אתם בוודאי יודעים שהעולם צועד בעשורים האחרונים לכיוון של מערכות ניהול ממוחשבות, עם מודולים ייעודיים עבור פעילויות שונות ארגונים וחברות – החל במודולים למלאי ורכש ועד למשאבי אנוש וניהול תיקי עובדים. מערכות אלו יודעות לבצע שורה ארוכה של פעולות ומציעות פונקציות שונות המייעלות ומשפרות אל הניהול. אחת הפונקציות האלו שהינה בסיסית וחשובה בעיקר בכל הקשור לניהול מסמכים הקשורים לעובדים – היא החתימה הדיגיטלית.
מה המשמעות של חתימה דיגיטלית על מסמכים
ראשית, חשוב להבהיר שישנם סוגים שונים של חתימות דיגיטליות, הנחלקים בעיקרון לחתימות מוצפנות ומבוססות קוד (כפי שקיים בחשבוניות ותעודות למיניהן), וחתימות של אנשים על גבי מסמכים. בתחום ההחתמות על מסמכים משמעותה של חתימה דיגיטלית הינה פשוטה מאוד: מדובר פשוט בחתימתו של העובד על גבי המסמך – למשל על חוזה עבודה, טופס 101, החתמות על ציוד, שיוכים לקופות גמל וכן הלאה. מאידך, על המסמכים יכולים לחתוך גורמים נוספים כגון האמון על הנושא במחלקת משאבי אנוש, חשב השכר וכדומה.
מדובר אם כן בחתימה פשוטה (שיכולה להיראות בדיוק כמו חתימה בכתב של בעל החתימה), ממש כפי שאנשים חותמים על מסמכים פיזיים באמצעות עט. יחד עם זאת, כאן מדובר בטופס דיגיטלי, כלומר במסמך וירטואלי שהעובד או המנהל חותמים עליו באופן מאובטח באמצעות המחשב או הסמארטפון. כיצד הדבר נעשה? פשוט: אם העובד ממלא את הטופס בסמארטפון הוא חותם על המסמך בעזרת האצבע על מסך המגע, ואם הוא ממלא את הטופס במחשב החתימה נעשית באמצעות העכבר.
חתימה ייחודית = חתימה אלקטרונית
יתר על כן, זוהי חתימה אלקטרונית מאובטחת, כלומר כזו המאפשרת גם לזהות את האדם החותם לפי השוואת תמונה של החתימה של העובד השמורה במערכת (בתיק העובד), וגם לבחון אם נעשו שינויים לא מאושרים בתוכן המסמך. החתימה המאובטחת מתבססת על קריפטוגרפיה שאינה גלויה לעין במסמך עצמו ואינו נדרשת להתייחסות על ידי העובד. אולם אם נוצרו באופן מכוון שינויים של צד ג' אחרי או לפני חתימתו, המערכת תדע לזהות ולהתריע על כך.
החתימה הדיגיטלית הזאת… למה היא טובה?
כאשר מדברים על היתרונות של חתימה דיגיטלית על מסמכים יש להתייחס לתמונה קצת יותר גדולה, כלומר זו של העבודה עם טפסים מקוונים בכלל בתחומי ניהול משאבי האנוש ותיקי העובדים. הנה מספר יתרונות בולטים:
• קודם כל מדובר בחתימה חוקית לחלוטין ומאובטחת, באותה רמה של כל חתימה פיזית אחרת על גבי מסמך. למעשה, החתימה האלקטרונית נחשבת מאובטחת יותר מצורות אחרות של אישור מסמכים, יש רמת אבטחה עוד יותר גבוהה לטפסים דיגיטליים חתומים ביחס למסמכים פיזיים, ועל כך יורחב בהמשך.
בחתימה דיגיטלית ניתן לבצע כל מה שאפשר בחתימה ידנית
- את החתימה הדיגיטלית יכול העובד או המנהל לבצע מכל מקום, וזהו יתרון משמעותי. נניח למשל שעובד צריך לחתום על טופס ציודים או על הסכם עבודה מחודש. במקום שיצטרך להפסיק את העבודה ולגשת למחלקת משאבי האנוש רק בשביל לחתום, שלא לדבר על עובד שבכלל עושה את מלאכתו מחוץ למשרד, כל מה שצריך לעשות הוא רק לפתוח את הסמארטפון, הטאבלט, הלפטופ או המחשב הנייח – ולסגור את העניין תוך כמה שניות. לאחר החתימה המסמך החתום עובר במערכת EasyDoc באופן אוטומטי אל תיק העובד תוך סנכרון בזמן אמת מול כל גורם רלוונטי שצריך לראות אותו. אין ספק שהתנהלות כזו חוסכת בזמן מיותר ובטרחה עבור העובד היחיד, וכאשר מכפילים זאת במספר העובדים בחברה או ארגון מקבלים חיסכון משמעותי בהתעסקות ובשעות עבודה.
חתימה דיגיטלית היא שוות ערך לחיסכון בזמן וניירת. גם יעיל וגם תומך בסביבה!
- עוד עניין שנחסך הוא כמובן ההתעסקות עם טפסים פיזיים במידה ורוצים לשלוח לעובד את הטופס לחתימה. במקרה כזה יהיה עליו לקבל את המסמך במחשב, ולאחר מכן להדפיס אותו, למלא ולחתום, לסרוק אותו ולשלוח שוב במחשב או בפקס, ואז במחלקת משאבי האנוש שוב מדפיסים ומעבירים לתיק הפיזי שלו. לעומת זאת, עם טופס דיגיטלי כל התהליך הזה נחסך על כל המשתמע מכך מבחינת טרחה, זמן עבודה וההקלה על העובד עצמו ועל אנשי מחלקת משאבי האנוש.
- כאמור, גם רמת האבטחה עוד יותר גבוהה עקב הקטנת טעויות אנוש לכל אורך שרשרת ההתעסקות עם ניירת פיזית לחתימה – החל במילוי לא נכון של הטופס על ידי העובד, ועד לתיק שגוי, מסמך שהתקמט או נהרס וכן הלאה. גם לא ניתן לבצע בזדון שינויים במסמך בזכות החתימה המאובטחת, ולהיפך – מי ששלח את המסמך אינו יכול לטעון כי לא מדובר במקור.
- ולבסוף – חתימה דיגיטלית על מסמכים היא פשוט הצעד המתבקש של מעבר להתנהלות ללא ניירת בעשור השלישי של המאה ה- 21. היא מגבירה את הפריון ואת שביעות הרצון, מייעלת את ניהול העובדים וחוסכת הוצאות רבות הקשורות לניירת פיזית, ציוד משרדי, אמצעי אחסון וכדומה.
זיכרו: כל מסמך שניתן לחתימה ע"י חתימה ידנית – ניתן להמיר למסמך בחתימה דיגיטלית וכך לתמוך במאמצי ייעול תהליכי העבודה של כל ארגון!
