חתימה דיגיטלית על מסמכים היא לא רק טרנד עכשווי; היא מהווה כלי חשוב לפשט ולהאיץ את תהליכי העבודה בעסק. באמצעות חתימה דיגיטלית, עסקים יכולים לחסוך זמן וכסף, ובמקביל להבטיח אבטחת מידע גבוהה ויעילות מקסימלית.
תהליך חתימה דיגיטלית יעיל ופשוט
חתימה דיגיטלית על מסמכים מבוססת על תהליך מהיר ופשוט המורכב ממספר שלבים בסיסיים:
- העלאת מסמך: תהליך החתימה הדיגיטלית מתחיל בהעלאת המסמך לרשת. מערכת EasyDoc מאפשרת להעלות מסמכים בפורמטים של Word ו-PDF בקלות ובמהירות.
- הגדרה פשוטה: לאחר העלאת המסמך, ניתן להגדיר בקלות למי המסמכים ישלחו והיכן יש לחתום. המערכת מציעה אפשרות להגדיר חתימה במקביל או לפי היררכיה, בהתאם לצרכי העסק.
- שליחת המסמך: המסמכים נשלחים אוטומטית לחתימה לכתובת הדוא”ל או לנייד של האדם המתבקש לחתום.
- קבלת מסמך חתום: החתימה מתבצעת ישירות מהנייד של החותם, והמסמך החתום חוזר ישירות אליך.
- קבלת חתימה ברגע: מהירות התגובה מרשימה מאוד – 84% מהמסמכים נחתמים תוך 24 שעות, ו-37% מהם תוך 3 שעות בלבד.
יתרונות החתימה הדיגיטלית
חתימה דיגיטלית על מסמכים של איזידוק תורמת רבות להתנהלות העסק עם חיסכון משמעותי בזמן וכסף, הניכר בין היתר בגורמים הבאים:
- חתימה מאובטחת: החתימה הדיגיטלית מאובטחת ועומדת בדרישות החוקיות של מדינת ישראל, מה שמבטיח שהמסמכים מוגנים ובעלי תוקף משפטי.
- מהירות: החתימה הדיגיטלית חוסכת זמן יקר. 84% מהמסמכים נחתמים תוך פחות מ-24 שעות, מה שמאפשר לעסק להמשיך לפעול ללא עיכובים מיותרים.
- מותאם לניידים: עם EasyDoc, ניתן לחתום על המסמכים מכל מכשיר, מה שמגביר את הנוחות והנגישות.
- ממשק ידידותי: המערכת מציגה רק את השדות הנדרשים לממלא הטופס, מה שמפשט את התהליך ומונע טעויות.
- גיבוי ושמירה: המערכת שומרת את המסמכים בצורה מאובטחת ונגישה בכל עת, באמצעות חיפוש מהיר ושיוך לאיש קשר, כך שאין צורך לדאוג לגבי אובדן מסמכים חשובים.
- עוזר אישי: מערכת EasyDoc פועלת כעוזר אישי, שמאפשר לך לקבל חתימות על מסמכים תוך דקות ספורות. כל מסמך פיזי ניתן להמיר למסמך דיגיטלי תוך 8 שניות ולשלוח אותו לעובד לחתימה ישירות מהנייד.
התועלת לעסק בחתימה דיגיטלית
אדמיניסטרציה היא חלק בלתי נפרד מהניהול העסקי, אך היא יכולה להיות מעיקה ולגזול זמן יקר. EasyDoc פותרת בעיה זו על ידי אוטומציה של תהליכי ניהול המסמכים, בין היתר באמצעות חתימה דיגיטלית, מה שמאפשר לעסקים לחסוך בזמן ולהפנות אותו לפעילויות חשובות יותר.
המערכת החכמה של EasyDoc מסונכרנת לנייד, יוצרת, מנהלת ומתייקת אוטומטית כל מסמך הנדרש לעסק שלך. הליך זה מבטיח שכל תהליך החתימה יתנהל בצורה חלקה, מהירה ויעילה, ומשאיר למנהלי העסק יותר זמן להתמקד בנושאי הליבה של החברה.
איך חתימה דיגיטלית חוסכת כסף לעסק?
החתימה הדיגיטלית מספקת חיסכון ישיר ועקיף בעלויות תפעוליות ומשפרת את היעילות הכללית של העסק. החיסכון ניכר בין היתר בהיבטים הבאים:
- חתימה דיגיטלית מבטלת את הצורך בהדפסה, פקסים ומשלוחים, מה שמפחית עלויות נייר, דיו ודואר.
- התהליך הדיגיטלי מקטין את הצורך בכוח אדם למעקב ולניהול מסמכים, תוך חיסכון בעלויות ניהול ותחזוקה.
- חתימה דיגיטלית מזרזת את התהליך ומפחיתה עיכובים, מה שמונע הפסדים עקב המתנה.
- חתימה דיגיטלית על מסמכים מפחיתה טעויות ושגיאות, מה שמצמצם הוצאות על תיקונים ותיאומים נוספים.
איך חתימה דיגיטלית חוסכך זמן לעסק?
חתימה דיגיטלית חוסכת זמן לעסק בכמה דרכים מרכזיות. ראשית, כמו שהיא חוסכת בכסף, העובדה שהיא מסירה את הצורך בהדפסה, סריקה ומשלוח פיזי של מסמכים, מקצרת את הזמן הנדרש להשלמת תהליך החתימה.
שנית, החתימה הדיגיטלית מאפשרת לחתום על מסמכים מכל מקום ובכל זמן, ללא צורך במפגש פיזי. בנוסף, תהליך החתימה מהיר ומיידי, מה שמפחית עיכובים הקשורים באי-קבלת מסמכים בזמן. ולבסוף, המערכת הדיגיטלית מאתרת ומנהלת את המסמכים בצורה אוטומטית, מה שחוסך זמן בניהול ועיבוד מסמכים ומפחית טעויות אנוש.
