כידוע, עמותות חייבות להתנהל בצורה מאורגנת ומסודרת ברמה הפיננסית ומול המתנדבים ומקבלי המשכורות, תוך עמידה בקשר עם הרשויות השונות ופיקוח שלהן. חשוב לדעת שכמו ארגונים רבים במשק גם עמותות עוברות בשנים האחרונות לעבודה עם מערכת חתימה דיגיטלית כדוגמת איזידוק, וזאת עקב שורה ארוכה של יתרונות של מערכת חתימה דיגיטלית על מסמכים לעמותה.
סיבות טובות לעבור לדיגיטלי
קודם כל חשוב לציין בישראל קיימות כמה וכמה תוכנות המאפשרות להפיק טפסים מקוונים ולהתנהל עימם. יחד עם זאת, כדאי שתדעו שאנשי הצוות של איזידוק רואים חשיבות גדולה בתרומה לסביבה, לחברה ולקהילה ומתנדבים בעצמם בעמותות בתחומים שונים. מתוך ראיית החשיבות אנו גם מציעים לעמותות את המערכת ב- 50% על השנה הראשונה וב- 30% הנחה על מחירי החבילות בהמשך הדרך. מעבר לכך, אתם מוזמנים להתנסות בחתימה דיגיטלית חינם. הנה כמה סיבות טובות לעבור אל טפסים דיגיטליים לעמותות.
חסכוני, מסודר, יעיל ונכון
עם מערכת חתימה דיגיטלית למסמכים מבית איזידוק ניתן להמיר כל מסמך מפי.די.אפ לוורד לכדי טופס מקוון שאיתו תוכלו להזדהות ולחתום מול ארגונים ורשויותף להחתים ספקי שירות וגורמים נוספים, תוך עמידה בכל הדרישות והחוקים בישראל. כל ההתנהלות עם טפסים מקוונים כאלו נעשית את אונליין בלי צורך בהדפסות ובניירת פיזית, על כל המשתמע מכך מבחינת איכות הסביבה וחיסכון בשעות עבודה ובטרחה.
בנוסף לכך המערכת שלנו מאפשרת להגדיר תהליך קליטה המותאם לצרכיכם, עם כל ההחתמות, המסמכים והתחנות עבור מתנדבים, פרילנסרים ומקבלי משכורות. אלו טפסים דיגיטליים שאתם יוצרים בתוך שניות וניתן למלא את השדות הרלוונטיים בצורה עצמאית ומדויקת תוך צירוף של כל המסמכים והאישורים הנלווים, כולל צילום שלהם במצלמת הסמארטפון.
למעשה המערכת מאפשרת ניהול תיקים דיגיטלי מתחילתו ועד סופו, כולל אפשרות לעדכון מידע על אנשי העמותה למערכת עם כל הפרטים, כמו חשבון בנק, תנאים, משכורות וכדומה. לכל מתנדב ומנהל יש אזור אישי עם התזכורות, הטפסים, החוזים והמסמכים, וכל הטפסים המקוונים שלו מתויקים ישירות באזור האישי שממנו מנוהלות פניות, השלמות מסמכים וכדומה.
ההתנהלות הזו משפרת מאוד את הסדר והארגון של תיקי עובדים וטפסים, מייעלת ומזרזת תהליכים של חתימות, חוסכת אלפי שקלים בהוצאה על ציוד משרדי וניירת, חוסכת בשעות עבודה עבור מי שמתעסק בניהול משאבי אנוש, מאפשרת ניהול חתימות ותיקים מכל מקום ובכל זמן, ומקנה גישה מהירה אל המידע הרלוונטי. כל זאת בנוסף להגברה של רמת אבטחה עבור מידע אישי ורגיש וכמובן גם תרומה משמעותית לאיכות הסביבה.
