכל לשבת בבית ולקבל מהמחלקה את הטפסים בפקס או למחשב, להדפיס את המסמך, למלא אותו ולחתום עליו, לסרוק שוב, ולשלוח בחזרה את המסמך הסרוק למחלקה.
אין ספק שמדובר בתהליך מסורבל, הנידון לא פעם לבעיות טכניות ולטעויות אנוש. לעומת זאת, עם חתימה דיגיטלית וטפסים מקוונים התהליך הופך להרבה יותר מהיר ופשוט – הן עבור העובדים והן לאנשי מחלקת משאבי האנוש. בדרך זו נגמרים העיכובים והסרבולים המיותרים, נחסכות בעיות כמו תיוק שגוי של מסמכים, אין יותר אי הבנות ותסכול, והחיסכון בזמן העובדים משמעותי ביותר – שלא לדבר על החיסכון בניירת, בציוד משרדי ומיכון רלוונטי, וכמובן התרומה לאיכות הסביבה.
