מערכת איזידוק הינה מערכת חתימה דיגיטלית המשמשת במחלקת הנהלת חשבונות ומשאבי אנוש בארגונים רבים, כמו גם במשרדי ראיית חשבון, ייעוץ מס ועוד. מדובר במערכת המפיקה טפסים דיגיטליים המייעלים במידה רבה את ניהול תיקי עובדים ואת כל הפעילות של מחלקת הנהלת החשבונות, ובשורות הבאות נסביר מדוע.
מה המערכת עושה
קודם כל המערכת מאפשרת להמיר כל טופס הקשור לעובדים בארגון לכדי טופס מקוון. כך למשל אפשר ליצור בעזרתה טופס קליטת עובד חדש, טופס 101 דיגיטלי, טופס 106 מקוון, טופס שיוכים לקופות גמל וכן הלאה. מדובר בטפסים שניתן לשלוח אותם לעובד דרך המייל או במסרון לנייד וכל המילוי שלהם והחתימה עליהם נעשה אונליין ללא צורך בניירת או בהדפסה. בתוך כך פותחים לכל עובד תיק פרטני במערכת כאשר טפסים דיגיטליים חתומים עוברים ישירות לתיק, מגובים ונשמרים, נגישים לעיני גורמים בעלי הרשאה בלבד.
המערכת שלנו גם יודעת לשלוח התראות במועדים רלוונטיים לשליחה של טפסים דיגיטליים, למשל משלוח טופס 101 מקוון לקראת תחילת השנה החדשה, ואף לשלוח טפסים באופן אוטומטי במועדים שהוגדרו מראש. כמו כן ניתן ליצור בה ניהול של סבבי חתימות במידה ומספר גורמים בארגון צריכים לחתום על טופס מסוים, להוסיף שדות לטפסים קיימים, ועוד. היא מסונכרנת עם כל תוכנת שכר מובילה במשק ומאושרת כחוק על ידי רשות המיסים.
שורה ארוכה של יתרונות לאנשי הנהלת החשבונות
יתרון בולט של עבודה עם מערכת חתימה דיגיטלית על מסמכים איזידוק, הוא שכל תהליך ההדפסה, הסריקה, התיוק ובכלל העבודה עם ניירת פיזית כבר אינו נדרש, על כל המשתמע מכך מבחינת אנשי הנהלת החשבונות והעובדים בארגון. בנוסף, המערכת מקטינה למינימום טעויות אנוש במילוי הטפסים שכן היא מוליכה את העובד הממלא אותם בכל סעיף ומאפשרת להוסיף את האישורים הנדרשים גם בצילום עם הסמארטפון. מאידך, היא מונעת אפשרות להתקדם במילוי, חתימה ומשלוח הטופס במידה ונעשו בו שגיאות או קיימים חוסרים, ולכן לא צריך יותר לרדוף אחר עובדים ששגו במילוי וגם לא להתעסק עם טפסים שאבדו, התקמטו, תויקו בטעות בארונית כזו או אחרת וכדומה.
עם מערכת חתימה דיגיטלית למסמכים שלנו כל הטפסים הינם קריאים וברורים, בלי קושי להבין מספרים ואותיות שרשמו עובדים. גם לא צריך יותר להשקיע שעות במאמצים על הזנה של נתונים למערכות ממוחשבות, ואפשר לראות כל שינוי שבוצע בטפסים חדשים שמילאו עובדים לעומת טפסים קודמים, שנשמרים בגיבוי.
השורה התחתונה
בשורה התחתונה, מערכת איזידוק מאפשרת התנהלות פשוטה, יעילה ומהירה החוסכת הרבה טרחה וכאבי ראש לאנשי הנהלת החשבונות, וגם חוסכת הרבה הוצאות על ניירת ושאר הציוד המשרדי. היא מגבירה את האבטחה של טפסים רגישים, מקטינה טעויות אנוש, חוסכת בשעות עבודה יקרות, ומגבירה את שביעות הרצון של העובדים ואת הפריון בעבודה.
