קליטת עובד חדש מצריכה התגייסות מצד העסק במספר מישורים, החל בתהליך הגיוס עצמו ועד להשתלבות המוצלחת של העובד בתפקידו. על מנת שהתהליך יעבור על הצד הטוב והחלק ביותר עבור שני הצדדים (העובד והעסק), חשוב שתהיה תוכנית קליטה ברורה ומסודרת בת מספר שלבים, אשר תקנה לעובד את התמיכה לה הוא זקוק בתחילת דרך.
מקומם של הטפסים בקליטת עובד חדש
יש מספר טפסים המהווים חלק אינטגראלי בתהליך הקליטה, כגון טופס קליטת עובד, טופס 101, חוזה ההעסקה עצמו, טופס שיוכים לקופות גמל ולעיתים טפסים נוספים כגון החתמות על ציוד, טופס 116 ועוד. עד לפני מספר שנים, ההתעסקות עם הטפסים הייתה מההיבטים היותר מעיקים ומסורבלים של תהליך הקליטה, אולם כיום באמצעות טפסים דיגיטליים המצב השתפר פלאים. למען הדוגמא, נביא את טופס קליטת העובד חדש.
את טופס קליטת עובד חדש צריך למלא כל עובד המצטרף לעסק. מדובר בטופס הכולל בין היתר את שם העובד, מספר הטלפון שלו, מספר תעודת הזהות, פרטים והצהרות בנוגע למצב הבריאות, מגבלות פיזיות, תאריך תחילת העבודה, סיווג מקצועי, הצהרות נכונות הפרטים וכדומה. מעבר לכך, יש לצרף לעיתים מסמכים נלווים כגון צילום רישיון נהיגה. חלק מהפרטים ממולאים על ידי העובד, שכמובן גם חותם על הטופס, וחלק על ידי מחלקת משאבי האנוש, כאשר השדות הספציפיים יכולים להשתנות בין עסקים וארגונים.
משרד ללא נייר – העתיד כבר כאן 🙂 … לפחות חלקו!
כאמור, עד לפני מספר שנים טופס קליטת עובד חדש היה רגיל, כלומר על גבי ניירת (מישהו אמר משרד ללא נייר?), מה שהיה כרוך בהגעה למשרד או לחילופין קבלת הטופס במייל, ולאחר מכן הדפסה, מילוי ידני, חתימה, סריקה, ושוב הדפסה במחלקת משאבי אנוש ותיוק בתיקיית עובד פיזית. ואולם, חלק נכבד מהתהליך הזה נחסך כיום עם טפסים דיגיטליים. למעשה, בתור מספר שניות ניתן להמיר את טופס קליטת העובד (או כל טופס אחר הנדרש לקליטה) לכדי טופס דיגיטלי, שאותו שולחים ב –SMS או במייל לעובד בתור קישור.
כל מה שהעובד צריך לעשות הוא רק לפתוח את הקישור ולמלא על המחשב או הנייד את הפרטים, ולחתום עם העכבר או האצבע על מסך המגע, בלי צורך להדפיס. המערכת מלווה אותו שלב אחר שלב במילוי הטופס, דואגת לכפות שדות חובה ומאפשרת לצרף מסמכים. לאחר החתימה, הטופס עובר ישירות לתיקיית העובד שעל המחשב במשרד, כאשר פרטים נדרשים מוספים על ידי מחלקת משאבי האנוש.
כאמור, נדרשים עבור קליטת עובד חדש טפסים שונים וכולם יכולים להיות דיגיטליים, כמו הדוגמא שלעיל. יתר על כן, במערכת איזידוק קיים טופס 101, כך שאפילו לא צריך לבצע את ההמרה בת מספר השניות לטופס דיגיטלי. בדרך זו כל תהליך הטפסים בקליטה הופך לדיגיטלי, ללא צורך בניירות, הדפסות או תיוקים ידניים. הוא הרבה יותר מהיר, נוח וקל לעובד ולאנשי מחלקת משאבי אנוש, מונע חיכוכים מיותרים, מקטין טעויות אנוש, ועוזר לקליטה ידידותית ונעימה.
עוד כמה דברים שכדאי לדעת על קליטת עובד חדש
לצד הטפסים הדיגיטליים שהופכים את הקליטה לנוחה ומהירה בהרבה, יש עוד כמה צעדים שניתן לבצע על מנת לשפר את התמיכה בעובד החדש בתקופה הראשונה. כך למשל, כדאי לבצע עם הצוות הקיים שיחה מקדימה לקראת קליטת העובד החדש, תפקידו ואופן השתלבותו, ולמנות עובד שיהיה אחראי על חפיפה מסודרת וזמין לשאלות. כמו כן, חשוב להכין לעובד תוכנית חפיפה עם נהלים מסודרים, הנחיות לשימוש במערכות מידע ושיטות עבודה, שהמנהל הישיר יקיים איתו שיחת תיאום ציפיות ביום הראשון לעבודה. אגב, לא יזיק לתת איזו מתנה סמלית ביום הראשון, וכמובן לדאוג שתהיה לעובד החדש פינת עבודה מסודרת.
מעבר לכך, כדאי לתת לעובד זמן ללמוד את התפקיד, לאפשר לו לשאול שאלות ולא להטיל משימות מאוד מורכבות. ולבסוף, לקראת סוף שבוע העבודה הראשון חשוב לקיים שיחת משוב, שבה העובד ייתן משוב על תהליך הקליטה, יספר על השתלבותו, ואתם תעבירו את ביקורת בונה ו/או משוב חיובי.
