בכל מחלקת משאבי אנוש של כל חברה ועסק מכירים היטב את טופס 101. זהו הטופס שאותו ממלאים עם ההצטרפות למקום עבודה חדש, בתחילת כל שנת מס, ובעת שינויים המשפיעים על נקודות הזיכוי של העובד. יחד עם זאת, לא כולם יודעים עדיין שניתן לעבור אל טופס 101 דיגיטלי, החוסך זמן והתעסקות לעובדים, והמון זמן במחלקת משאבי האנוש. בשורות הבאות יוסבר במה בדיוק מדובר.
טופס 101 הופך לדיגיטלי
בואו נתחיל בלהבין מה זה בעצם טופס 101 דיגיטלי. ובכן, מדובר בדיוק באותו הטופס הרגיל שממלאים עבור רשות המיסים, שבו נעזר פקיד השומה בשביל לחשב את חבות המס של העובד לאורך השנה. יש בו את אותם השדות עם אותם הפרטים, צריך לצרף אליו את אותם האישורים הנלווים, וכמובן גם צריך לחתום עליו. אז כן, הכל נשאר אותו דבר למעט הבדל אחד – הטופס אינו נמצא יותר על נייר אלא הוא לגמרי מקוון ברשת.
כמובן שישנם עוד טפסים רבים שניתן להפוך אותם לדיגיטליים, בין אם הם קשורים לעובדים, לספקים, ללקוחות, להזמנות רכש, לאישורי הוצאות וכן הלאה. בדרך כלל, את הטפסים האלו פשוט מעלים למערכת חתימה דיגיטלית שיושבת בענן, ותוך כמה שניות מקבלים את הטופס הדיגיטלי הזהה למקורי. יחד עם זאת, במערכת איזידוק לא צריך לעשות אפילו את זה בטופס 101. מכיוון שמדובר בטופס זהה תמיד וכל כך נפוץ בעסקים, חברות וארגונים, הוא כבר נמצא בילט-אין בתוך מערכת איזידוק. לכן, כל מי שמתחיל לעבוד עם המערכת כבר יכול להשתמש בו ללא עלויות נוספות.
איך בדיוק טופס 101 דיגיטלי מועיל לעסקים
יש כמה וכמה יתרונות לעבודה עם טופס 101 דיגיטלי, ובראש ובראשונה החיסכון בזמן והתעסקות. כשעובדים עם מערכת איזידוק העובדים אינם צריכים להגיע למשרד משאבי האנוש רק כדי לקחת את הטופס. לחילופין, גם לא צריך להוריד טפסים שנשלחו במייל, להדפיס אותם, למלא את כל הפרטים ולחתום על הנייר, לסרוק אותו שוב, לשלוח, לקבל במחלקה, להדפיס שוב, לתייק ידנית וכל הפרוצדורות הנלוות לכך.
טופס 101 דיגיטלי נשלח כקישור לנייד או למייל של העובד, שפשוט ממלא אותו וחותם אונליין, ומייד לאחר מכן הטופס נכנס אל תיק העובד. יתר על כן, אפשר לשלוח את הטופס בו זמנית לכל כמות של עובדים, והכל בקליק. ואפילו יותר מזה, אפשר להגדיר מראש במערכת תאריך לשליחת הטופס אל העובדים, כך שאפילו לא צריך ללחוץ על העכבר. מכאן והלאה המילוי נעשה במהירות רבה, מכל מקום ובכל זמן פנוי, בלי שום תלות בציוד משרדי.
בנוסף לכך, במהלך המילוי המערכת מלווה את העובד, כך שימלא בצורה נכונה את כל השדות, עד לחתימה שנעשית עם האצבע על מסך המגע או עם העכבר על המחשב. בהתאם לפרטים שממלא העובד המערכת פותחת שדות חדשים וסוגרת שדות שאינם רלוונטיים. היא גם כופה את שדות החובה ואת האישורים הנדרשים, ומאפשרת לצרף את האישורים בקלות, כולל דרך צילום בטלפון הנייד. כתוצאה מכך יורדת באופן דרסטי כמות טעויות האנוש והפרטים החסרים במילוי הטפסים, מה שחוסך המון זמן, אי נעימויות ורדיפות אחרי עובדים במחלקת משאבי האנוש.
בעסקים, חברות וארגונים שכבר עברו אל טופס 101 דיגיטלי מדווחים על עלייה גבוהה בשביעות הרצון, גם של העובדים ובעיקר במחלקת משאבי האנוש שמתפנה לעיסוקים אחרים. הכפילו זאת בעוד טפסים מגוונים הקשורים לקליטת וניהול עובדים, ובמספר העובדים בארגון שלכם, ותקבלו מושג לגבי היתרונות שתקבלו.
