עד לפני מספר שנים, כל ההחתמות של עובדים על מסמכים נעשו על גבי ניירת פיזית, בין אם מדובר בהסכם ההעסקה, טופס 101, טופס 106, טפסי ציוד, שיוכים לקופות גמל וכן הלאה. יחד עם זאת, בשנים המגמות ישנה מגמה ברורה של מעבר להתנהלות "ללא נייר" בעסקים, וזאת מול עובדים, לקוחות, ספקים וגורמים חיצוניים כמו בנקים ורשות המיסים. השינוי הזה מגיע כמובן בעקבות ההתקדמות הטכנולוגית, המאפשרת לשמור טפסים כקבצים דיגיטליים על שרתים ומחשבים, ולבצע פעולות כמו מילוי טפסים, חתימה ומשלוח שלהם אונליין. בשורות הבאות נתמקד בנושא של החתמת עובדים על מסמכים באופן מקוון, והיתרונות המגולמים בהתנהלות כזו.
איך בכלל מתבצעת החתמה אונליין?
חתימה על מסמכים אונליין מתחילה בהעברת של מסמכים לפורמט דיגיטלי המאפשר משלוח. זאת אומרת שאם יש לך טפסים בוורד או ב- PDF מערכת איזידוק מעבירה אותם תוך שניות בודדות לטופס דיגיטלי שניתן לשלוח, למלא ולחתום עליו. בשלב הבא אתה שולח את הטופס הרלוונטי לעובד באמצעות המערכת, בין אם למחשב דרך המייל או לטלפון הנייד שלו בהודעת SMS. יש לציין כי בעבודה עם המערכת שלנו גם תקבל התראות לגבי מועדים מתקרבים לשליחת מסמכים, וכן תוכל להגדיר משלוח אוטומטי – למשל לקראת סוף השנה, ובהתאמה אישית לכל עובד.
כאשר העובד מקבל את ההודעה הוא לוחץ על קישור ונכנס לטופס המקוון. אם יש צורך למלא או לשנות פרטים בטופס הוא עושה זאת בקלות, כאשר המערכת מעבירה אותו בין הסעיפים ומונעת טעויות. לבסוף, כל שנשאר לעשות הוא לחתום את שמו באמצעות העכבר של המחשב או בעזרת האצבע על מסך המגע. וזהו – עכשיו הטופס עובר אוטומטית אל התיק שלו במערכת ופתוח לצפייה וביצוע שינויים לעיני מורשים בלבד.
מהם היתרונות של החתמה אונליין?
בהשוואה להחתמות הידניות, חתימה על טפסים מקוונים מספקת מספר יתרונות מהותיים:
- החתמה אונליין מייתרת למעשה את התהליך המסורבל והמטריח של הדפסת הניירת, סריקתה, מילוי ידני, תיוק פיזי וכן הלאה. התהליך הופך להיות הרבה יותר פשוט, מהיר ויעיל וחוסך טרחה לעובד ולאנשי מחלקת משאבי האנוש. לצד הגברת שביעות הרצון של כל המעורבים, נחסכות גם שעות עבודה יקרות וגדל הפריון.
- החתמות אונליין מאפשרות לך לעשות את המהלך המתבקש של עסק "ללא נייר". המשמעות ברורה: ככל שקטן השימוש בנייר כן קטן הצורך בהוצאות על רכישת הניירת וכל הציוד הנלווה כגון מדפסות, סורקים, פקסים, ארוניות, שידות וכיוצא בזאת.
- גם רמת האבטחה של החתמות אונליין גבוהה יותר מזו של ניירת פיזית. ראשית, אל כל טופס מוחתם מצורף אוטומטית קוד מוצפן המאפשר לאמת את זהות החותם ואת העובדה שהפרטים בטופס לא שונו לאחר החתימה על ידי גורמים בלתי מורשים. המשמעות היא שטפסים אלו גם מקובלים על ידי הרשויות הרלוונטיות, לרבות רשות המיסים וניתן להמשיך להתנהל מולן אונליין.
- באותו הקשר, ההתנהלות אונליין חוסכת טעויות אנוש שנעשות בתום לב, למשל תיוק מוטעה של הטופס, הגעתו לידיים לא נכונות, אובדן של טפסים, מילוי שגוי של הפרטים או שינויים על ידי גורמים לא מורשים. מלבד החיסכון בשעות עבודה שמתבזבזות על נושאים אלו, אתה גם מקבל ביטחון והוכחות מול עובדים הטוענים כי לא עומדים במה שסוכם עימם, שזכויותיהם נפגעו וכן הלאה – כי הכל רשום, מאובטח ושמור באופן מסודר ומאורגן.
- המעבר אל החתמה אונליין גם משדרת לעובדים שלך שהעסק יודע להשתנות, להתחדש ולהתקדם עם הזמן, לא דינוזאור שתקוע בעידן הניירת הפיזית. לכך מצטרפת כמובן התרומה שלך לאיכות הסביבה עקב החיסכון בנייר, שאותה תוכל גם לרתום לצרכים שיווקיים.
כל זאת עוד לפני שדיברנו על העבודה, במערכת ניהול תיק עובד דיגיטלי איזידוק, המעניקה עוד הרבה יתרונות משמעותיים לצד ההחתמות אונליין. על יתרונות המערכת אתה מוזמן לקרוא באתר.
