ממשיכים לחתום על מסמכי ניירת פיזית? שמעתם שיש פתרונות הרבה יותר נוחים, קלים ומהירים לחתימה על מסמכים? אתם צודקים: אם עד לפני מספר שנים החתימה המסורתית על ניירת פיזית היה מחויב המציאות, הרי שכיום עם חתימה דיגיטלית ניתן להתבונן על המחירים של ההתנהלות המיושנת, ולעשות את הצעד המתבקש קדימה.
חתימה דיגיטלית – מה זה בעצם?
בואו נתחיל מהתחלה: כאשר מדברים על חתימה דיגיטלית לא מתכוונים למסמכי נייר שבדרך בפלא נחתמים בצורה ממוחשבת. הכוונה היא לכך שבדיוק אותם הטפסים שקיימים כיום בארגון, למשל חוזה העסקה, טופס קליטת עובד, הסכמים, הזמנות רכש וכיוצא בזאת – עוברים אל המדיה הדיגיטלית. נשמע מורכב? האמת היא שזה לוקח בערך 7 שניות למסמך. כל מה שצריך לעשות הוא רק להעלות למערכת איזידוק מסמך בפורמט של וורד או PDF, ותוך כמה שניות כבר יש קובץ דיגיטלי על המחשב או הנייד שלכם.
אגב, זה לא שאתם חייבים לעבוד רק עם המסמכים הקיים בארגון. אפשר למשל להעלות למערכת הסכם או טופס שקיבלתם מגורם חיצוני לארגון ולהפוך אותו לדיגיטלי בשניות, או שאפשר ליצור טפסים חדשים וגם לשנות שדות ופרטים בטפסים קיימים. בכל מקרה, זהו הבסיס של החתימה – מסמך דיגיטלי.
ומהי החתימה עצמה? כאן התשובה נחלשת לשתיים. קודם כל, החתימה היא ממש אותה חתימה אישית שלכם או של הנמען למסמך, רק שבמקום בעט משתמשים בעכבר המחשב או באצבע על מסך המגע של הטלפון הנייד. לכך נוספת מעין "חתימה" שהינה קובץ מוצפן האחראי לתת רמת אבטחה גבוהה לטופס. אל תדאגו, המערכת שלנו מוסיפה אותו אוטומטית ואתם לא צריכים לעשות דבר. אז בשביל לסכם: חתימה דיגיטלית היא בדיוק אותה החתימה על אותו הטופס, רק שהכל נעשה אונליין.
אז למה חתימה דיגיטלית על מסמכים היא יותר נוחה, יעילה וקלה?
מכמה סיבות. קודם כל, אין שום צורך שהנמען שמקבל את הטופס ידפיס אותו. הוא פשוט ממלא את השדות הנדרשים (אם יש), חותם, וזהו. מובן מאליו שגם לא צריך לחתום ידנית, לסרוק ולשלוח אליכם חזרה, ובמשרד לא צריך להדפיס שוב את המסמך ולתייק אותו ידנית. כל התהליך הזה פשוט נגמר, ורק תחשבו על כמות הזמן וההתעסקות שנחסכת.
שנית, אין שום תלות במשרד. זאת אומרת שאם לקוח, עובד או שותף שלכם מקבל מכם טופס לחתימה כשהוא בחופשה בחו"ל, בבית קפה או סתם בבית, הוא פשוט חותם והטופס עובר מיידית אליכם למייל ו/או לתיק אישי שפתחתם לאותו אדם מבעוד מועד. רק תחשבו על היעילות והנוחות ועל האפשרות לקדם את ההתנהלות העסקית והארגונית כשלא תלויים במשרד.
בנוסף, מערכת חתימה דיגיטלית כמו איזידוק מעמידה לרשותם מספר פונקציות נוחות במיוחד. לדוגמא, מכיוון שהיא מסונכרת עם מערכות שכר ונוספות שכבר קיימות בעסק, נחסכת הקלדת נתונים למחשבים, ואפשר לראות בזמן אמת כל שינוי – לעיני בעלי הרשאה. כמו כן, עם המערכת אפשר לשלוח כל כמות של טפסים לחתימה ביחד – למשל ל- 20 עובדים שצריכים למלא טופס 101. אפשר גם לשלוח את אותו מסמך בו זמנית למספר אנשים, למשל כשצריך חתימות של מנהלים על הזמנות רכש. ואם לא די בכך, אפשר גם להגדיר סבב חתימות מנוהל בצורה טורית, כך שהמערכת שולחת את הטופס לאחד, לשני, לשלישי וכן הלאה רק לאחר חתימות.
עבודה עם חתימה דיגיטלית על מסמכים גם הרבה יותר יעילה בגלל הקטנה למינימום של טעויות אנוש, שכן המערכת מחייבת במילוי שדות חובה, ולמעשה מעבירה את מקבל המסמך שלב אחר שלב עד למילוי מלא. היא גם מקטינה למינימום את טעויות התיוק, אובדן או הרס של מסמכים, וכל זה לפני שדיברנו על חיסכון בהוצאות משרדיות, שביעות רצון גבוהה של המשתמשים, ועוד.
