חתימה דיגיטלית כבר משמשת בשורה ארוכה של ארגונים, מוסדות ממשל, חברות ועסקים. יחד עם זאת, לא כולם הפנימו עדיין את חשיבותה ואת היתרונות הגדולים שהיא מעניקה למשתמשים בה. למעשה, יש אנשים שעדיין לא מבינים בדיוק במה מדובר. אז בשורות הבאות נעשה עבורכם סדר בעניינים, בתקווה שתבינו שהגיע הזמן להתקדם לטכנולוגיה יעילה, קלה וחסכונית בהרבה מנייר.
אז מה זו בעצם חתימה דיגיטלית
כדי להסביר מהי חתימה דיגיטלית יש לחזור כשניים שלושה עשורים אחורה, במהלכם התפתחה מאוד תעבורת המסמכים המקוונים דרך הרשת, לצד טכנולוגיות אחרות. עם הזמן, גם ארגונים ועסקים החלו להשתמש בתעבורה האלקטרונית לצרכיהם, וכך נוצר הצורך לחזק את האמינות, התוקף והוודאות שלהם. כאן התחילה להיכנס לעולם החתימה הדיגיטלית.
אז קודם כל, המשמעות הפשוטה והמובנת מאליה של חתימה דיגיטלית, היא החתימה הייחודית של כל אחד ואחת מאיתנו, כמו שהיה תמיד. רק שעכשיו, במקום לחתום על גבי ניירת פיזית, אנו יכולים לבצע את החתימה באמצעות העכבר על המחשב, או עם האצבע על מסך המגע. זאת, על גבי מסמכים דיגיטליים שאין שום צורך להדפיס אותם, לסרוק, לתייק ידנית וכדומה.
המשמעות המעט יותר מורכבת היא הצופן האלקטרוני שהופך את החתימה למאובטחת. אמנם, בעולם העסקי והמשפטי מסתפקים לעיתים בחתימה הרגילה של אדם על מסמך, אבל מכיוון שמדובר במדיה הדיגיטלית מעוניינים לחזק את אמינות המסמך. לכן, בכל מסמך דיגיטלי מוסיפה המערכת באופן אוטומטי, ללא התערבות אדם, צופן מתמטי קשה מאוד עד בלתי אפשרי לפיצוח. המטרה שלו היא לאמת ככל הניתן (לצד החתימה הרגילה) את הזהות של האדם החותם, וכמו כן לוודא שלא מבוצעים לאחר השליחה שינויים במסמך.
ומה החשיבות של כל זה?
מבחינה היסטורית, החשיבות של חתימה דיגיטלית היא הפחתה דרסטית של השימוש בנייר, ושל כל ההתעסקות הפיזית הנלווית אליו. זו ממש לא רק סוגיה סביבתית (בלי לזלזל כמובן בתרומה לאיכות הסביבה או בתדמית ירוקה), אלא חיסכון אדיר לכל עסק או ארגון המאמץ את ההתנהלות החדשה.
חשבו למשל, כמה זמן אפשר לחסוך על קליטה של עובד, שאינו צריך להגיע יותר למשרד בשביל לקחת טופס, ולא צריך להדפיס, למלא, לסרוק וכן הלאה קובץ שנשלח אליו במייל. הוא רק פותח את הנייד, ממלא את השדות, חותם, מצרף אישורים נלווים אם צריך, וזהו – המסמך כבר עובר לתיק האישי שלו. מבחינת העובד מדובר בהתנהלות הרבה יותר נוחה ומהירה, וכמובן גם עבור מחלקת משאבי האנוש. עכשיו, הכפילו את החיסכון הזה בזמן בעשרות או מאות עובדים, ותתחילו להבין את חשיבותה של חתימה דיגיטלית.
אבל יותר מזה, חתימה דיגיטלית למעשה מייתרת את הצורך בציוד משרדי. המשמעות היא זמינות מלאה מכל מקום וזמן (כשיש חיבור לרשת), ולכן בעל עסק, עובד או מנהל יכול להיות נגיש תמיד ללקוחותיו ולביצוע פעולות הכרוכות בחתימות על מסמכים. אגב, בגלל השימוש הפשוט מסמכים דיגיטליים גם נחתמים הרבה יותר מהר מאשר מסמכים פיזיים, לרוב תוך יממה או שתיים, מה שמאפשר רצף עבודה דינאמי ללא עיכובים מיותרים.
אם לא די בכך, חתימה דיגיטלית גם מקטינה את ההוצאות המשרדיות, הנדרשות לרכישה ותחזוקה של מדפסות, ענייני דיו וטונרים, תיקיות וארוניות, קניית נייר וכיוצא בזאת. ואל תשכחו, שמסמכים דיגיטליים גם לא מתקמטים, נרטבים או מתויקים בתיקיות שגויות, אז גם השליפה נוחה בהרבה. אגב, עוד לא דיברנו על כך שהמערכת יודעת להנחות את ממלא הטופס שלב אחר שלם עד למילוי נכון ומלא, מה שחוסך המון טעויות אנוש והתרוצצויות אחרי פרטים שגויים או חסרים.
מעבר לכך, יש עוד הרבה מאוד יתרונות לחתימה דיגיטלית, עליהם תוכלו לקרוא באתר שלנו. אנו לא אומרים שהיא משנה לחלוטין את העולם, אבל בטוח שהיא יוצרת שינוי משמעותי בנישה רלוונטית לכל ארגון, חברה ועסק.
