גם ארגונים גדולים וגם עסקים קטנים מצטרפים בשנים האחרונות למגמה של התנהלות עסקית+ "ללא נייר". כלומר, העברה של חלק משמעותי מהטפסים והמסמכים של הארגון לכדי טפסים מקוונים עם חתימה דיגיטלית. כחלק מהמגמה הזו ישנו גם מעבר לניסוח וחתימה על הסכמים באופן מקוון, ובשורות הבאות נביא הסבר על הנושא ועל יתרונותיו.
שורה ארוכה של הסכמים
עם מערכת חתימה דיגיטלית על מסמכים מבית איזידוק תוכלו להעביר למעשה כל טופס מקובץ וורד או PDF לכדי מסמך מקוון. הדבר נכון גם לגבי הסכמים מסוגים שונים, למשל על הסכם קבלת שירות מספק, הסכם על פרויקט מסוים שמבצע העסק עבור לקוח, הסכמים הקשורים בהעברת תשלומים, הסכמים של שותפות עסקית, הסכם המערב גורמים נוספים כמו הבנק או חברת האשראי, ועוד מגוון מסמכים דומים.
מדוע זה טוב?
העבודה עם מערכת חתימה דיגיטלית למסמכים מקנה לכם מספר יתרונות חשובים, לרבות כל הקשור בהסכמים מקוונים. ראשית, היא מאפשרת להפוך את עשיית העסקים עם הארגון שלכם להרבה יותר פשוטה, נוחה ומהירה ללא כאבי ראש. במקום לשלוח את הטופס במייל או למסור אותו ידנית ולאחר מכן להמתין לשינויים, מילוי פרטים וחתימות, סריקות והדפסות, כל התהליך מבוצע באופן מקוון דרך המחשב או הטלפון הנייד בכל זמן ומכל מקום. אין ספק שמדובר בתהליך ידידותי מאוד המציג את המסמכים בצורה ברורה וקריאה בכל מסך ולכל אדם.
בנוסף, מדובר בתהליך מאובטח ברמה גבוהה עם קובץ מוצפן המאפשר לזהות את זהות האדם החותם ולוודא שלא שונו פרטים בהסכם לאחר שנחתם. למעשה התנהלות זו מאפשרת להפוך גם את ההסכמים לתהליכים אוטומטיים ולבצע דיגיטציה למסמכים פיננסיים חשובים. התנהלות כזו מאפשרת לעשות עסקים הרבה יותר מהר עם פחות עבודה, לבטל תהליכים ידניים שדורשים הרבה זמן וטרחה וגם נוטים לטעויות אנוש.
עוד יתרון הוא שעבודה עם מערכת חתימה דיגיטלית על מסמכים והסכמים מגבירה מאוד את הסדר והארגון. כך, במקום לתייג טפסים פיזיים בתיקיות שונות ומשונות הכל נשמר בתוך המערכת בהתאם לתיק הלקוח שפתחתם והגדרתם מראש. כמו כן ניתן לבצע בקלות שינויים בהסכמים שאתם מגישים תוך שמירה על אותו קו וסגנון שמאפיין את העסק שלכם.
לצד יתרונות משמעותיים כמו שליפה מהירה של מסמכים מבלי לאבד זמן יקר, ורמה גבוהה של גיבוי ואבטחה, ישנו גם יתרון של חיסכון בהוצאות שוטפות על ניירת וציוד משרדי בהתאם לכמות ההסכמים והמסמכים של הארגון. ואם לא די בכך, העבודה עם מערכת איזידוק גם תורמת לשמירה על תדמית מתקדמת וטכנולוגית שמגבירה את שביעות הרצון של הלקוחות ואת אמונם בעסק.
