בתור מתווכי דירות אתם יודעים שישנה חשיבות גדולה לתדמית המשרד ולרושם שמותיר מתווך בשטח. אתם גם יודעים שהתחרות איננה פשוטה ולעיתים קרובות הפרטים הקטנים עושים הבדל גדול. עם מערכת חתימה דיגיטלית אתם מקבלים בדיוק את היתרון החשוב הזה, אבל היא עושה הרבה יותר מכך בעודה משפרת במידה משמעותית את ההתנהלות מול לקוחות ואת יעילות של המשרד עד לרמת המתווך הבודד בשטח.
מה שהיה פעם…
כיום מרבית הארגונים הגדולים במשק וכן חברות ועסקים רבים עובדים עם מערכת חתימה דיגיטלית על מסמכים, ואין סיבה שגם אתם לא תעשו זאת. עד כה היה מקובל שמתווכים עובדים עם ניירת פיזית עבור הסכמי בלעדיות שמחתימים עליהם לקוחות פוטנציאלים בשטח, וכן בהסכמים עם שותפים פוטנציאלים ובכלל עבור צרכים משרדיים מול המתווכים השייכים למשרד.
יחד עם זאת, המציאות מוכיחה שהעבודה השוטפת של מתווכים כרוכה בהרבה הפתעות לאורך, כאשר נכנסים טלפונים של לקוחות פוטנציאלים העוברים בסביבה. לא פעם, בדיוק ברגעים הקריטיים האלו נגמרים טפסי החתמה ונוצר הרבה לחץ, ההחתמה מתעכבת ושמה את המתווך במצבים לא נוחים. במקרה כזה, אם לא מפספסים את הלקוח, צריך לבצע את הסיור בדירה ורק לאחר מכן לשלוח טפסים בתור קבצים ממוחשבים, וישנה תלות בלקוח עד שידפיס את המסמך בבית, יחתום ויסרוק אותו, וישלח אותו בחזרה אליכם. הבעיה היא כמובן שלא כל הלקוחות ממהרים לעשות זאת, ולכך מצטרף הרבה בלגן לגבי הלקוחות שראו דירות ספציפיות, חתמו על כלל המסמכים וכדומה.
תיווך דירות במאה ה- 21
מערכת חתימה דיגיטלית על מסמכים הופכת את כל ההתנהלות הזאת לנחלת העבר. בראש ובראשונה היא מאפשרת ליצור טפסים דיגיטליים למתווכים, כאשר הנפוצים ביותר הם טופס הזמנת שירותי תיווך והסכמי בלעדיות, אך גם הסכמים מול שותפים ומתווכים במשרד. אלו בדיוק אותה מהטפסים הקיימים כרגע אצלכם במחשבים, שהמערכת שלנו ממירה לכדי טפסים דיגיטליים תוך שניות ספורות.
עם טפסים דיגיטליים מתווכים לא צריכים יותר להחתים לקוחות באופן מסורבל בחדרי מדרגות, בפינות רחוב ותחת מחסות מפני הגשם. פשוט שולחים בקליק למחשב או בנגיעה מטאבלט או סמארטפון את המסמך ללקוח, שמקבל אותו ב- SMS או במייל ורק צריך לחתום כעת עם העכבר או האצבע. ברוב המקרים ההתנהלות היא דרך הנייד ומתרחשת תוך כמה שניות של שליחת קישור וחתימה.
כעת ללקוחות כבר אין תירוצים שלא לחתום. יתרה מכך, המתווכים אינם תלויים בניירת מבחינת מקום וזמן ויכולים להגיב להפתעות היומיום באופן מיידי, והם משדרים ללקוחות שמדובר במשרד הצועד עם הזמן, מתקדם ורציני. יתר על כן עבודה כזו מגבירה את הארגון והסדר של טפסים ומסמכים בכל התנהלות משרד התיווך, מאפשרת לעקוב אחר כל נכס ולקוח מבחינת הטפסים שכבר נחתמו, למי הראו איזו דירה וכדומה. כל היתרונות "הקטנים" האלו יכולים לעשות הבדל גדול מאוד.
