יתרונות החתימה הדיגיטלית על מסמכים

חתימה דיגיטלית על מסמכים כבר משמשת בשורה ארוכה של ארגונים וחברות. למעשה, רבים מאיתנו כבר נתקלו בחתימה זו גם באופן אישי, למשל במסמכים שעליהם חותמים מול הבנק, חברת האשראי או חברת הביטוח. יחד עם זאת, ישנם עסקים שבהם כבר שמעו על החתימה הדיגיטלית והתנסו בה מעט, אך עדיין לא הפנימו את יתרונותיה הרבים. לכן, במיוחד עבורם, המאמר הבא יתאר מספר יתרונות בולטים של החתימה הדיגיטלית.

עבודה מהירה ופרקטית עם חתימה דיגיטלית

חתימה דיגיטלית מבצעים באמצעות מערכת היושבת בענן, שלא צריך להוריד אותה למחשב או לנייד. העבודה עם המערכת קלה מאוד ואינטואיטיבית בממשק ידידותי מאוד למשתמש. בתור התחלה, אפשר להעלות למערכת כל טופס או מסמך שהוא קובץ בוורד או פי.די.אפ, למשל טופס 116, טופס שיוכים לקופות גמל, חוזה העסקה, התקשרות מול לקוח או ספק וכדומה. מייד עם ההעלאה, המערכת ממירה אותו בתוך שניות למסמך דיגיטלי, זהה למקור, וכמו כן ניתן ליצור טפסים חדשים.

בכל מקרה, תוך כמה שניות כבר יש קובץ דיגיטלי, שכעת ניתן לשלוח אותו למילוי וחתימה עם כל השדות הרגילים, לכל כמות של נמענים.

חתימה דיגיטלית – מהירה וקלה

היתרון הגדול ביותר של חתימה דיגיטלית, הוא פשוט שהיא דיגיטלית. כלומר, אין צורך בכלל בניירת והמשמעות היא שלקוח, ספק או עובד לא צריכים להגיע למשרד כדי לחתום. זה גם הרבה יותר פשוט משליחה של מסמך במייל, שאותו צריך להדפיס, למלא, לסרוק, לשלוח בחזרה, ואחר כך שוב להדפיס במשרד, לחתום ולתייק. כל זה פשוט לא קורה עם חתימה דיגיטלית.

כאן, פשוט שולחים בקליק את המסמך, שמגיע בקישור במסרון או במייל, ואפשר למלא את טופס במחשב או בסמארטפון. בסוף, המסמך המלא והחתום עובר אוטומטית למייל של המוען, של הנמען ולתיק שנפתח עבורו מבעוד מועד. מכיוון שכך, אין תלות בניירת או בציוד משרדי ולכן אפשר למלא את הטופס בכל מקום ובכל זמן, הן מהמחשב והן מהנייד, עם חתימה בעכבר או באצבע על מסך המגע. זוהי התנהלות החוסכת המון זמן וטרחה, ומובילה לשיעור חתימות הרבה יותר גבוה ובזמן קצר מאוד.

חיסכון בעלויות עם חתימה דיגיטלית

חתימה דיגיטלית על מסמכים גם חוסכת בהוצאות לאורך זמן. ראשית, מכיוון שהתשלום על מנוי חודשי נמוך מאוד. שנית, מכיוון שחוסכים הוצאות מצטברות על ניירות, דיו, טונרים, מדפסות, סורקים, תיקיות, ארוניות, וכן הלאה עלויות שמגיעות למאות ואלפי שקלים בשנים. יתר על כן, מכיוון שהמערכת מפקחת אחר מילוי המסמכים, כופה שדות חובה ומסמכים נלווים (שגם ניתן להעלות בצילום מהנייד), פוחתות למינימום טעויות האנוש במילוי, וגם בתיוק. אז שוב נחסך זמן עבודה ששווה הרבה כסף, שלא לדבר על אי הבנות וחיכוכים מול לקוחות ועובדים. אכן, הדיווחים שמגיעים מארגונים וחברות שכבר עברו לחתימה דיגיטלית מראים על שיפור משמעותי בשביעות הרצון של כל המעורבים.

יתרונות נוספים של חתימה דיגיטלית

מלבד האמור לעיל, חתימה דיגיטלית מעניקה עוד שורה של יתרונות חשובים. למשל, למערכת יש יכולות מתקדמות המאפשרות לקבל התרעות על מועדי משלוח טפסים, וכן לשלוח בעצמה מסמכים במועדים שנקבעו מראש, לכל כמות של נמענים. בנוסף, ניתן לבצע איתה סבבי חתימות מנוהלים באופן מקביל או טורי, למשל כשצריכים לחתום על אישורי הוצאות והזמנות רכש. המערכת גם מתממשקת עם תוכנות השכר המובילות במשק, מה שמקטין דרסטית את הצורך להקליד נתונים למערכות ממוחשבות, ומאידך מגביר מאוד את הסנכרון בין בעלי המקצוע והתפקידים הרלוונטיים.

אם לא די בכך, חתימה דיגיטלית על מסמכים הינה ידידותית לסביבה עקב הקטנת הנזקים הקשורים לתעשיית הפקת הנייר, מה שמסייע לחזק תדמית של עסק ירוק ואכפתי לסביבה ולקהילה.