החתמת מסמכים אונליין לעורכי דין

כל עורך דין יודע שחתימה על טפסים ומסמכים היא חלק בלתי נפרד מהפעילות השוטפת, כאשר בחלק מההחתמות מטפלים עורכי הדין של המשרד בעצמם ועל חלק עובדי האדמיניסטרציה. עד לאחרונה, כמעט כל הטפסים נחתמו על ידי הלקוחות, מצהירים ואנשים אחרים באופן פיזי, כלומר על ניירת שהודפסה, מולאה, הוחתמה, נסרקה שוב ונשלחה אל המשרד, או לחילופין על ידי הגעה למשרד. אבל כעת ישנה אפשרות הרבה יותר נוחה ויעילה של החתמת מסמכים אונליין לעורכי דין.

כיצד מבוצעת החתמת מסמכים אונליין

מערכת easydoc מאפשרת להמיר כל מסמך בוורד או ב- PDF לכדי טופס מקוון בתוך מספר שניות. המשמעות של טופס מקוון היא שאפשר לחתום עליו בלי צורך להדפיסו – פשוט מקבלים אותו לטלפון הנייד או למייל וחותמים עם העכבר או עם האצבע על מסך המגע. השליחה עצמה נעשית בלחיצת כפתור לאחר שנבחר הנמען שפרטיו נמצאים במערכת שלכם, ולאחר החתימה המסמך עובר ישירות לתיק שלו ולפי ההגדרות שהזנתם בעצמכם.

לדוגמא, אם רוצים להחתים לקוח על הסכם שכר טרחה, פשוט כותבים את החוזה, ממירים אותו במערכת שלנו לטופס דיגיטלי ושולחים. הלקוח חותם והטופס נכנס ישירות לתיק שלו. יש לציין כי מדובר בטפסים הנושאים חתימה מוצפנת שהמערכת שלנו מוסיפה, דבר המאפשר לזהות את בעלי אמצעי החתימה ואת העובדה שהנתונים במסמך לא שונות לאחר חתימתו – בהתאם לכל הדרישות של הרשויות בישראל.

גם החתמות מורכבות יותר

מערכת easydoc מאפשרת לבצע חתימה דיגיטלית על מסמכים גם במקרים יותר מורכבים. למשל, אם קיים צורך בחתימות של מספר אנשים על אותו מסמך ניתן להעביר אותו בבת אחת למספר קטן עד גדול מאוד של נמענים באופן מקביל, או מאידך – אם קיימת חשיבות לסדר החותמים ניתן לקבוע את סדר השליחה כך שרק לאחר שהמסמך נחתם על ידי אדם א' הוא מועבר לאדם ב' וכן הלאה. החתימות יופיעו על המסמך לפי אותו הסדר.

לפי החלטות וועדת האתיקה משנת 2020 ניתן לבצע אימות תצהירים וייפויי כוח בהתוועדות מרחוק, למשל באמצעות זום, כאשר ההחתמה יכולה להיעשות בין היתר על טפסים מקוונים שנשלחים במייל או לנייד. יחד עם זאת, כאשר מבצעים אימותים והחתמות כאלו יש לעמוד בכל התנאים הנדרשים על ידי וועדת האתיקה, כגון הקלטה של המעמד באישור הלקוח, הצגת תעודה מזהה על ידיו, הסברים בדבר תוכן המסמך, אזהרה בדבר אי הצהרת אמת וכן הלאה.

יתרונות החתמה דיגיטלית לעורכי דין

חתימה דיגיטלית על מסמכים הופכת את התנהלות המשרד להרבה יותר יעילה. ראשית, הלקוחות אינם צריכים להגיע למשרד רק על מנת לחתום על מסמכים, לשביעות רצונם. שנית, ישנה גמישות הרבה יותר גבוהה לעורך הדין מבחינת זמן ומקום. שלישית, נחסך תהליך מייגע וארוך של החתמות על ניירת פיזית, הדפסתה, סריקתה, תיוקה וכן הלאה. רביעית, מתקבלת רמת אבטחה גבוהה יותר ונחסכות טעויות אנוש. ובסופו של דבר – זהו חיסכון משמעותי בזמן ובכסף וצעד מתבקש לעבר העשור השלישי של המאה ה- 21.