על פי החוק בישראל, כאשר קולטים עובד חדש יש לתת לו למלא ולחתום על טופס קליטת עובד. כמו כן על הטופס צריכים לחתום ולהוסיף פרטים עוד גורמים בארגון, ובעיקר אנשי מחלקת משאבי האנוש. חשוב לדעת שבימינו אפשר להוציא טפסים דיגיטליים המיועדים לקליטה של עובדים חדשים שאינם מבוססים על הניירת הרגילה. אלו בדיוק אותם הטפסים שבהם נעזרתם במשך השנים, רק שעכשיו שולחים, ממלאים וחותמים עליהם באופן מקוון והם עוברים ישירות אל התיק של העובד שנקלט בארגון.
מה יש בטופס הקליטה?
יכול להיות שטופס קליטת עובד חדש בארגון שלכם מעט שונה מארגונים אחרים, אבל ישנם אותם פרטים בסיסיים שבדרך כלל מופיעים בטופס, כגון הפרטים של העובד – השם, מספר תעודת הזהות, המצב המשפחתי, מספר הטלפון והמייל, המין וכדומה, ולרוב מבקשים גם לצרף מסמכים כמו צילום של רישיון רכב רישיון נהיגה.
כמו כן, במקרים רבים מבקשים מהעובד להוסיף הצהרה לגבי מצבו הבריאותי או מגבלות פיזיות שונות, ועליו גם להצהיר שהפרטים שרשם בטופס הינם מלאים ונכונים ושהוא מתחייב להודיע על שינויים בהם למעסיק. ולבסוף, בכל טופס קליטת עובד חדש יש כמובן גם שורה שבה העובד צריך לחתום. מלבד זאת יש טפסים בהם גם מופיעים קוד הכשרה, תאריך תחילת עבודה, סיווג מקצועי, אחוזי משרה, שנות הלימוד וכיוצא בזאת, בהתאם למדיניות הארגון. חלק מהפרטים ממולאים על ידי אנשי מחלקת משאבי אנוש, למשל תעריפי נסיעה בתחבורה הציבורית, הדירוג של העובד והדרגה שלו, סוג ההסכם איתו, סוג המשכורת, זכאות לימי חופשה ומחלה, וכמובן גם החתימות של הגורמים המאשרים.
עוברים לקליטה דיגיטלית
כפי שאמרנו, טופס קליטת עובד חדש דיגיטלי הוא בדיוק אותו הטופס שאתם עובדים איתו כיום, אולם זהו קובץ שנכנס למערכת שלנו שממירה אותו לכדי טופס דיגיטלי תוך שניות ספורות. זאת אומרת שכעת קיימים שדות שהעובד ממלא אשר נסגרים ונפתחים בהתאם לתשובות שלו בסעיפים השונים. כמו כן קיים שדה חתימה לעובד ולגורמים מאשרים ממשאבי האנוש, שבו ניתן לחתום עם האצבע במכשיר הנייד או עם העכבר במחשב.
הטופס נשלח לעובד במייל או במסרון, כאשר המערכת מעבירה אותו דרך השדות למילוי נכון ואחרי החתימה שולחת את הטופס המלא אל המייל של הגורם הרלוונטי ואף אל תוך התיק החדש שפתחתם מבעוד מועד לעובד. בתוך תיק העובד הדיגיטלי יימצאו עוד טפסים מקוונים, כמו טופס 101 מקוון, חוזה העסקה, טופס שיוכים לקופות גמל וכדומה.
התנהלות כזו חוסכת לכם הרבה זמן וכסף. לעובד ולאנשי מחלקת משאבי היא חוסכת את הטרחה שבהדפסה, סריקה, העברת מסמכים ותיוק ידני שלהם, דבר המגביר את שביעות הרצון ואת הפריון בשעות העבודה. כמו כן ההתנהלות תורמת להגברת אבטחת המידע בתיקי עובדים, את החיסכון בהוצאות על ציוד משרדי וניירת, וקיימים עוד יתרונות רבים נוספים שאתם מקבלים בזכות העבודה עם מערכת eazydoc.
