מערכת EASYDOC מאפשרת לכם להעביר את כל הטפסים לקליטת עובדים שיש לכם בארגון לכדי טפסים דיגיטליים. מכאן והלאה תוכלו לנהל את הליך הקליטה באופן מקוון, דבר החוסך הרבה מאוד זמן לעובד עצמו וכמובן למחלקת משאבי האנוש.
את הטפסים חתומים המערכת מעבירה ישירות לתיקו של העובד ומכאן והלאה הם ניתנים לצפייה ופעולות על ידי כל בעלי התפקידים הרלוונטיים וההרשאות. למעשה תיק העובד מתנהל לכל אורך תקופת העסקה באופן מקוון. בין היתר עם המערכת שלנו אפשר ליצור טופס 101 דיגיטלי, טופס 116 דיגיטלי, טופס שיוכים לקופות גמל, טופס קליטת עובד חדש, חוזה העסקה מקוון וכאמור כל טופס הנדרש לקליטת עובד חדש. בשורות נביא שתי דוגמאות לטפסים מקוונים שאפשר לבנות עם מערכת חתימה דיגיטלית מבית EASYDOC.
טופס קליטת עובד חדש
החוק בישראל אומר שבעת קליטה של עובד חדש עליו למלא ולחתום על טופס קליטת עובד. בנוסף ישנם גורמים אחרים בארגון ובעיקר במחלקת משאבי אנוש שצריכים לחתום ולהוסיף עוד פרטים. בכל ארגון יכול להיות טופס קליטת עובד חדש קצת שונה מאשר בארגונים אחרים אבל בעיקרון חוזרים אותם פרטים בסיסיים כמו פרטי העובד, ולא פעם גם מבקשים לצרף מסמכים כמו צילום של רישיון נהיגה ורישיון רכב שהמערכת שלנו מאפשרת להוסיף על ידי צילום עם הסמארטפון. מעבר לכך יש ארגונים שמבקשים גם הצהרת בריאות, קוד הכשרה, סיווג מקצועי, שנות לימוד, אחוזי משרה ועוד. יש גם פרטים שממולאים על ידי אנשי מחלקת משאבי אנוש כמו דירוג העובד והדרגה שלו, תעריפי נסיעה בתחבורה ציבורית, סוג ההסכם איתו, זכאות לימי חופש ומחלה וכדומה.
בכל מקרה, עם מערכת EASYDOC תוכלו להמיר את הטופס הקיים אצלכם במחשבים לכדי טופס דיגיטלי תוך שניות ספורות וגם לשנות טפסים קיימים ולבנות טפסים חדשים בהתאם לצרכים המשתנים שלכם. כל זאת בקלות עם מערכת ידידותית לשימוש שעושה את העבודה במהירות רבה.
טופס 101 דיגיטלי
דוגמה נוספת היא טופס 101 דיגיטלי שאפשר לבנות עם המערכת שלנו תוך שניות ספורות. כידוע מדובר במסמך נפוץ מאוד שאותו צריך למלא כל עובד המתקבל למקום תעסוקה מסוים ובו ממלאים בין היתר פרטים אישיים עם כל ההיבטים המאפשרים לחשב את משכורתו של העובד ואת חבות המס שלו בהתאם לנקודות זיכוי, הקלות מיסוי והטבות כגון מספר הילדים או מקום המגורים. את הטופס הזה צריך להגיש עובד שכיר עד שבעה ימים מהיום שבו התקבל לעבודה או כעד שבעה ימים מהיום בו קיבל את המשכורת ראשונה. מעבר לכך עליו להגיש מחדש את הטופס במידה והיו בחייו שינויים שמשנים את נקודות הזיכוי, ובכל תחילת שנת מס.
חשוב לדעת שרשות המיסים מקבלת טופס 101 מקוון רק אם הופק במערכת שקיבלה אישור מראש באותה שנת מס הרשומה ברשומות. מדובר במערכות כמו EASYDOC שיודעות לעמוד בכל התקנות של רשות המיסים מבחינת רמת האבטחה והפרוצדורות הנדרשות, ונרשמו מראש.
