כחלק מהמעבר להתנהלות ללא נייר, בעסקים רבים העבירו ועדיין מעבירים את כל הטיפול בתיקי העובדים למערכות ממוחשבות כמו EASYDOC. מדובר במערכות המאפשרות להמיר כל קובץ, מסמך או טופס הקשור לעובדים לכדי מסמכים דיגיטליים שאותם ניתן למלא ועליהם לחתום, ללא הדפסה וללא ניירת פיזית. מטבע הדברים מדובר גם בטופס 101 שנמנה על היותר נפוצים ובסיסיים בהתנהלות של מעסיקים מול עובדים ומול רשות המיסים. הנה כל מה שאתם צריכים לדעת בנושא.
האם הטופס שלי באמת מאושר?
הדבר הראשון שחשוב לדעת הוא שלא כל טופס 101 מקוון מאושר ברשות המיסים, ולהלן מספר דוגמאות. ייתכן למשל שהחלטתם לעשות מעשה, שכרתם את שירותי מתכנת במיקור חוץ וביקשתם ממנו להעביר את הטפסים שלכם לקובץ דיגיטלי. המחשבה יפה מאוד, אבל אם המערכת לא מאפשרת לבצע חתימה דיגיטלית מאובטחת, הרי שהטופס שלכם לא עומד בתקנות רשות המיסים ולא יתקבל על ידיה. לא מדובר בחתימה של העובד על המסמך המקוון אלא בתוספת של קובץ מוצפן המאפשר לוודא כי העובד הוא באמת מי שחתם על המסמך, ושלאחר החתימה לא בוצעו בו כל שינויים.
אבל אפילו אם מצאתם מתכנת שיודע להוסיף חתימה דיגיטלית מאובטחת לכל מסמך אלקטרוני, ויודע לעשות זאת על פי התקנים המחויבים בחוק, עדיין לא מדובר בטופס 101 מקוון מאושר רשות המיסים. קודם כל, כי כדי שהמערכת תעמוד בתקנות עליה לדעת לעשות דברים נוספים, כמו לפתוח את שדות החובה הרלוונטיים, לא לאפשר את החתימה מבלי ששדות אלו מולאו, ולא לאפשר חתימה מבלי שצורפו המסמכים הרלוונטיים לפי הפרטים והשדות שמולאו. המערכת צריכה לדעת לעשות עוד דברים רבים, אבל למעשה הסיבה היא הרבה יותר פרוזאית: בשביל להגיש טופס 101 לרשות המיסים המערכת שעימה הפקתם אותו חייבת להיות בעלת אישור מהרשות. ואם אתם חושבים שתוכלו פשוט לבנות טופס כזה ולהגיש אותו, כאשר הרשות תאשר אותו בדיעבד, שוב טעות בידכם. על פי ההנחיות את האישור צריך לקבל כמה חודשים לפני תחילת שנת המס הרלוונטית, ובמילים פשוטות – זו צריכה להיות מערכת מאושרת מראש. זה בדיוק מה שאתם מקבלים עם EASYDOC.
ומה זה נותן לי?
שאלו את עצמכם, כמה זמן עוד תוכלו להמשיך לעבוד עם טפסי 101 או מסמכים אחרים שנמצאים על גבי ניירות? כמה זמן עוד תטרחו על כל ההדפסה, הסריקה, התיוק, המילוי, ההוצאות על ניירת, דיו וטונרים? אתם ממילא מחזיקים את טופס 101 כקובץ במחשב, אז למה לא להפוך אותו תוך שניות ספורות לכדי טופס מקוון עם המערכת שלנו? מכאן והלאה כל התהליך מול העובד ומול רשות המיסים נעשה לגמרי אונליין, כולל החתימה, בלי נייר. כל זאת עוד לפני שדיברנו על יתרונות מערכת ניהול העובדים שלנו שמייצרת ארגון וסדר, חוסכת זמן וטעויות, מאפשרת סנכרון מלא של בעלי התפקידים, מגבירה את האבטחה של המסמכים, ועוד.
