מערכת טפסים דיגיטלית מבית איזידוק מאפשרת להמיר כל מסמך או טופס מ- PDF או וורד לכדי טופס מקוון, ומכאן והלאה לעשות בו שימוש מול עובדים, לקוחות, שותפים ועוד. מערכת זו מעניקה לעסקים וארגונים יתרונות מרובים, כאשר אחד הבולטים שבהם הוא חיסכון בכסף. כפי שנראה מיד החיסכון מגיע הן מהקטנת הוצאות ישירות והן מהגברת היעילות בפעילויות נוספות.
חוסכים לא מעט כסף
כמובן שלא נוכל לתת במאמר זה הערכה מדויקת לגבי החיסכון שניתן להשיג עם מערכת חתימה דיגיטלית, מהסיבה הפשוטה שבכל עסק קיימים הוצאות, היקפי ומאפייני פעילות שונים. יחד עם זאת, נוכל להסביר לכם כיצד העבודה עם טפסים מקוונים חוסכת כסף בערוצים השונים ואתם כבר תעשו את החישוב בעצמכם.
אז קודם כל ברור שהמערכת חוסכת בהוצאות ישירות. הכוונה היא להוצאות על ציוד משרדי כמו ניירת פיזית, מדפסות, סורקים, דיו וטונרים, שבמשרד ממוצע בהחלט יכולים להגיע לאלפי שקלים בשנה. זאת עוד לפני שהבאנו בחשבון תקלות בציוד משרדי המצריכות תיקון ותשלומים לבעלי מקצוע, נסיעות לצרכי רכש וכן הלאה. החיסכון הזה נוצר מכיוון שהעבודה עם טפסים דיגיטליים אינה מצריכה הדפסה או סריקה של מסמכים, שכן הכל מבוצע אונליין דרך מחשבים ומכשירים ניידים, כאשר הטפסים והמסמכים נשמרים בענן או על מחשבי ושרתי העסק.
חיסכון עקיף וגדול בהוצאות
חיסכון עוד יותר גדול שקשה לכמת אותו מושג באופן עקיף בשעות העבודה. אפילו אם ניקח פעולה פשוטה כמו משלוח טופס 101 מקוון לעובד שנקלט בארגון או מסיים שנה, נראה כי מערכת חתימה דיגיטלית חוסכת את כל השלבים של הדפסה, סריקה, העברה ידנית למשרד, תיוק בארוניות וכדומה. מדובר בתהליך הרבה יותר קצר ומהיר שגם חוסך טעויות במילוי טפסים והשמטת אישורים נלווים, ולכן נחסך זמן עבודה יקר גם לעובדים ובעיקר לאנשי מחלקת משאבי האנוש והנהלת החשבונות.
אכן, בארגונים רבים שעובדים עם חתימה דיגיטלית למסמכים רואים חיסכון גדול בשעות עבודה והגברה של שביעות הרצון והפריון, בדגש על מחלקת משאבי האנוש. יש לציין כי לעיתים עקב השיפור המשמעותי ביעילות עבודת המחלקה, ניתן לצמצם היקפי משרות ולהפנות עובדים למשימות אחרות.
מהצד השני, העבודה עם מערכת EASYDOC כרוכה בעלויות מינימליות ואינה צריכה אתכם לרכוש ציוד משרדי או מכשור מיוחד, לשלוח עובדים לקורסים והכשרות וכן הלאה. אם לא די בכך, החיסכון הכספי הוא רק אחד היתרונות או התוצאות של עבודה עם מערכת המגבירה את הסדר והארגון בכל הקשור אל ניהול תיקי עובדים, משפרת את רמת האבטחה ואף תורמת לתדמית החברה.
