נדמה שאת טופס 101 לא צריך להציג. הוא מוכר לכל עובד שכיר, לכל מנהל חשבונות, חשב שכר, רואה חשבון ואיש מחלקת כוח אדם. יחד עם זאת, מה שכן צריך להציג ולהכיר היא מערכת טופס 101 מקוונת. אז בשורות הבאות נביא קווים לדמותה ונסביר מדוע היא כה יעילה לנושא של שליטת וניהול עובדים.
טופס 101 מקוון – במה בכלל מדובר
יש אנשים שקצת נרתעים ממילים כמו מקוון או דיגיטלי, ולכן כדאי להרגיע נסביר שטופס 101 הישן והטוב נשאר בדיוק אותו הדבר מימים ימימה. אלו בדיוק אותם הסעיפים והשדות, אותם האישורים שצריכים לצרף, אותה החתימה. הכל אותו הדבר. השינוי היחיד (והמשמעותי מאוד) הוא שהטופס כבר לא נמצא על נייר. אמנם, אם תרצו תוכלו גם להדפיס אותו ולתייק ידנית בארוניות, אבל אין שום סיבה לעשות זאת. הכל עובד דיגיטלי אונליין.
איך זה בעצם קורה?
מערכת איזידוק מאפשרת להמיר כל טופס שקיים בארגון או בעסק (שיוכים לקופות גמל, טופס 116, חוזה העסקה וכדומה) לכדי טופס דיגיטלי. רק שבמקרה של טופס 101, מכיוון שמדובר בטופס אחיד בכל מקום, פשוט הכנסנו אותו כבר בילט-אין לתוך המערכת. אז אפילו לא צריך לבזבז את 7 השניות שלוקח למערכת להמיר מסמכים.
אז בתור התחלה, כבר יש לכם את הטופס המובנה בתוך המערכת. כעת, אתם יכולים לשלוח אותו בקליק לכל קבוצה של עובדים, החל מעובד יחיד שרק עכשיו נקלט בעסק, ועד למאות עובדים בחברה גדולה בסוף שנת המס. הטופס מגיע אל העובדים בצורה של קישור למייל או ב- SMS לנייד, והם רק צריכים ללחוץ על הקישור בשביל לפתוח.
עכשיו, מה שקורה הוא שהעובד ממלא את הטופס, בדיוק עם אותם השדות והנתונים כפי שהיה בעבר, רק על המחשב או המכשיר הנייד שלו. המערכת יודעת בדיוק מה היא עושה, ולכן השדות הרלוונטיים נפתחים לפי הפרטים שהעובד ממלא, ושדות שאינם רלוונטיים נותרים ריקים. בנוסף, המערכת יודעת לאכוף את שדות החובה כדי שלא ייוותרו חלילה ריקים ויהיה צורך לרדוף אחרי העובד. היא גם כופה הוספה של אישורים נדרשים בהתאם לפרטים שמולאו, כאשר את האישורים העובד פשוט מעלה כקובץ למערכת, כולל אפשרות של צילום אישורים מהנייד.
וזהו, כל מה שנשאר לעובד לעשות הוא רק לחתום עם האצבע על מסך המגע של הסמארטפון, או עם העכבר על הטופס במחשב. כעת הטופס עובר אוטומטית לאן שהגדרתם (תיק העובד שפתחתם מן הסתם), וגם אל המייל של העובד. מכאן והלאה יכולים לראות אותו ולעשות בו שימוש כל הגורמים הרלוונטיים, החל ממנהל החשבונות ועד לחשב השכר.
למה זה טוב?
אם אתם קוראים את השורות האלו בוודאי ידוע לכם מה צריך לקרות בשביל שטופס 101 רגיל יתמלא. העובד צריך להגיע למחלקת משאבי האנוש, או לקבל את המסמך במייל, להדפיס אותו, למלא הכל בצורה מדויקת, לחתום, לסרוק שוב, לשלוח בחזרה למחלקה, ושם צריך שוב לשמור בתיק העובד, או לעיתים להדפיס ולתייק באיזו ארונית. התעסקות די גדולה בשביל טופס אחד, לא?
לעומת זאת, עם מערכת טופס 101 הכל נעשה הרבה יותר קל ומהיר, לשביעות רצונו של העובד ולרווחתם של אנשי מחלקת משאבי האנוש ושאר הגורמים המעורבים. זהו חיסכון גדול בזמן המוכפל במספר העובדים בעסק, ובנוסף השימוש במערכת מקטין את הצורך בניירת, חוסך בציוד משרדי הקשור בטפסים, תורם לאיכות הסביבה, מפחית דרסטית טעויות אנוש ורדיפה אחר עובדים שהשמיטו פרטים, ויש עוד הרבה יתרונות שנשמח לספר לכם עליהם.
