בישראל ובכל העולם עוברים ארגונים אל חתימה דיגיטלית על מסמכים בשורה ארוכה של משימות ופעולות. בין היתר הטפסים הדיגיטליים מהווים חלק אינטגרלי מקליטה וניהול של עובדים, ביצוע הזמנות רכש, ניהול תהליך תהליכי עבודה ברצפת הייצור, חתימה על הסכמים, אישורים של חשבוניות ועוד.
האפשרות של חתימה דיגיטלית זוכה לפופולאריות רבה ולתנופה גדולה עקב סיבות הקשורות לייעול תהליכי העבודה בארגון. בין היתר מסמכים דיגיטליים חוסכים בזמן עבודה יקר, בסרבול וטרדות של התעסקות עם ניירת פיזית, מגבירים את שביעות הרצון של כל הגורמים הנוגעים בדבר, חוסכים בהוצאות משרדיות, תורמים לתדמית של הארגון, תורמים לאיכות הסביבה, מגבירים את רמת האבטחה ואת הסדר והארגון, משפרים את הסנכרון בין בעלי תפקידים בזמן אמת, ועוד. בשורות הבאות נביא שתי הדגמות של ייעול תהליכי העבודה בארגון באמצעות חתימה דיגיטלית על מסמכים.
חתימה דיגיטלית על מסמכים – קליטת עובדים דיגיטלית
בכל ארגון קיימת תחלופה של עובדים, לעיתים טיפין-טיפין ולעיתים גיוסים המוניים. תהליכים אלו מהווים באופן מסורתי בטפסים פיזיים שמצריכים הרבה התעסקות במילוי וחתימה, הדפסות וסריקות, תיוקים ידניים וכן הלאה. חתימה דיגיטלית על מסמכים מאפשרת להפוך את התהליך להרבה יותר מהיר, פשוט, נוח, קל וחסכוני.
באמצעות מערכת איזידוק ניתן להמיר כל טופס הקשור לקליטה של עובדים חדשים לכדי טופס דיגיטלי תוך שניות ספורות. מכאן והלאה העובד יכול למלא את הטופס ולחתום עליו באמצעות הסמארטפון או המחשב, בלי צורך להגיע למחלקת משאבי האנוש, להדפיס מסמכים או לסרוק אותם. כמו כן בכל עת אפשר ליצור טפסים חדשים ולשנות טפסים קיימים של קליטת עובדים בהתאם לצרכי הארגון. מלבד זאת המערכת מנחה את העובדים הנקלטים למילוי נכון ושלם של הטופס, לרבות אפשרות לצירוף מסמכים נלווים, מה שמקטין מאוד את כמות הטעויות, חוסך בזמן ומגביר משמעותית את שביעות הרצון של העובדים במחלקת משאבי אנוש.
ייעול הזמנות רכש ואישורי הוצאות ע"י חתימה דיגיטלית
השימוש בחתימה דיגיטלית על טפסים יכול לייעל מאוד גם תהליכים של הזמנות רכש ואישורי הוצאות. כידוע, באופן מסורתי מדובר בתהליכים הגוזלים זמן משמעותי מבעלי תפקידים, בעיקר כאשר יש צורך בחתימה של כמה אנשים על אותו אישור. חתימה דיגיטלית על מסמכים הופכת גם את התהליך הזה להרבה יותר פשוט, ללא מסמכים פיזיים שצריך בכל פעם מחדש למלא אותם, לחתום עליהם, להדפיס, לסרוק ולתייק.
לדוגמא, עם מערכת איזידוק ניתן ליצור בקלות תבניות אוטומטיות, להוסיף למסמכים קיימים שדות חדשים, וגם ניתן לבצע איתה סבב חתימות מנוהל. המשמעות של סבב מנוהל היא שהמערכת תעביר את המסמך הדיגיטלי בין בעלי התפקידים באופן מקביל או טורי, כך שכל אחד מהם יכול לאשר את המסמך בקליק עם העכבר או עם האצבע על הנייד. בסבב חתימות מנוהל טורי הגורם הראשון מקבל את המסמך ומאשר אותו, ורק לאחר מכן מקבל אותו ומאשר הגורם השני, וכן הלאה. בסבב חתימות מקביל מקבלים כולם בבת אחת את הטופס לצורך חתימה.
יש לציין כי אחד היתרונות המשמעותיים של עבודה כזו עם טפסים דיגיטליים, הוא שניתן לאשר הזמנות והוצאות ללא תלות במקום ובשעה, דבר החוסך הרבה מאוד סרבולים ועיכובים, ולא צריך להמתין זמן רב לבעלי תפקידים שיתפנו ויחתמו. חשוב להדגיש שמדובר במסמכים עם חתימה דיגיטלית מאובטחת, כלומר עם קובץ מוצפן המאפשר לזהות חותמים ולהשתמש בהרשאות וסיסמאות, ללא חשיפה של מידע רגיש.
התייעלות בעוד מגוון פעולות ומשימות
מלבד האמור לעיל, חתימה דיגיטלית על מסמכים תורמת לייעול שורה ארוכה של פעולות ומשימות נוספות. כך למשל, היא מייעלת מאוד את ניהול תיקי עובדים לאורך כל תקופת ההעסקה, מייעלת את ההתקשרויות עם לקוחות, חתימה על הסכמים ועוד.
