כידוע, טופס 101 נמנה על הטפסים הבסיסיים לצורך חישוב המס, אותו ממלאים כל העובדים בעת ההצטרפות למקום העבודה ובתחילתה של השנה האזרחית. אז כמו דברים רבים אחרים בעולם הארגוני והעסקי, כיום גם טופס 101 הוא מקוון – דיגיטלי, ולכך יש כמה יתרונות. בשורות הבאות יוסבר בכמה נקודות פשוטות כל מה שצריך לדעת על טופס 101 מקוון.
כל מה שאתם צריכים לדעת על טופס 101 מקוון
- טופס 101 מקוון הוא בדיוק אותו הטופס שמילאו העובדים לאורך השנים, רק שממלאים אותו וחותמים עליו אונליין. חוץ מזה, הכל נשאר אותו הדבר. צריך למלא את הטופס אחרי קבלת המשכורת הראשונה או כעבור שבוע מתחילת העבודה, בתחילת כל שנה אזרחית, וכשיש שינויים בנתונים אישיים המשפיעים על נקודות הזיכוי, כמו הולדת ילד או שינוי מקום מגורים. הטופס משמש את רשות המיסים כדי לקבוע את המשכורת וחבות המס בגין פטורים וזיכויים, תיאום מס מול הכנסות נוספות וכדומה.
- עד לפני זמן מה, יצירתו של טופס 101 מקוון הייתה כמו כל טופס אחר במערכת איזידוק. כלומר, העלאתו למערכת והמרתו לטופס מקוון תוך כמה שניות. עם זאת, כיום אפילו את ההמרה לא צריך לעשות, שכן טופס 101 כבר מגיע כחלק מובנה מהמערכת לכל לקוח וללא עלות.
- בפועל, המשמעות של הטופס הדיגיטלי הוא שאין שום צורך להגיע למשרד כדי לקחת אותו, למלא, לחתום ולהחזיר. גם אין צורך לשלוח אותו במייל ואחר כך להדפיס, למלא, לחתום, לסרוק, לשלוח שוב, לתייק וכן הלאה. פשוט שולחים אותו לכל עובד אחרי תחילת העסקה, או בבת אחת לכל העובדים בתחילת השנה האזרחית. הם מקבלים אותו בקישור לנייד או למייל, ויכולים למלא את הפרטים ולחתום בעכבר או באצבע על מסך המגע של הסמארטפון.
- המערכת מנחה את העובד למילוי שלם ונכון של הטופס, בעודה פותחת שדות חדשים לפי פרטים שכבר מולאו, וכופה שדות חובה שלא ניתן להתקדם בלעדיהם. היא גם יודעת לכפות הוספת אישורים ומאפשרת להוסיף גם צילומי אישורים דרך הסמארטפון.
- המשמעות של שתי הנקודות האחרונות היא שהעובדים יכולים לקבל, למלא ולחתום על הטופס מכל מקום ובכל זמן, ואינם תלויים בציוד משרדי. לכן, החתימה נעשית הרבה יותר במהירות ועם הפחתה דרסטית בטעויות אנוש, בהחסרת פרטים או מילוי שגוי, ולא צריך לרדוף אחריה שישלימו ויתקנו. כל זה עוד לפני שדיברנו על טפסים פיזיים שיכולים ללכת לאיבוד, להתקמט, להירטב וכדומה – מה שלא קורה כמובן עם טופס דיגיטלי.
- אגב, מכיוון שלא צריך לבצע תיוק ידני לטופס הזה ולטפסים נוספים של קליטת וניהול עובדים, נחסך הרבה מקום במשרד, נחסכת המון עבודה לאנשי משאבי האנוש בארגון, ונחסכות לא מעט הוצאות על ניירת וציוד משרדי.
- הטופס נכנס אוטומטית לתיק של העובד במערכת ונגיש לעיון של בעלי התפקידים הרלוונטיים, כגון חשב השכר, הנהלת החשבונות, משאבי אנוש וכדומה. הדבר מגביר את הסנכרון והפעילות היעילה בין בעלי התפקידים, ומעבר לכך איזידוק גם מתממשקת לתוכנות השכר המובילות במשק, מה שמקטין מאוד את הצורך בהקלדה של נתונים אל מערכות ממוחשבות.
האמת היא שאפילו לא צריך לשלוח את טופס 101 באיזידוק, מכיוון שניתן להגדיר במערכת משלוח אוטומטי של הטפסים בכל ראשון לינואר של השנה, או מועדים קרובים אחרים.
כמובן שטופס 101 דיגיטלי מאושר לעבודה על ידי רשות המיסים, שאם לא כן אין טעם בעבודה איתו. יחד עם זאת, אי אפשר פשוט ליצור טופס כזה באופן עצמאי בארגון כי חייבים לעבוד רק עם מערכת מאושרת על ידי רשות המיסים, כמו שלנו.
כדי שמערכת תקבל את אישור רשות המיסים, עליה לעמוד בדרישות רבות, כגון אבטחה ברמה גבוהה בהתאם לתקן חתימה אלקטרונית מאובטחת, אכיפת שדות, אכיפת דרישה לצירוף מסמכים, הקצאת סיסמא, בדיקת שלמות וכן הלאה.
הטופס עצמו נחשב למאובטח רק לאחר שהמעסיק בדק אותו ולהוסיף את החתימה הדיגיטלית שלו.
במידה ורוצים לבצע בטופס 101 מקוון שינויים לאחר שכבר נחתם, יש לשמור את הטופס הקיים (או הטפסים הקודמים), והתחיל בתהליך המילוי והחתימה מהתחלה.
