סביר להניח שבעתיד חברות וארגונים יתנהלו 100% "נטול נייר". וכשיסתכלו לאחור על שנת 2022 יראו את המגמה המואצת של פרידה לשלום מניירת עקב המודעות הסביבתית והיתרונות המשמעותיים של טרנספורמציה דיגיטלית לעסקים. מייד נראה איך עושים את זה בקלות בכמה צעדים פשוטים.
מהפפירוס ועד הענן
סיפורנו מתחיל לפני כ- 7,500 שנה במצרים העתיקה, אז החלו להשתמש בניירות שהוכנו מצמח הגומא פפירוס, אך רק כעבור כ- 5,000 שנה החלו ממש לייצר נייר בסין. לאורך הדורות התפשט הנייר בעולם כשאומנים למדו לייצר אותו באופן ידני, עד שבסוף המאה ה- 18 הומצאו המכונות והוקם המפעל הראשון בצרפת. עוד המצאות חשובות בהקשר זה היו המצאת הדפוס במאה ה- 15, המחשבים המודרניים שנבנו בשנות ה- 30 וה- 40 של המאה הקודמת, ומדפסת המחשב הראשונה שיצאה לאור בשנת 1938.
בהמשך, לאורך המאה ה- 20 וה- 21 התפתחה הטכנולוגיה באופן מואץ ועימה הגיעו חידושים כמו רשת האינטרנט הגלובאלית שהחלה את דרכה בשנת 1991, הטלפון החכם הראשון של IBM בשנת 1992 ומסך המגע באייפון של אפל משנת 2007. בד בבד התפתחו גם האפליקציות למובייל שנועדו בתחילה למטרות מידע ועבודה והתרחבו עד מהרה לשירותים מבוססי מיקום, שירותי בנקאות וכדומה. עם כניסתן והתפתחותן של אפליקציות, מערכות הניהול ושירותי הענן הפכו פעולות רבות בעסקים לדיגיטליות ומקוונות. לצד היתרונות המרובים לעסקים הן גם הציגו את האפשרות להקטין משמעותית את השימוש בנייר.
טרנספורמציה דיגיטלית בעסקים
המונח "דיגיטציה" מתייחס ליצירה של עותק ממוחשב מתכנים שלפני כן היו בפורמט אחר, לרוב מידע שהיה קיים על נייר לכדי קובץ מחשב. בתוך כך, "טרנספורמציה דיגיטלית" הינה אסטרטגיה עסקית המקדמת שימוש והטמעה של פתרונות טכנולוגיים כדי ליצור הזדמנויות עסקיות, לייצר בידול ולפתור בעיות. אפשר לומר כי הטרנספורמציה הדיגיטלית החלה את דרכה אי שם בשנות ה- 80 של המאה ה- 20, עם כניסתן של מערכות ERP והעברת מסמכים אלקטרונית, במטרה להפוך תהליכים בארגונים לדיגיטליים ואינטגרטיביים. מהלך זה צבר תאוצה ככל ששולבו יותר מערכות מידע תוך וחוץ ארגוניות, ובשנות האלפיים גם תשתיות מתקדמות לאחסון, הזרמת ואינטגרציה של מידע, החל במחשוב ענן, דרך אפליקציות למובייל ועד ללמידת מכונה.
לא הכל ירוק…
חשוב לציין שלמרות ההתפתחויות המאפשרות להקטין את השימוש בנייר, לאורך העשורים האחרונים הצריכה דווקא גברה. כיום מיוצרים ברחבי העולם למעלה מ- 350 מיליון טונות נייר בשנה – בעיקר בארה"ב ובקנדה. וזוהי בעיה אקולוגית לא פשוטה. לדוגמא, רק על מנת לספק את צורכי הנייר של מדינתו הקטנה צריך לכרות מדי שנה 30 מיליון עצים! במקרה הטוב מדובר בעצים המגודלים באופן ייעודי לתעשיית הנייר שתופסים שטחים טבעיים נרחבים, ובמקרה הגרוע נכרתים יערות טבעיים בעלי תפקיד חשוב בניקוי האטמוספרה מפחמן דו חמצני ובייצור חמצן.
אבל הבעיה עוד יותר חמורה: תעשיית הנייר בעצמה מזהמת מאוד שכן בתהליך הייצור נפלטים חומרים רעילים לאטמוספרה ואותו הדבר כאשר כורתים את העצים, וכאשר מובילים אותם אל המפעל ואל הצרכנים. רבים סבורים כי בהיותו חומר טבעי הנייר דווקא עדיף לסביבה, והדבר באמת נכון בתחומים מסוימים כמו הקטנת השימוש בשקיות פלסטיק. אולם חלק גדול מהניירות אינם מגיעים או ניתנים למחזור וממילא בתהליך המחזור עצמו נפלטים מזהמים לסביבה, אז ברור שלצריכת הנייר יש השלכות אקולוגיות גדולות. מובן שלמגזר העסקי יש טביעת רגל רצינית בנושא, והבשורות הטובות הן שגוברת המודעות לסוגיות סביבתיות ולחשיבותה של תדמית "ירוקה" בקרב חברות וארגונים.
עם כל הכבוד לסביבה…
אם להיות מציאותיים, התרומה לאיכות הסביבה איננה הסיבה המרכזית לטרנספורמציה דיגיטלית בעסקים, אשר החיסכון בנייר הוא מעין "רווח משני" שלה. בראש ובראשונה השימוש במערכות המחשוב והאפליקציות לסוגיהן מוביל להתייעלות, להגדלת רווחיות ולהגברת כושר התחרות של עסקים. נושא זה לא נעלם מעיני קובעי המדיניות ומתבטא בתוכניות שונות, כגון התוכנית לקידום המחשוב בתעשייה של משרד הכלכלה. תוכנית זו מעניקה לעסקים קטנים ובינוניים מימון מיוחד בסדר גודל של עד 500,000 ₪ לקידום המחשוב והטמעה של טכנולוגיות מתקדמות במערך המכירות והשיווק, הייצור, ניהול המלאי, רכש, ספקים ועוד.
אכן, להקטנת השימוש בדפים והמעבר לדיגיטל יש תועלות ההולכות הרבה מעבר לאקולוגיה. על קצה המזלג ניתן לציין את החיסכון הגדול בהוצאות על ניירת וציוד משרדי (דיו, טונרים, מדפסות וכדומה), חיסכון עצום בזמן עבודה עקב ייעול תהליכים, וכן שיפור משמעותי של הסדר ונגישות המידע בעסק. בנוסף, המעבר מדפים לדיגיטל מקטין משמעותית את טעויות האנוש, את הטרחה והסרבול שבהתעסקות בניירת, ומאידך מגביר את רמת האבטחה של מידע רגיש ואת יכולת התגובה המהירה במשק תחרותי. מעבר לכך, המעבר מנייר לדיגיטל תורם לתדמית החברה כצועדת עם הזמן, ומשפר מאוד את שביעות הרצון של כל העוסקים במלאכה – מאנשי הנהלת החשבונות ומשאבי האנוש, ועד ללקוחות ושותפים עסקיים.
השורה התחתונה של "רשימת המכולת" הזאת היא הרבה מאוד כסף וזוהי בדיוק הסיבה שמשרד הכלכלה מנסה לדחוף עסקים קטנים ובינוניים ליישר קו עם השחקנים הגדולים. יחד עם זאת, חשוב להפנים שהקטנת השימוש בנייר איננה צעד מורכב ושבכל עסק ניתן לבצע מספר צעדים בהוצאות זניחות וללא שינויים דרסטיים בנהלי העבודה המוכרים.
אז מה אפשר לעשות כדי להיפרד מהנייר
הנה 10 צעדים די פשוטים ומעשיים שאפשר לעשות בכל עסק:
- לחתום באופן מקוון על מסמכים – יש תוכנות למחשב ולנייד כמו EASYDOC שמאפשרות להמיר בשניות כל מסמך שקיבלתם לכדי טופס דיגיטלי. זהו מסמך מקוון שאפשר למלא אותו ולחתום עליו אונליין בלי ניירת, הדפסות או סריקות. רק מעלים את המסמך שקיבלתם למערכת, חותמים עם האצבע בנייד או עם העכבר במחשב, והטופס נשלח בחזרה לשולח או לכל נמען אחר שציינתם. עם תוכנה כזו אתם כבר לא תלויים בנייר, מחשב או משרד למילוי וחתימה על מסמכים, ואפשר לעשות זאת מכל מקום במהירות רבה ובקלות.
- החתמה אונליין על מסמכים – באותו אופן ניתן להשתמש בתוכנת חתימה דיגיטלית למילוי והחתמה על מסמכי העסק – למשל טפסי קליטת עובד, טופס 101, הצעות רכש והזמנות, הסכמי קבלת שירות וכדומה. מדובר בתוכנות המפיקות מסמכים עם חתימה דיגיטלית מאובטחת (מתקבלים ברשות המיסים), שמתממשקות עם מערכות השכר והניהול הקיימות בעסק. מלבד הפסקת השימוש בניירת בטפסים נפוצים הן גם מציעות פונקציות מתקדמות, כמו סבבי חתימות מנוהלים, משלוח אוטומטי של טפסים לפי מועדים מוגדרים מראש, ועוד. אפשר להמיר בעזרתן כל מסמך שקיים בעסק לכדי טופס דיגיטלי, ואף להוסיף לו שדות חדשים, כאשר המערכת מנחה את הנמען למילוי נכון ושלם עם אפשרות להוספת אישורים – כולל בצילום ממצלמת הסמארטפון.
- תשלומים באפליקציות – אפשר להשתמש באפליקציות למובייל כמו ביט של בנק הפועלים או פייבוקס של בנק דיסקונט (שימו לב שאפליקציית PAY של בנק לאומי עומדת להיסגר במאי 2022). באמצעותן ניתן לקבל ולהעביר תשלומים בלי טופסיאדה מעייפת ותיוקים ידניים, רק שימו לב לעמלות (הנמוכות) והשתמשו באפליקציות בצורה חסכונית. מעבר לכך, ניתן להשתמש בתוכנות חתימה דיגיטלית שצוינו לעיל בשביל לשלוח הרשאות חיוב חשבון מרחוק. אז אם יש לעסק לקוחות שמבצעים הזמנות קבועות ניתן ליצור הרשאה על טופס דיגיטלי למילוי וחתימה אונליין, בלי נייר.
- חשבוניות וקבלות – כדאי להיפרד מהפנקסים ולעבור לחשבוניות דיגיטליות. יש היום לא מעט תוכנות כמו חשבונית ירוקה, YPAY, ICOUNT ואחרות שמאפשרות להוציא הצעות מחיר, הזמנות עבודה, תעודות משלוח, תעודות החזרה, חשבוניות מס/קבלה, זיכויים קבלות ועוד – הכל באופן מקוון. לצד החיסכון בנייר, התוכנות גם עושות לכם סדר בעיניים – למשל פילוח תקבולים לפי לקוחות, הכנסות והוצאות, תשלומים למע"מ, התראות על חיובים פתוחים, מסמכי ניהול שוטף, דוחות מכל הסוגים בהתאמה אישית, ועוד. כל זאת בעלויות זניחות ובלי ההוצאות והטרחה שבהזמנת פנקסים חדשים, עם משלוח אוטומטי של חשבוניות למייל שלכם ושל הלקוח, וכמובן עמידה דרישות של רשות המיסים.
- מכתבים וחשבוניות מספקים – באותו האופן אפשר לבקש מספקים לקבל מידע וחשבוניות דיגיטליות למייל. כיום אפילו רשתות המזון כבר מציעות לשלוח קבלה לנייד במקום לתת לכם נייר ביד, אז אין סיבה שלא לבקש זאת מהבנק, חברת כרטיסי האשראי, ספקים, חברות תשתית (מים, חשמל, גז, תקשורת) וכן הלאה. באמת אין סיבה להחזיק ערימות נייר מקומטות במגירות או בארוניות שתופסות מקום מיותר במשרד.
- ניהול משימות ותזכורות – במקום היומנים הפיזיים, הדפים והפתקיות שהולכים לאיבוד, אפשר לגמרי בחינם או בעלות סמלית להוריד לסמארטפון אפליקציית ניהול משימות טובה – למשל TRELLO, ANY.DO, NOTION ועוד. כל אפליקציה כזו מציגה פיצ'רים משלה – למשל ניהול משימות וצוותים, לוחות משותפים, אינטגרציה עם שירותי לוחות שנה, עם גוגל דרייב ואפליקציות של מייקרוסופט, מתן תזכורות, הצגת מידע בצורת פתקיות, גלריות, רשימות וכדומה. ובעיקר הדגש הוא על ממשקים פשוטים ואינטואיטיביים שעושים לכם סדר בעיניים.
- כרטיסי ביקור דיגיטליים – נכון שכרטיסי ביקור פיזיים לא צורכים הרבה נייר אבל זוהי רק סיבה אחת להשתמש בכרטיסי ביקור דיגיטליים. עם הכרטיס הזה כבר לא חייבים להיפגש פנים אל פנים אלא הוא יושב אצלכם על הסמארטפון ואפשר לשלוח אותו בכל זמן ומכל מקום. יותר מכרטיס זוהי פלטפורמה מתקדמת ליצירת קשר ומי שמקבל אותה לנייד/טאבלט/מחשב יכול למשל לעיין בגלריית תמונות של מוצרי העסק, לנווט אליכם עם ווייז, לצפות בסרטונים שלכם ביוטיוב, ולראות כל תוכן שיווקי אחר לצד פרטי העסק הבסיסיים. עם כרטיס דיגיטלי לא תצטרכו לחזור שוב ושוב על אותם הסברים ולמעשה אפילו לא צריך לענות לשיחות – פשוט מצרפים את הכרטיס להודעת SMS כמו "אני בישיבה". אגב, על הדרך הכרטיסים גם תורמים לקידום בגוגל.
- פלאיירים ומידע באתר – במקום להשקיע שוב ושוב כסף בהדפסת דפי מידע ופלאיירים שיווקיים, אפשר להתבסס יותר על לינקים שבאתר העסק. בניגוד לדפים הפיזיים, את המידע הזה ניתן לערוך בכל עת, לשנות את ניסוחי ההנעה לפעולה, לשדרג מחירים ומבצעים, להגיב לצעדים של מתחרים, לצבור קהלים על ידי שימוש בשפה ובתמונות נכונות, ועוד. גם כאן יש יתרון גדול מבחינת הקידום בגוגל – מנוע חיפוש שאוהב אתרים שמתחדשים.
- קורות חיים – במיוחד בארגונים גדולים המגייסים עובדים באופן תדיר, כדאי לומר למועמדים שיעבירו את קורות החיים במייל. זה חוסך בהררי נייר שהולכים ומצטברים בארוניות, ובקורות חיים שהולכים לאיבוד, מתבלגנים ומתקמטים. באותה נשימה שווה להזכיר שוב את מערכות החתימה הדיגיטלית כמו EASYDOC שמאפשרות להעביר את כל תהליך קליטת העובדים לדיגיטל בלי טפסים פיזיים (ולאחר מכן גם את כל ניהול תיקי העובדים לאורך תקופת ההעסקה).
- ארכיון דיגיטלי – ככל שמדובר בחברה יותר גדולה כך נדרש ארכיון פיזי המשתרע על פני שטח נרחב, במיוחד כשיש חומרים שצריך לשמור 7 שנים לאחור. המחיר מתבטא בעלויות ההשכרה ובאובדן שטח יקר במשרדים, שלא לדבר על הניירת המיותרת, התיוקים הידניים וכן הלאה. נכון שניתן להשתמש בארכיונים ממוחשבים על גבי דיסק קשיח אך הם בדרך כלל רק מגבים את הארכיון הפיזי ולא יכולים להחליף אותו. לעומת זאת, ארכיון דיגיטלי שיושב על שרת חיצוני יכול לייתר את הארכיון הפיזי לחלוטין, כאשר ניתן להמיר דרכו כל טופס, חשבונית או מסמך לדיגיטל בצורה מאובטחת. היתרונות הם עמידה בדרישות של רשות המיסים, שליפה נוחה עם שאילתות מידע, ניהול הרשאות ואבטחה גבוהה, ולמעשה גם אפשר לבער מסמכים פיזיים לאחר האחסון הדיגיטלי שלהם.
עולם ללא נייר?
החזון של עולם ללא נייר נשמע טוב מאוד, גם לסביבה העסקית וגם לסביבה הטבעית, אך למרות ההתקדמות ברור שעדיין יש צורך בדפים – נכון להיום. אולי נצטרך להמתין כמה שנים עד שהנייר ייעלם לגמרי מהמשרדים, אבל בינתיים אפשר לנקוט כמה צעדים של טרנספורמציה דיגיטלית – למען שדרוג העסק ובשביל כל דיירי העולם. זוהי דוגמא נהדרת לפעילות בה הרווח שלי הוא הרווח של כולם.
