עומדים לגייס עובד או עובדים חדשים? רוצים לייעל את התהליך ולבצעו באופן הכי נכון ומוצלח? לפניכם שורה של טיפים, שבראשם עומד השימוש במערכת קליטת העובדים המתקדמת ביותר בארץ – EasyDoc.
לקלוט עובדים עם מערכת ניהול ייעודית מתקדמת
כמו כל מערכת ניהול המייעלת באופן ניכר את התנהלות העסק, כך גם העבודה עם מערכת קליטת עובד חדש ומשאבי אנוש של חברתנו אשר תתרום רבות להתנהלות הארגון שלכם.
מדובר על מערכת עם טפסים מקוונים בענן, המספקת מגוון רחב ושימושי של פונקציות מותאמת לצרכי הארגון. המערכת כוללת תיק עובד בארגון המכיל כל מידע וטופס הקשור אליו, מפרטים אישיים, לציוד שסופק, הערכות עובדים, תלושי שכר, טופס 101 ועוד.
המערכת קולטת את העובד באופן מיידי, מנהלת שרשרת החתמה, מבצעת תיוק אוטומטי, מספקת גיבויים שוטפים, מנהלת חתימות, מעניקה הרשאות עובדים, מנהלת בקשות ופניות של העובד ועוד. ואם לא די בכך, את המערכת ניתן להטמיעה בארגון תוך ימים ספורים.
למעשה, עם המערכת המתקדמת שלנו נגמר הליך קליטת העובדים המתיש, בו העובד נאלץ לעבור עם טפסים לקליטה ממחלקה אחת לשנייה, כעת מדובר בתהליך אוטומטי קצר ומהיר שניתן לבצעו במקביל למספר בלתי מוגבל של עובדים חדשים.
לצורך ביצוע ההליך יש להגדיר מראש במערכת את נהלי הקליטה המקובלים בארגון, על המסמכים והתחנות. לאחר מכן, תוכלו להפוך במהירות כל טופס ב- PDF או בוורד למסמך מקוון עם חתימה דיגיטלית.
בעת קליטת עובד חדש, נשלח אליו למייל או לטלפון לינק לרישום, אותו עובד ממלא לבד, לצד אישורים ומסמכים מקוונים שעליו לחתום עליהם. כעת, נתוני העובד החדש עוברים בזמן אמת לגורם המטפל בו, בין אם מנהל או מחלקת משאבי אנוש, והכל נכנס לתיק העובד.
מכאן והלאה, בכל רגע ניתן לקבל תמונת מצב עדכנית על הנתונים של כל העובדים החדשים והוותיקים בארגון, והם מסונכרנים באופן מלא עם תוכנת השכר של העסק. כל זאת ועוד מוביל לייעול תהליך קליטת עובד חדש ולחסכון של שעות עבודה רבות.
רשימת טיפים לקליטת עובד חדש
מלבד המערכת מתקדמת לקליטת עובד חדש, בכדי שתהליך הקליטה יהיה מוצלח יש עוד רשימה של פרטים שכדאי לתת עליהם את הדעת:
- צרו תוכנית מפורטת שתכסה את כל מה שהעובד החדש צריך לדעת על התפקיד, החברה ותרבות העבודה. תוכנית זו צריכה לכלול מידע על נהלים, מערכות, צוותים, יעדים ועוד.
- הקצו לעובד החדש חונך שיהיה זמין עבורו למענה על שאלות, תמיכה והכוונה. החונך צריך להיות מישהו בעל ניסיון בתפקיד ובחברה. הוא יעבור עם העובד החדש על תוכנית החפיפה ויסביר לו מה ילמד בכל שלב. בנוסף, החונך יכול לעזור לעובד החדש להשתלב חברתית עם הצוות.
- וודאו שמקום העבודה של העובד החדש מוכן ומסודר. זה כולל שולחן, כיסא, מחשב, טלפון וכל הציוד הדרוש לו. כמו כן הכינו עבור העובד החדש חבילת מידע שתכלול מידע על החברה, התרבות הארגונית, הטבות העובדים ועוד.
- קבלו את פניו של העובד החדש בחמימות ותנו לו הרגשה נעימה. ערכו לו סיור בחברה והכירו לו את חברי הצוות. קיימו פגישת היכרות עם המנהל של העובד החדש, במהלכה המנהל יעבור על ציפיותיו מהעובד ויסביר לו את תפקידו.
- הקצו בתחילה לעובד החדש משימות קלות יחסית, מה שיעזור לו להתחיל לעבוד ולהרגיש בנוח בתפקיד. כמו כן עקבו אחר ההתקדמות של העובד החדש ותנו לו משוב. וודאו שהוא מבין את עבודתו ומרוצה מתפקידו.
