המשמעות של חתימה דיגיטלית היא שהגיע הסוף להתעסקות בניירת. מעתה והלאה, כל טופס שהיה על המחשב ניתן להמרה בתוך שניות ספורות לכדי טופס מקוון, שניתן למלא את השדות שלו ולחתום עליו אונליין – בלי הדפסות, סריקות, תיוקים ידניים וכדומה. אז אילו טפסים כדאי להפוך לדיגיטליים בעסק או בארגון? על כך במאמר הבא.
חתימה דיגיטלית על מסמכים מגוונים
למעשה, טפסים דיגיטליים יכולים להתאים לכל סוג של מסמך או טופס הדורש מילוי או חתימה. טפסים אלו מקנים יתרונות משמעותיים ובהם חיסכון בשעות עבודה, בהוצאות משרדיות ובטעויות אנוש, הגדלת הפריון בעבודה, תרומה לאיכות הסביבה, שיפור שביעות הרצון של עובדים, לקוחות וכל גורם המעורב בהם, וישנם יתרונות נוספים.
לדוגמא, חתימה דיגיטלית על מסמכים בהחלט כדאי להוסיף לכל סוגי הטפסים הקשורים בקליטה של עובדים חדשים, כגון טופס 101, טופס 106, טופס שיוכים לקופות גמל, החתמות על ציוד, ועד לחוזה ההעסקה. כאשר עובדים עם טפסים מקוונים כאלו אין עוד צורך לקרוא לעובד למשרד, והעובד לא צריך להדפיס, לסרוק, למלא ולחתום ידנית, לשלוח וכן הלאה – עד האפסון הסופי באיזו ארונית במשרד. העובד יכול למלא אותם מכל מקום ובכל זמן, ללא תלות בקרבה לציוד משרדי, הוא יכול להוסיף אישורים נלווים גם בצילום מהסמארטפון, ולאנשי מחלקת משאבי האנוש והנהלת החשבונות נחסכת המון התעסקות מונוטונית ושואבת שעות.
כידוע, טפסים אלו אינם נדרשים רק לצורך קליטת עובדים, ולמעשה כדאי להמיר לדיגיטל את כל הטפסים הקשורים לניהול העובדים לאורך תקופת העסקתם.
אילו עוד טפסים דיגיטליים קיימים?
כאמור, ניתן להמיר כל טופס לדיגיטלי, כולל מסמכים הקשורים להתקשרות עם לקוחות וספקים. למשל, עורכי דין יכולים להמיר לדיגיטל הסכמי קבלת שירות, תצהירים, ייפויי כוח וכל מסמך אחר המצריך מילוי טפסים וחתימה, ואילו רואה חשבון יכול להפוך לדיגיטליים הסכמי שכר טרחה, ייפוי כוח מול רשות המיסים. העבודה עם טפסים אלו מאפשרת לחזק את המגמה של מתן שירותים אונליין, החל בהתוועדות מרחוק ועד לשליחה של חשבוניות, נתוני שכר וכדומה, תוך חיסכון משמעותי בזמן הקלדת נתונים למערכות ממוחשבות.
בנוסף, טפסים דיגיטליים יכולים לשמש לצורך בניית הרשאות לחיוב מרחוק ללקוחות המשלמים סכומים קבועים מדי חודש, הם יכולים לשמש לצורך הסכמי בלעדיות (כגון אצל מתווכי נדל"ן), ומול ספקים. מבחינת הספקים, אפשר להפוך הסכמי רכש ואישורי הוצאות לדיגיטליים, לצרכים חוץ ופנים ארגוניים, ואף קיימת אפשרות לסבבי חתימות מנוהלים. למשל, אם חוזה רכש מסוים נדרש לאישור של מנהל מחלקה, מנהל רכש, סמנכ"ל כספים וכן הלאה, ניתן לשלוח בו זמנית את הטופס לכולם, ואף ניתן להגדיר סבב חתימות טורי – שבו רק לאחר שגורם א' מאשר עובר הטופס לאישורו של גורם ב' וכן הלאה.
חתימה דיגיטלית למסמכים עסקיים ואישיים
מלבד האמור לעיל, ניתן להוסיף חתימה דיגיטלית לשורה ארוכה של מסמכים נוספים. כך למשל, עסקים יכולים להמיר לדיגיטל הסכמי שיתוף פעולה עם גורמים אחרים, הסכמים לקבלת שירותים במיקור חוץ או עם פרילאנסרים וכדומה. אנשים פרטיים יכולים למשל להמיר לדיגיטל הסכמי השכרת דירה, טפסים הקשורים להתנהלות מול חברת הביטוח או הבנק, וכן הלאה.
לבסוף, ראוי לציין כי עם מערכת איזידוק קיימת גם אפשרות של חתימה דיגיטלית חינם. זאת, על מנת שתוכלו לנסות את ההמרה לדיגיטל במספר מסמכים ולהתרשם מיתרונותיה – בין אם אתם בעלי עסק או אנשים פרטיים.
