אם אתם קוראים את השורות האלה אתם בוודאי יודעים מה זה טופס 101, המהווה טופס בסיסי ויסודי בהתנהלות של עסקים וארגונים מול עובדיהם. כידוע, מדובר בטופס המאפשר לחשב את מס ההכנסה שמורידים ממשכורתו של העובד, וכן לצרכים שונים של תאום מס ונקודות זיכוי. באופן מסורתי, העבודה עם טופס 101 הייתה באמצעות ניירת פיזית, אבל חשוב לדעת שניתן בהחלט גם לעבוד היום עם טופס 101 דיגיטלי, כמו גם עם טפסים מקוונים אחרים המאפשרים ניהול תיקי עובדים דיגיטלי הלכה למעשה.
איך עושים את זה?
לכאורה, אם יש בארגון אדם בעל יכולות תכנות טובות הוא יכול לבנות אפליקציה המעבירה כל טופס רגיל לכדי טופס מקוון, כלומר טופס שניתן למלא אותו ולחתום עליו בלי שום צורך בניירת, הדפסות, סריקות ותיוקים. יחד עם זאת הדברים יותר מורכבים. כידוע מדובר בטופס שמוגש למס הכנסה ולפיכך יש לעמוד בכל דרישות בהתאם לתקנות של רשות המיסים.
על פי תקנות אלו טופס 101 מקוון חייב להיות חלק ממערכת שאושרה לשימוש על ידי רשות המיסים כמו מערכת easydoc. מדובר במערכת העומדת בהנחיות האבטחה של חתימה דיגיטלית מאובטחת, כלומר מצרפת קובץ מתמטי מוצפן לכל טופס כך שניתן יהיה לוודא ברמה גבוהה מיהו האדם שבאמת חתום על הטופס ואת העובדה שלא בוצעו בו שינויים לאחר החתימה. יש להדגיש כי את האישור למערכת ניתן לקבל רק לשנת המס הרלוונטית ויש לעשות זה מבעוד מועד כמה חודשים בתהליך מול מס הכנסה.
בנוסף לכך, על המערכת לעמוד בעוד שורה של דרישות על מנת שתאפשר מילוי טופס 101 מקוון, כך שיתקבל ברשות המיסים. כמובן שבמערכת שלנו כל ההנחיות כבר מיושמות ולא צריך לעשות דבר מלבד העלאת טופס 101 מפי.די.אפ או וורד, והמערכת תמיר אותו לכדי טופס דיגיטלי בתוך שניות ספורות.
לפי ההנחיות לגבי שימוש בטופס 101 דיגיטלי חייבת להתלוות לו סיסמא המבטיחה זיהוי של העובד הרלוונטי. כמו כן המערכת חייבת לדעת לבצע בדיקת שלמות בשדות החובה ועליה לאכוף את הדרישה בצירוף של מסמכים רלוונטיים על פי השדות שאותם מילא עובד. המערכת גם מעבירה את העובד שלב אחר שלב במילוי השדות הרלוונטיים ואינה מאפשרת חתימה על המסמך אם ישנם שדות חובה שלא מולאו כראוי, ופותחת שדות חדשים בהתאם לתשובותיו של העובד.
דרישה נוספת היא שלאחר ההשלמה של המילוי על המערכת להציג בפני העובד את הטופס בצורה ברורה ושלמה, כולל הצהרה לגבי אמיתות הפרטים, ולאחר החתימה באמצעות האצבע על מסך המגע או עם העכבר על המחשב, העובד מזין שוב סיסמה והטופס ננעל באופן שלא ניתן לבצע בו לאחר מכן שינויים.
יש לציין כי אחת ההנחיות של מס הכנסה לגבי טופס 101 דיגיטלי היא שהמעסיק צריך לזסרוק ולשמור אותו בארכיון, ושניתן יהיה להפיק אותו לאחר מכן לעובד עם סימון תאריך הפקה. בנוסף, מבחינת רשות המיסים הטופס תקף רק אחרי הוספה של חתימה אלקטרונית מצד המעסיק, אחרי שביצע בדיקה נוספת של הטופס. בסוף התהליך יש לנעול את הקובץ בפורמט פי.די. אפ ואם נדרשים בהמשך שינויים בנקודות הזיכוי, במקום המגורים וכדומה, צריך לבצע את כל התהליך מהתחלה על טופס חדש שאותו שומרים בתור הגרסה הכי עדכנית במערכת ובנוסף ממשיכים לשמור על המסמכים הקודמים.
