בעידן הדיגיטלי המתקדם בו אנו חיים, השימוש בטפסים דיגיטליים הולך ומתפשט בכל תחומי החיים, כולל במגזר העסקי והפרטי. אחד הטפסים החשובים והנפוצים ביותר הוא טופס 101, שבו נדרש כל עובד למלא ולהגיש למעסיק בתחילת העסקתו ובתחילת כל שנת מס. המעבר לטופס 101 דיגיטלי מציע יתרונות רבים. להלן כמה מהם:
חיסכון בזמן ובמשאבים
במקום להדפיס, לחתום ולשלוח טפסים ידנית, ניתן למלא, לחתום ולהגיש את טופס 101 באופן מקוון תוך דקות ספורות. זה חוסך זמן הן לעובדים והן למעסיקים. בנוסף, השימוש בטפסים דיגיטליים מפחית את הצורך בהדפסה ואחסון של מסמכים פיזיים, מה שתורם לא רק ליעילות אלא גם לשמירה על איכות הסביבה.
נוחות ונגישות
עובדים יכולים למלא את טופס ה101 הדיגיטלי מכל מכשיר המחובר לאינטרנט, ללא תלות במקום או בשעות הפעילות של המשרד. בנוסף, EasyDoc מספקת ממשק נוח ואינטואיטיבי, שמפשט את תהליך המילוי וההגשה. הממשק הנוח משפר את חווית העובד החדש במילוי הטופס ואת חווית עובדי משאבי האנוש שקולטים את העובד.
דיוק ואמינות
טופס ה-101 הדיגיטלי של EasyDoc כולל את היכולת לבדוק באופן אוטומטי שהשדות מולאו בצורה נכונה, שאין שדות ריקים או למנוע טעויות במילוי השדות כגון כתיבת אותיות בתעודת הזהות או פיספוס ספרה בהזנת מס’ נייד. כך ניתן להפחית טעויות אנוש ולהבטיח שכל המידע הנדרש נמסר בצורה נכונה. בנוסף, מאחר והטופס הוא דיגיטלי, אין בעיות של כתב יד לא קריא או אי הבנות הנובעות מכתיבה ידנית.
בטיחות ואבטחת מידע
טופס ה-101 הדיגיטלי של EasyDoc משתמש בהצפנה ובאמצעי אבטחה מתקדמים כדי להגן על המידע האישי של העובדים. כדי לראות את פרטיו האישיים הוא יצטרך להקליד את הסיסמה האישית שלו, מה שמונע מעובדים להיכנס לאיזור אישי שלא שייך להם. בנוסף, כל המידע נשמר באופן דיגיטלי ומגובה, כך שאין חשש לאובדן מסמכים חשובים.
תיעוד ומעקב
השימוש בטופס 101 דיגיטלי מעניק למעסיקים ואנשי משאבי האנוש כלים מתקדמים לניהול ומעקב אחרי תהליך המילוי וההגשה של הטפסים. EasyDoc מאפשרת למעסיקים לעקוב בקלות אחר כל הטפסים שהוגשו ולראות במדויק מי מהעובדים כבר השלים את התהליך ומי עדיין לא. בנוסף, ניתן לשלוח תזכורות אוטומטיות לעובדים שטרם השלימו את המילוי והחתימה על הטופס. כך ניתן להבטיח שכל העובדים יעמדו בלוחות הזמנים שנקבעו וימנעו עיכובים מיותרים. תזכורות אלו נשלחות למייל של העובד ומתזכרות אותו בצורך להשלים את התהליך בזמן. כל שלב בתהליך המילוי וההגשה מתועד במערכת הדיגיטלית. המשמעות היא שניתן לעקוב אחרי כל פעולה שבוצעה, כולל מי ביצע אותה ומתי. תיעוד זה חשוב מאוד במקרה של בעיות או אי הבנות.
ניהול מסודר ובקרה
ניהול התהליך בצורה דיגיטלית מאפשר גישה למידע מעודכן ומפורט על מצב ההגשה של כל טופס. המעסיקים יכולים לראות בקלות את כל המידע הנחוץ בנוגע לטפסים שהוגשו, כולל תאריך ההגשה והפרטים שמולאו. זה מאפשר למנהלים ואנשי משאבי אנוש לשלוט בתהליך בצורה מסודרת ומבוקרת, ולוודא שכל העובדים עומדים בדרישות החוקיות והארגוניות.
המעבר לטופס 101 דיגיטלי מספק יתרונות רבים הן לעובדים והן למעסיקים ולמנהלי משאבי האנוש. הוא תורם לייעול התהליך, חוסך זמן ומשאבים, משפר את הדיוק והאמינות, ומספק פתרונות מתקדמים לניהול ואבטחת מידע. כל אלו הופכים את השימוש בטופס 101 דיגיטלי לבחירה חכמה ומתקדמת במאה ה-21, ולשדרוג הדיגיטלי שכל עסק צריך להכיר.
